Kassenführung: Was bei einem Kassenbuch beachtet werden muss

Kassenbuch: Bargeldbewegungen zeitnah und vollständig erfassen

Bei einem Kassenbuch ist es erforderlich, alle Bargeldbewegungen zeitnah und vollständig zu erfassen. Alles, was bar eingenommen oder ausgegeben wird, muss im Kassenbuch stehen.

Unverzichtbar sind folgende Angaben:

• Bareinnahmen,
• Barausgaben,
• Privatentnahmen,
• Privateinlagen,
• Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und
• Entnahmen zwecks Einzahlung bei der Bank.

Da das Kassenbuch alle Bargeldbewegungen eines Betriebs beinhaltet, müssen die Zahlungsein- und -ausgänge einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge zeitnah (i. d. R. täglich) ins Kassenbuch eingetragen werden.

Kassenführung durch Kassenbuch: Fehlerkorrektur muss erkennbar sein

Grundsätzlich gilt, dass Eintragungen im Kassenbuch nicht geändert werden dürfen. Fehler, die unterlaufen sind, müssen im Kassenbuch korrigiert werden. Wichtig ist, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt. Wenn Daten geändert werden, dann sollte das Datum der Änderung vermerkt werden.

Eintragungen im Kassenbuch dürfen nicht überschrieben, durchgestrichen, überklebt, ausgelöscht oder radiert werden. Für Eintragungen muss außerdem ein Stift verwendet werden, bei dem der Text nicht spurlos beseitigt oder geändert werden kann, d. h., es darf ein Kugelschreiber verwendet werden, ein Bleistift jedoch nicht. Das Kassenbuch muss in lesbarer Form über 10 Jahre aufbewahrt werden.

Wichtig: Vorsicht bei rechnerischen Kassenfehlbeträgen

Da nicht an jedem Tag eine Endsumme ermittelt wird, können Kassenfehlbeträge entstehen, die zunächst unbemerkt bleiben. Ein Kassenfehlbetrag kann sich nur rechnerisch ergeben. Tatsächlich kann aber nicht mehr Bargeld ausgegeben werden, als in der Kasse tatsächlich vorhanden ist.

Bei Kassenfehlbeträgen erhöht der Betriebsprüfer die Bareinnahmen 

Da es tatsächlich keine Kassenfehlbeträge geben kann, unterstellt der Betriebsprüfer, dass der Unternehmer nicht alle Einnahmen erfasst hat, und erhöht die Betriebseinnahmen um einen geschätzten Betrag.

Der Betriebsprüfer darf jedoch nicht die Summe aller Fehlbeträge addieren. Er darf die Einnahmen nur um den jeweils höchsten Fehlbetrag erhöhen, zuzüglich des Betrags, der im Durchschnitt als üblicher Kassenbestand vorhanden ist.

Praxis-Tipp: Ermittlung von Fehlbeträgen

Führt der Unternehmer ein Kassenbuch, wird der Betriebsprüfer seine Kassenführung immer überprüfen. Er wird dabei sein EDV-Kontrollprogramm IDEA verwenden, das innerhalb kürzester Zeit ermittelt, ob und in welcher Höhe Fehlbeträge vorhanden sind.

Will der Unternehmer selbst seine Kassenstände ohne IDEA kontrollieren, sucht er die Zeiträume heraus, in denen sein Kassenbestand verhältnismäßig niedrig ist. Hier ist die Wahrscheinlichkeit von Kassenfehlbeträgen am größten.

Kassenfehlbeträge entstehen oft durch eine falsche zeitliche Zuordnung. Der Unternehmer hat also die Möglichkeit, nach einer plausiblen Erklärung für das Entstehen von Kassenfehlbeträgen zu suchen.

