Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen und buchen

Zusammenfassung

Überblick

Der einheitliche Begriff der "Auswärtstätigkeit" gilt auch bei Geschäftsreisen ins Ausland.^[1] Für die Verpflegungspauschalen gelten bei Reisen ins In- und Ausland 2 Stufen. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden ist die Verpflegungspauschale mit 120 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz anzusetzen und in den übrigen Fällen mit 80 %. Die Verpflegungspauschalen für die jeweiligen Länder werden durch das BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder festgelegt.

Kurzbeschreibung: Das BMF hat am 21.11.2023, die Übersicht Az. IV C 5 - S 2353/19/10010 :005 der Pauschbeträge für Verpflegung- und Übernachtungskosten bekannt gemacht, die ab dem 1.1.2024 gelten.

Unternimmt der Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber eine Geschäftsreise ins Ausland, erstattet ihm sein Arbeitgeber die entstandenen Kosten. Vorsicht! Die Reisekosten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer erstatten kann, stimmen zumindest teilweise nicht mit den Beträgen überein, die der Unternehmer selbst geltend machen kann.

Erstattet der Arbeitgeber z. B. Reisekosten steuerfrei, die er als steuerpflichtigen Arbeitslohn hätte behandeln müssen, haftet er für die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, die nicht einbehalten worden sind.

[1] R 9.4 Abs. 1 LStR.

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Arbeitnehmer	4660	6650		sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten	4663	6663		sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	4684	6664		sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	4666	6660		sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Bei Auslandsreisen sind die Verpflegungskosten zwingend pauschal abzurechnen, wobei die Höhe vom Zeitpunkt des Grenzübertritts abhängt. Die Übernachtungskosten im Ausland können mit den tatsächlichen Kosten oder pauschal abgerechnet werden. Der Unternehmer bucht die Übernachtungskosten, die er seinem Arbeitnehmer erstattet, auf das Konto Übernachtungskosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand 4666 (SKR 03) bzw. 6660 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand

an Bank

2 Praxis Beispiel für Ihre Buchhaltung: Geschäftsreise eines Arbeitnehmers von Berlin nach Brüssel

Ein Arbeitnehmer beginnt am Montag um 20.00 Uhr eine Geschäftsreise. Er fährt von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Die Grenze nach Belgien überschreitet er in der Nacht um 02.00 Uhr (Dienstag). Er ist am Dienstag während des ganzen Tages in Brüssel und reist am Mittwoch zu einem weiteren Termin nach Amsterdam. Am Donnerstag verlässt er Amsterdam und erreicht Berlin am selben Tag um 22.30 Uhr. Der Arbeitgeber erstattet ihm den Verpflegungsaufwand in Höhe der amtlich festgelegten Pauschalen. Maßgebend sind folgende Beträge (Stand 2023):

• Montag (Anreisetag) die reduzierte Verpflegungspauschale für Deutschland (14 EUR)
• Dienstag die volle Verpflegungspauschale für Belgien (59 EUR)
• Mittwoch die volle Verpflegungspauschale für die Niederlande (47 EUR)

• Donnerstag die reduzierte Verpflegungspauschale für die Niederlande (32 EUR)

  Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
  4684/6664	Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	152,00	1200/1800	Bank	152,00

3 Welche Reisekosten der Unternehmer seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten kann

Bei den Reisekosten bestehen Übereinstimmungen und Unterschiede zwischen den Reisekosten des Unternehmers und den Beträgen, die er seinem Arbeitnehmer erstatten kann. Die nachfolgende Übersicht zeigt, welche Kosten der Unternehmer lohnsteuerfrei erstatten kann.

Verkehrsmittel/Art der Kosten	Was der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten kann
Firmenwagen	Kosten, die der Arbeitnehmer verauslagt hat, z. B. Benzinkosten
Privatfahrzeug	pauschal 0,30 EUR pro gefahrenen km anteilige tatsächliche Kosten bzw. hieraus errechneter Kilometersatz
andere (öffentliche) Verkehrsmittel	tatsächlicher Fahrpreis ggf. mit Zuschlägen und Aufpreisen
Verpflegung	lohnsteuerfreie Übernahme der Verpflegungskosten, wenn dem Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale zusteht; amtlich festgelegte Verpflegungspauschalen gemäß den jeweils festgesetzten Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland (ggf. Kürzung erforderlich)
Übernachtung	tatsächliche Übernachtungskosten ohne Verpflegungsanteil oder amtlich festgelegte Übernachtungspauschalen
Nebenkosten	tatsächliche Kosten, wie z. B. Mautgebühren, Taxi- und Telefonkosten

Tab. 1: Welche Kosten der Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann

4 Erstattung der Fahrtkosten bei Auslandsreisen

Welche Beförderungsmittel der Arbeitnehmer nutzt, entscheidet er in Abstimmung mit seinem Arbeitgeber. Nutzt er ein Flugzeug, die Bahn, einen Leihwagen oder ein Taxi, erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung bzw. Quittung. Den ausgewiesenen Betrag kann der Arbeitgeber insgesamt für ihn zahlen bzw. ihm erstatten. Es handelt sich um Auslagenersatz, der beim Arbeitnehmer nicht als Arbeitslohn zu erfassen ist. Der Arbeitgeber kann allerdings nur die deutsche Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, wenn er als Leistungsempfänger in der Re...