Betriebsveranstaltung: Abrechnung der Aufwendungen / 1.3.1 Auswirkungen einer nachträglichen Änderung der lohnsteuerrechtlichen Behandlung

Eine Beitragspflicht kann nur rückwirkend entfallen, wenn ein Abrechnungsfehler des Arbeitgebers vorliegt, weil die steuerrechtliche Beurteilung des Arbeitsentgelts unzutreffend war. Derartige Berichtigungen müssen bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung, also spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres, erfolgen.^[1] Dies gilt auch in den Fällen, in denen Zuwendungen zunächst zulässig steuer- und beitragsfrei behandelt und nachträglich pauschalbesteuert werden (z. B. von Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen i. S. d. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG bzw. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Das Beitragsrecht kennt keine Beitragsvorauszahlung oder einen vorläufigen Beitrag, sondern nur einen Ist-Betrag, der mit der Lohnsteuerbescheinigung spätestens am letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres feststeht. Über die Beitragspflicht muss im Monat des Zuflusses des Arbeitsentgelts entschieden werden. Die Beitragsfreiheit nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung darf nicht von in der Zukunft liegenden möglichen Ereignissen abhängig gemacht werden.^[2]

Praxis-Beispiel

Nachträgliche Pauschalversteuerung

Der Arbeitgeber veranstaltet im September eine Betriebsfeier. Die Zuwendungen an die Arbeitnehmer stehen aufgrund ausstehender Rechnungen zunächst nicht fest. Der Arbeitgeber führt keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge ab. Im März des Folgejahres kann der konkrete Zuwendungsbetrag festgestellt werden. Es handelt sich um 200 EUR je Arbeitnehmer. Für die den Steuerfreibetrag von 110 EUR übersteigenden Zuwendungen von 90 EUR nimmt er dann die Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG vor.

Diese 90 EUR pro Arbeitnehmer sind beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, da die Pauschalversteuerung erst nach dem letzten Tag des Monats Februar für das Vorjahr vorgenommen wird.

Einnahmen, Zuwendungen und Leistungen sind dem sozialversicherungsrechtlich relevanten Arbeitsentgelt zuzurechnen, wenn der Arbeitgeber im Rahmen der Entgeltabrechnung zwar eine (rechtlich zulässige) steuerfreie oder pauschal besteuerte Behandlung hätte durchführen können, von dieser Möglichkeit jedoch keinen Gebrauch gemacht und die Arbeitsentgeltbestandteile (zunächst) steuerpflichtig belassen hat.

Praxis-Beispiel

Zuwendungen aus Anlass von mehreren Betriebsveranstaltungen

Der Arbeitgeber veranstaltet im Februar ein Winterfest. Die Kosten betragen pro Teilnehmer 20 EUR, die er als steuer- und beitragsfreie Zuwendung abrechnet. Das im Juli stattfindende Sommerfest, dessen Kosten pro Teilnehmer 80 EUR betragen, rechnet er ebenfalls als steuer- und beitragsfreie Zuwendung ab. Im Dezember veranstaltet der Arbeitgeber ein Weihnachtsfest, dessen Kosten pro Teilnehmer 100 EUR betragen.

Für die Arbeitnehmer, die bereits im Februar und Juli am Winter- und Sommerfest teilgenommen haben, bleibt für das Weihnachtsfest im Dezember neben der individuellen Versteuerung nur die Möglichkeit der Pauschalversteuerung. Der Arbeitgeber kann auch rückwirkend die Kosten für das Winterfest im Februar pauschal besteuern und die Kosten des Weihnachtsfestes im Dezember steuerfrei belassen. Nimmt er diese Abwicklung bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung, also spätestens bis zum 28.2. des nächsten Jahres vor, bleiben die Zuwendungen der 3 Betriebsveranstaltungen beitragsfrei.

[1] § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG i. V. m. § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO.

[2] BSG, Urteil v. 23.4.2024, B 12 BA 3/22 R.