Praxis-Tipp: Eigenbelege bei fehlenden Rechnungen

Wenn die Betriebseinnahmen errechnet werden, müssen alle anderen Geldbewegungen durch Belege dokumentiert werden. Soweit Fremdbelege fehlen, sind Eigenbelege zu verwenden. Alles, was nicht schriftlich vorliegt, wird in der Hektik des Tagesgeschäfts schnell vergessen. Das darf nicht sein, weil ansonsten die Einnahmen nicht zutreffend ermittelt werden können. Als Eigenbelege sollten Buchungszettel verwendet werden.

Kassenfehlbeträge können z. B. folgende Ursachen haben:

• Es ist ein Rechenfehler unterlaufen, so dass tatsächlich kein Minus vorhanden ist. Um den Fehler zu finden, ist es erforderlich, jeden Tag des betroffenen Zeitraums zu prüfen. Nur so kann festgestellt werden, ob tatsächlich ein Rechenfehler vorliegt oder nicht.
• Es sind Bareinnahmen verspätet ins Kassenbuch eingetragen worden. Dieser Fehler kann festgestellt werden, indem jedes Zahlungsdatum kontrolliert und mit dem Eintragungsdatum im Kassenbuch verglichen wird. Das setzt voraus, dass der Zahlungseingang vermerkt oder der Zahlungseingang unter Angabe des Datums quittiert worden ist.
• Barausgaben können zeitlich unzutreffend ins Kassenbuch eingetragen worden sein. Ob dies der Fall ist, kann nur anhand der Belege des betreffenden Zeitraums kontrolliert werden. Es ist insbesondere auf die Reisekostenabrechnungen zu achten. Denn häufig wird ein Geldbetrag vor Beginn der Geschäftsreise aus der Kasse genommen und die Abrechnung erst nach der Geschäftsreise ins Kassenbuch eingetragen.
• Privateinlagen sind nicht oder zeitlich verspätet ins Kassenbuch eingetragen worden. Es ist zu prüfen, ob Bareinzahlungen im Kassenbuch vergessen worden sind. Es kann auch sein, dass Aufwendungen ins Kassenbuch eingetragen wurden, die der Unternehmer privat gezahlt hat, ohne die private Einlage zu erfassen.

Ohne plausible Erklärung wird es nicht möglich sein, die Behauptung des Betriebsprüfers zu widerlegen, dass Betriebseinnahmen nicht erfasst worden sind.

Beispiel für einen Buchungszettel/Eigenbeleg

Kassenfehlbeträge und -mehrbeträge: So gehen Sie richtig vor 

Ergibt die Kassendifferenz einen Fehlbetrag, buchen Sie diesen auf das Konto "Sonstige Aufwendungen, unregelmäßig" 2309 (SKR 03) bzw. 6969 (SKR 04).

Buchungssatz: Sonstige Aufwendungen, unregelmäßig an Kasse

Haben Sie mehr Geld in der Kasse als nach der Abrechnung sein dürfte, buchen Sie diesen Plusbetrag auf das Konto "Sonstige Erträge, unregelmäßig" 2709 (SKR 03) bzw. 4839 (SKR 04).

Buchungssatz: Kasse an Sonstige Erträge, unregelmäßig

Praxis-Beispiel: So wird ein Kassenfehlbetrag bzw. ein Kassenmehrbetrag gebucht

Nach Überprüfung aller Geschäftsvorfälle ergibt sich ein Fehlbetrag von 500 EUR.

Buchungsvorschlag:

Abwandlung: Es ergibt sich ein Kassenplus von 500 EUR.

Buchungsvorschlag:

Übernommene Kassenfehlbeträge kein steuerpflichtiger Arbeitslohn

Werden Kassenfehlbeträge vom Arbeitgeber übernommen, stellt dies kein steuerpflichtiger Arbeitslohn dar. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber zur Übernahme des Kassenmankos verpflichtet ist, so das Finanzgericht Münster (FG Münster, Urteil v. 25.2.2000, 11 K 5209/98 L).

Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber z. B. 25 % übernimmt, die nach vertraglicher Vereinbarung der Arbeitnehmer zu tragen hätte.

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