Betriebsveranstaltung: Abrechnung der Aufwendungen / Sozialversicherung

1 Ausnahmen von der Entgelteigenschaft

1.1 Steuerfreie Zuwendungen

Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer aus Anlass einer Betriebsveranstaltung gehören grundsätzlich zum Arbeitsentgelt^[1] im Sinne der Sozialversicherung.

Dem Arbeitsentgelt sind Einnahmen nicht zuzurechnen, die zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden^[2], soweit sie lohnsteuerfrei sind.^[3] Entsprechend gehören lohnsteuerfreie Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung auch nicht zum sozialversicherungsrechtlich relevanten Arbeitsentgelt.

Praxis-Beispiel

Zuwendungen aus Anlass von 2 Betriebsveranstaltungen

Der Arbeitgeber veranstaltet im Februar ein Winterfest. Die Kosten betragen pro Teilnehmer 100 EUR, die er als steuer- und beitragsfreie Zuwendung abrechnet. Das im Juli stattfindende Sommerfest, dessen Kosten pro Teilnehmer 150 EUR betragen, rechnet er bis zur Höhe von 110 EUR ebenfalls als steuer- und beitragsfreie Zuwendung ab. Die verbleibenden 40 EUR pro Arbeitnehmer werden individuell versteuert.

Die Zuwendung aus Anlass des Winterfests und die steuerfrei behandelten 110 EUR des Sommerfests sind kein Arbeitsentgelt und nicht mit Beiträgen zu belegen. Der individuell versteuerte Betrag i. H. v. 40 EUR aus Anlass des Sommerfests stellt hingegen beitragspflichtiges Arbeitsentgelt dar.

[1]

S. Entgelt.

[2]

S. Zusätzlichkeitsvoraussetzung.

[3] § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV.

1.2 Pauschalversteuerung

Soweit Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltung nicht bereits steuerfrei abgerechnet werden, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, diese Zuwendungen mit einem Pauschsteuersatz i. H. v. 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG zu besteuern. Diese pauschal besteuerten Bezüge stellen ebenfalls kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar.^[1]

Praxis-Beispiel

Pauschal besteuerte Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen

Der Arbeitgeber veranstaltet im November eine Weihnachtsfeier. Die Kosten betragen pro Teilnehmer 200 EUR. Davon werden 110 EUR als steuer- und beitragsfreie Zuwendung behandelt. Die verbleibenden 90 EUR pro Arbeitnehmer werden vom Arbeitgeber pauschal besteuert.

Auch der pauschal besteuerte Anteil der Zuwendung stellt kein Arbeitsentgelt dar und ist daher beitragsfrei.

[1] § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV.

1.3 Zeitpunkt der Beurteilung

Die Beurteilung der Arbeitsentgelteigenschaft der Einnahmen aus einer Beschäftigung erfolgt grundsätzlich mit der Entstehung des Beitragsanspruchs.^[1] Der von der Rechtsprechung aufgestellte Grundsatz der Unveränderlichkeit von abgewickelten Beitragsrechtsverhältnisses verhindert eine rückwirkende Veränderung bereits abgerechneter Entgeltabrechnungszeiträume.

[1] § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV.

1.3.1 Auswirkungen einer nachträglichen Änderung der lohnsteuerrechtlichen Behandlung

Eine Beitragspflicht kann nur rückwirkend entfallen, wenn ein Abrechnungsfehler des Arbeitgebers vorliegt, weil die steuerrechtliche Beurteilung des Arbeitsentgelts unzutreffend war. Derartige Berichtigungen müssen bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung, also spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres, erfolgen.^[1] Dies gilt auch in den Fällen, in denen Zuwendungen zunächst zulässig steuer- und beitragsfrei behandelt und nachträglich pauschalbesteuert werden (z. B. von Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen i. S. d. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG bzw. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Das Beitragsrecht kennt keine Beitragsvorauszahlung oder einen vorläufigen Beitrag, sondern nur einen Ist-Betrag, der mit der Lohnsteuerbescheinigung spätestens am letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres feststeht. Über die Beitragspflicht muss im Monat des Zuflusses des Arbeitsentgelts entschieden werden. Die Beitragsfreiheit nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung darf nicht von in der Zukunft liegenden möglichen Ereignissen abhängig gemacht werden.^[2]

Praxis-Beispiel

Nachträgliche Pauschalversteuerung

Der Arbeitgeber veranstaltet im September eine Betriebsfeier. Die Zuwendungen an die Arbeitnehmer stehen aufgrund ausstehender Rechnungen zunächst nicht fest. Der Arbeitgeber führt keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge ab. Im März des Folgejahres kann der konkrete Zuwendungsbetrag festgestellt werden. Es handelt sich um 200 EUR je Arbeitnehmer. Für die den Steuerfreibetrag von 110 EUR übersteigenden Zuwendungen von 90 EUR nimmt er dann die Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG vor.

Diese 90 EUR pro Arbeitnehmer sind beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, da die Pauschalversteuerung erst nach dem letzten Tag des Monats Februar für das Vorjahr vorgenommen wird.

Einnahmen, Zuwendungen und Leistungen sind dem sozialversicherungsrechtlich relevanten Arbeitsentgelt zuzurechnen, wenn der Arbeitgeber im Rahmen der Entgeltabrechnung zwar eine (rechtlich zulässige) steuerfreie oder pauschal besteuerte Behandlung hätte durchführen können, von dieser Möglichkeit jedoch keinen Gebrauch gemacht und die Arbeitsentgeltbestandteile (zunächst) steuerpflichtig belassen hat.

Praxis-Beispiel

Zuwendungen aus Anlass von mehreren Betriebsveranstaltungen

Der Arbeitgeber veranstaltet im Februar ein Winterfest. Die Kosten betragen pro Teilnehmer 20 EUR, die er als s...