2.1.1 Begrenzter Teilnehmerkreis kann schädlich sein
Die Anwendung des Freibetrags setzt voraus, dass die Möglichkeit der Teilnahme seitens der Firma allen Betriebsangehörigen angeboten wird. Für die Anwendbarkeit der Steuerbefreiung muss die Teilnahme allen Arbeitnehmern offenstehen; der Teilnehmerkreis darf sich nicht als Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen. Eine unzulässige Bevorzugung kann sich durch die Auswahl des Teilnehmerkreises nach der Stellung des Arbeitnehmers, nach der Gehaltsgruppe, nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit oder nach besonderen Leistungskriterien ergeben.
Offene Teilnahme als Voraussetzung für den Freibetrag
Die gesetzliche Begriffsbestimmung der Betriebsveranstaltung weicht von der bis Ende 2014 gültigen Formulierung in den LStR in einem entscheidenden Punkt ab. Die vorherige Definition der Betriebsveranstaltung verlangte, dass der Arbeitgeber die Teilnahmemöglichkeit an der Veranstaltung allen Arbeitnehmern bzw. Arbeitnehmern einer Abteilung/Organisationseinheit seines Betriebs eingeräumt hat. Nach dem Gesetzeswortlaut ist für den Begriff der Betriebsveranstaltung nicht mehr erforderlich, dass die Teilnahme allen Arbeitnehmern offensteht. Lediglich für die Berücksichtigung des Freibetrags muss jedoch die Teilnahme – wie bisher – allen Arbeitnehmern möglich sein.
2.1.2 Begünstigte Veranstaltungen trotz begrenztem Teilnehmerkreis
Auch bei einer Begrenzung des Teilnehmerkreises kann eine in Höhe des Freibetrags begünstigte Betriebsveranstaltung vorliegen, wenn diese sich aus einer horizontalen Auswahl der Mitarbeiter ergibt. Keine Bevorzugung einer bestimmten Arbeitnehmergruppe stellt die aus einer der "horizontalen Beteiligung" resultierende Begrenzung auf bestimmte Unternehmenseinheiten dar. Eine Beschränkung auf einzelne Abteilungen bei größeren Firmen ist naturgemäß unschädlich. Es werden ausdrücklich auch Veranstaltungen begünstigt, die sich auf einen Betriebsteil beschränken, soweit alle Mitarbeiter dieses Betriebsteils eingeladen sind. Die bisherigen Verwaltungsanweisungen zu Abteilungsfeiern gelten weiter.
Als Betriebsveranstaltungen werden deshalb auch anerkannt:
- Veranstaltungen für eine Organisationseinheit des Betriebs (Werk, Abteilung), wenn alle Angehörigen dieser Einheit teilnehmen können. Nicht erforderlich ist, dass anderen Einheiten eine (gleichwertige) Betriebsfeier zugestanden wird.
- Pensionärstreffen für alle früheren Arbeitnehmer im Ruhestand.
- Jubilarfeiern, wenn diese für mehrere Arbeitnehmer mit rundem (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50- oder 60-jährigem) Dienstjubiläum zusammengefasst werden, auch wenn neben den Jubilaren noch ein begrenzter Kreis von engeren Mitarbeitern usw. eingeladen ist.
Ehrung einzelner Mitarbeiter ist keine Betriebsveranstaltung
Keine Betriebsveranstaltungen sind betriebliche Feiern zur Ehrung oder Verabschiedung eines einzelnen Arbeitnehmers sowie anlässlich eines runden Arbeitnehmergeburtstags.
Bei den Veranstaltungen können aber übliche Sachzuwendungen bis 110 EUR unter dem Gesichtspunkt des ganz überwiegend betrieblichen Interesses ebenfalls lohnsteuerfrei bleiben. Der seit 2015 geltende 110-EUR-Freibetrag für Betriebsveranstaltungen findet aber für diese Veranstaltungen keine Anwendung. Für die Steuerfreiheit dieser "Betriebsveranstaltungen ähnlichen Feiern" ist eine 110-EUR-Freigrenze maßgebend. Bei Überschreiten der Grenze von 110 EUR pro Teilnehmer ist der gesamte (und nicht nur der übersteigende) Betrag lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn.
2.1.3 Jubiläums- und Abteilungsfeiern
Als Betriebsveranstaltungen werden auch Veranstaltungen anerkannt, die nur für eine Organisationseinheit des Betriebs (z. B. Abteilung) durchgeführt werden. Danach sind auch Feiern begünstigt, zu denen nur alle früheren Arbeitnehmer des Unternehmens (Pensionärstreffen) oder nur solche Arbeitnehmer eingeladen werden, die bereits im Unternehmen ein rundes (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-jähriges) Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben oder in Verbindung mit der Betriebsveranstaltung feiern (Jubilarfeiern). Dabei kann statt des 40-, 50- oder 60-jährigen Arbeitnehmerjubiläums auch ein anderer Zeitpunkt zum Anlass für die Jubilarfeier genommen werden, wenn dieser Zeitpunkt höchstens 5 Jahre vor diesen 40-, 50- oder 60-jährigen Jubiläen liegt.
Eine Jubilarfeier wird also auch dann als Betriebsveranstaltung anerkannt, wenn z. B. an einer 40-jährigen Jubilarfeier Arbeitnehmer teilnehmen, deren 40-jähriges Arbeitnehmerjubiläum erst in 5 Jahren eintritt. Im Übrigen liegt eine Jubilarfeier auch dann vor, wenn neben den Jubilaren ein begrenzter Kreis anderer Arbeitnehmer, wie z. B. die engeren Mitarbeiter des Jubila...