Bildungscontrolling: Weiterbildung optimal gestalten

Zusammenfassung

Überblick

Um Weiterbildung nutzbringend zu gestalten, ist ein nachhaltiges Bildungscontrolling erforderlich. Ein solches setzt bereits im Vorfeld der Maßnahmen an: Ziele der Weiterbildung und Wege zu deren Erreichung sind zu ermitteln und festzuhalten, damit anschließend der Erfolg gemessen werden kann. Erfolg zielt auf Zufriedenheit und Motivation von Mitarbeitern, erweiterte Kompetenzen und Verhaltensänderungen sowie schlussendlich eine positive Kosten-Nutzen-Analyse. Eine Erfassung und Gegenüberstellung von Output und Input tragen dazu bei, dass Weiterbildungsaktivitäten für Unternehmen wie Mitarbeiter nutzbringend geplant, budgetiert und umgesetzt werden können.

1 Perspektiven des Bildungscontrollings

Bildungscontrolling bezieht sich auf die Bedarfsanalyse und Planung von Maßnahmen genauso wie auf Erfolgskontrolle und Transfersicherung. Die Übersetzung von Controlling in Kontrolle greift zu kurz. Neben der Kontrollperspektive steht die Planungsperspektive.

1.1 Planungsperspektive

Die Planung zielt auf die systematische Erhebung des Bildungsbedarfs. Dies in qualitativer und quantitativer Hinsicht. Dazu wird die Ist-Situation im Unternehmen, wie das derzeitige Dienstleistungs- und Produktportfolio und eingesetzte Technologien, sowie die für die Zukunft geplanten Entwicklungen der Organisation, ermittelt. Die sich daraus ergebenden Anforderungen werden den Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter gegenübergestellt. So offenbaren sich die betrieblichen Notwendigkeiten. Zu berücksichtigen sind zudem Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeiter, die ebenfalls entsprechend zu erfassen sind.

Steuerungskennzahlen in dieser Phase sind bspw.

• Anteil der bedarfsorientiert konzipierten Seminare im Jahr und
• Anteil der Mitarbeiter, die jährlich bedarfsorientiert weitergebildet wurden.

Indem Entwicklungsbedarfe aus dem Zielsystem des Unternehmens abgeleitet werden, kann aktiv gesteuert werden. Auch die Kontrolle baut darauf auf.

1.2 Kontrollperspektive

Bildungscontrolling im Sinne einer Kontrolle, zielt auf die Erfolgsmessung von Weiterbildungsprozessen. Bildungsaktivitäten werden überprüft, inwieweit durch den eingesetzten Input, also z. B. ein spezifisches Training, der vorab definierte Output erreicht wurde. So kann eine Trainingsmaßnahme zur Weiterbildung der Call Center Mitarbeiter daran gemessen werden, ob sich die Kommunikation in Beschwerdeprozessen tatsächlich verbessert und schlussendlich weniger Kundenklagen im Sinne des Unternehmenserfolgs verzeichnet werden. Im Fokus steht das Verhältnis vom eingesetzten Aufwand (typischerweise über Kosten abgebildet) zum erreichten Erfolg (dem Nutzen, ermittelt anhand der Zielerreichung).

2 Bildungscontrolling vor und während der Bildungsmaßnahme

Um die Gestaltung der Weiterbildung zu optimieren, sind Bedarfe aus Unternehmens- und Mitarbeitersicht zu erheben. Zudem sind Lernziele zu formulieren und alle Beteiligten vor einer Bildungsmaßnahme entsprechend darauf vorzubereiten. Eine solche Vorbereitung ist für eine bessere Akzeptanz und Lern- sowie Transfererfolge wesentlich.

2.1 Bedarfsermittlung und Zielformulierung

Bildungsbedarf ist die Differenz zwischen gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens (= Soll) und den vorhandenen, gegenwärtigen Kompetenzen, i. S. von Wissen, Können und Einstellungen/Verhalten der Mitarbeiter (= Ist). Eine Bildungsbedarfsanalyse stellt quantitative und qualitative Informationen für die Planung, Steuerung und Kontrolle der unternehmensweiten Weiterbildungsaktivitäten bereit. Der Prozess ist systematisch und regelmäßig durchzuführen, da sich sowohl unternehmensseitige Anforderungen als Mitarbeiterschaft ändern. Sie berücksichtigt neben aktuellen Anforderungen des Arbeitsplatzes, des Teams und Unternehmens auch zukünftig absehbare Anforderungen, die sich aus organisatorischen und technologischen Entwicklungen ergeben.

Voraussetzung für die Erhebung zukünftiger Qualifikationsanforderungen ist das Wissen um

• betriebliche Erfordernisse auf organisationaler und strategischer Ebene, z. B. eine Internationalisierung oder Neuausrichtung des Geschäftsmodells oder kulturell angestrebte Veränderungen.
• heutige und zukünftige Anforderungen an Fach-, Methoden- und Sozialkompetenzen der Aufgaben.
• Nachfolgeplanung im Unternehmen.
• Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen der im Betrieb Beschäftigten, insbesondere die individuelle Karriereplanung.

Hinweis

Mitarbeitergespräche nutzen

Bildungsbedarf, Gründe wie Ziele von Bildungsmaßnahmen können sehr gut in Regelgesprächen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter festgestellt und festgehalten werden. Im Gespräch wird die vergangene Zeit reflektiert und wie gut den Anforderungen entsprochen werden konnte. Zudem werden anstehende Herausforderungen oder längerfristige Entwicklungswünsche besprochen. Darauf aufbauend können Lücken geschlossen und Potenziale genutzt werden.

Zur Konzeption wie auch beim Kauf einer Bildungsmaßnahme sind konkrete Ziele festzuhalten. In einem Gespräch soll vorab geklärt werden, weshalb die Bildungsmaßnahme veranlasst wird. Nur wenn Mitarbeiter, Führungskraft und den für Personalentwicklung Verantwortlichen klar ist, weshalb der Mitarbeiter an einer Bildungsmaßnahme teilnimmt...