4.2.2.1 Zuwendungshöhe nach tatsächlichen Teilnehmern
Es ist nach Verwaltungsauffassung auf die tatsächlichen Teilnehmer der Betriebsveranstaltung abzustellen.[1]
Zur Bemessungsgrundlage zählen auch die Kosten, die durch kurzfristige Nichtteilnahme von Arbeitnehmern entstehen. Obgleich die teilnehmenden Arbeitnehmer insoweit nicht bereichert sind, rechnen derartige Kosten zu den Gesamtaufwendungen der Betriebsveranstaltung. Der hiervon abweichenden Auffassung des FG Köln, das für die Berechnung der Steuerbefreiung auf die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer abstellt, hat der BFH eine klare Absage erteilt.[2] Diese Berechnungsweise wird damit begründet, dass sog. "No-Show-Kosten" für zunächst angemeldete, später aber – aus welchen Gründen auch immer – an der Betriebsfeier nicht teilnehmende Arbeitnehmer zu den unmittelbar durch die Betriebsveranstaltung veranlassten Gesamtkosten zählen. Da sie der zu bewertenden Veranstaltung direkt zurechenbar sind, erhöhen sie den für die Berechnung des Freibetrags allein maßgebenden (Brutto-)Gesamtaufwand des Arbeitgebers, auch wenn sie bei den tatsächlichen Teilnehmern zu keiner Vorteilsgewährung führen. Die fehlgeschlagenen Aufwendungen für nicht teilnehmende Personen mindern den Gesamtaufwand des Arbeitgebers für die Betriebsveranstaltungen nicht. Gegen die Entscheidung des BFH ist Verfassungsbeschwerde eingelegt.[3] Um Nachteile z. B. nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu vermeiden, ist den Betroffenen zu empfehlen, gegen die jeweiligen Lohnsteuerbescheide Einspruch einzulegen und das Ruhen des Verfahrens zu beantragen.
Beweisvorsorge durch Teilnehmerlisten
In jedem Fall sollte seitens der Lohnbuchhaltung Beweisvorsorge getroffen werden, um in Fällen einer späteren Lohnsteuer-Außenprüfung die Anzahl der Teilnehmer an der Betriebsveranstaltung nachweisen zu können. Dazu ist es empfehlenswert, Listen der Teilnehmer und Anmeldungen zu erstellen und diese als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.
4.2.2.2 Teilnahme von Begleitpersonen
Die Kosten für Begleitpersonen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Zuwendungen an den Ehegatten bzw. Lebenspartner oder einen Angehörigen des Arbeitnehmers, z. B. Kind oder Verlobter, können danach neben den Aufwendungen für den Arbeitnehmer ebenfalls steuerfrei bleiben. Allerdings ist die Anrechnung der auf Begleitpersonen entfallenden anteiligen Kosten auf den 110-EUR-Freibetrag pro Arbeitnehmer vorzunehmen. Die Kosten für teilnehmende Begleitpersonen sind jeweils dem Arbeitnehmer auf dessen Höchstbetrag anzurechnen und nicht um die Anzahl der teilnehmenden Angehörigen zu vervielfachen.[1] Die Rechtsauslegung durch die frühere Rechtsprechung[2] ist durch die gesetzliche Regelung für Betriebsveranstaltungen seit 2015 überholt. Der BFH hat die seit 2015 geltende Besteuerungspraxis unter Hinweis auf den insoweit eindeutigen Gesetzeswortlaut bestätigt.[3]
Abendessen mit Arbeitnehmern und Begleitpersonen
Eine Firma lädt die Belegschaft einschließlich der Ehegatten (50 Arbeitnehmer und 30 Ehegatten) zu einem Abendessen in ein teures Lokal ein. Die Gesamtaufwendungen betragen 8.000 EUR.
Ergebnis: Es handelt sich um eine steuerbegünstigte Betriebsveranstaltung, auch wenn das Abendessen in einem teuren Lokal stattfindet. Für die Frage, ob die gewährten Zuwendungen noch im Rahmen des 110-EUR-Freibetrags liegen, ist nicht auf die Anzahl der Teilnehmer, sondern auf den einzelnen Arbeitnehmer abzustellen. Auf den einzelnen Teilnehmer entfallen 100 EUR (= 8.000 EUR/80 Teilnehmer). Danach ist die Betriebsveranstaltung für diejenigen Arbeitnehmer steuerfrei, die ohne Begleitung an dem Abendessen teilgenommen haben. Für alle übrigen Arbeitnehmer berechnen sich die Zuwendungen zuzüglich der Aufwendungen für den Ehegatten auf 200 EUR. Sie liegen damit über dem 110-EUR-Freibetrag. Lohnsteuerpflichtig ist aber nur der übersteigende Betrag von jeweils 90 EUR. Die Einführung des Freibetrags führt insoweit zu einer Gleichbehandlung der teilnehmenden Mitarbeiter, da bei jedem maximal 110 EUR pro Betriebsveranstaltung steuerfrei bleiben, unabhängig von der Anzahl seiner Begleitpersonen.
Das Beispiel verdeutlicht überdies die arbeitnehmerbezogene Anwendung des Freibetrags. Eine Übertragung des nicht ausgeschöpften Teils der 110 EUR auf die anderen Arbeitnehmer mit Begleitpersonen darf nicht stattfinden.
4.2.2.3 Teilnahme von Konzernmitarbeitern oder Leiharbeitnehmern
Eine Betriebsveranstaltung liegt auch dann vor, wenn an einer betrieblichen Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter Arbeitnehmer anderer Unternehmen im Konzernverbund oder Leiharbeitnehmer teilnehmen. In diesen Fällen ist der Freibetrag von bis zu 110 EUR für diese Personen ebenfalls anzuwenden, wenn
- die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmer...
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