Betriebsprüfung: Durch Rentenversicherungsträger / 15 Mitwirkungspflichten

Um dem Prüfer eine ordnungsgemäße Prüfung zu ermöglichen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, angemessene Prüfhilfen zu leisten und zur Verfügung zu stellen.

Er hat die Aufzeichnungen nach §§ 8 und 9 der BVV so zu führen, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung gewährleistet ist. Er muss die dafür erforderlichen Darstellungsprogramme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z. B. Personal, Bildschirme oder Lesegeräte, bereitstellen. Auf Verlangen sind auch Fälle vorzulegen, die manuell abgerechnet worden sind oder in denen das beitragspflichtige Arbeitsentgelt manuell vorgegeben worden ist. Insbesondere soll anhand der Aufzeichnungen geklärt werden können, ob ein versicherungs- oder beitragspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt oder nicht.^[1]

Einzelfallprüfung

Die Betriebsprüfungen werden in der Regel anhand der gesamten Abrechnungsunterlagen des Arbeitgebers vorgenommen. Sie können unter Beachtung des pflichtgemäßen Ermessens auf Stichproben beschränkt werden. Im Falle der maschinell erstellten Abrechnung werden die Unterlagen ausgedruckt oder es werden lesbare Reproduktionen erstellt.

Die Entgeltunterlagen können vom Arbeitgeber auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden.^[2] Dabei muss sichergestellt sein, dass die Formvorschriften für die Aufbereitung der Daten eingehalten werden und bei einer Betriebsprüfung jederzeit ohne zeitlichen Verzug der Zugriff auf die Daten möglich ist.

[1] § 28p Abs. 5 SGB IV i. V. m. § 10 BVV.

[2] § 9 Abs. 5 BVV.

15.1 Verpflichtung des Arbeitgebers zur Mängelbeseitigung

Im Rahmen der Mitwirkungspflichten ist der Arbeitgeber verpflichtet, die bei der Prüfung festgestellten Mängel zu beheben. Hierfür kann ihm eine Frist gesetzt werden. Darüber hinaus kann ihm die Auflage erteilt werden, die ordnungsgemäße Mängelbeseitigung und die getroffenen Vorkehrungen nachzuweisen.^[1]

[1] § 10 Abs. 6 BVV.

15.2 Vervielfältigung von Unterlagen

Soweit es für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist, dürfen Unterlagen des Arbeitgebers auf Kosten der Versicherungsträger vervielfältigt werden.^[1]

[1] § 7 Abs. 2 BVV.

15.3 Arbeitnehmerbefragungen

Arbeitnehmerbefragungen können erforderlich werden, wenn die tatsächlichen Verhältnisse zur versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilung geklärt werden müssen. Der Beschäftigte hat auf Verlangen dem Versicherungsträger Auskunft zu erteilen sowie alle erforderlichen Unterlagen vorzulegen^[1] über

• die Art und Dauer seiner Beschäftigungen,
• die hierbei erzielten Arbeitsentgelte,
• seine Arbeitgeber und
• die für die Erhebung von Beiträgen notwendigen Tatsachen.

[1] § 28o Abs. 2 SGB IV, § 196 SGB VI.