3.1 Compliance-relevante Prozesse
Darüber hinaus ist es zweckmäßig, die Personalabteilung bei der Ausgestaltung und Umsetzung des Compliance-Management-Systems in vielen Einzelthemen und Prozessen einzubinden. Wesentliche Handlungsfelder, die eine Unterstützung durch die Personalabteilung erfordern können, sind (nicht abschließend) die Folgenden:
| Handlungsfeld |
Informationsquellen |
| Gestaltung und Implementierung von Compliance-Regelwerken, z. B. eines Verhaltenskodex, und Monitoring |
Siehe Merkblatt Verhaltenskodex |
| Schulung und Ausbildung der Mitarbeitenden |
Trainingskonzepte, Einführung eines E-Learning-Systems, z. B. Haufe Compliance College |
| Einhaltung der Vorschriften des AGG |
Siehe: AGG und Arbeitsrecht |
| Interessenkonflikte, Nebentätigkeiten, Beteiligungen an Wettbewerbern und/oder Dienstleistern und Lieferanten |
Siehe Merkblatt Verhaltenskodex |
| Sorgfältige Personalauswahl (z. B. Zuverlässigkeitsprüfung und Screening neuer Mitarbeiter) |
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| Mitwirkung an Prozess- und/oder Verdachtsfall orientierten Untersuchungen |
Siehe: Umgang mit Verdachtsfällen: Regeln für das Krisenmanagement |
| Sanktions- und Konsequenzenmanagement bei Fehlverhalten |
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| Erfassung, Speicherung und Auswertung von personenbezogenen Daten u. a. für Personalplanung |
Siehe Datenschutz |
| Informations-, Beratungs- und/oder Mitbestimmungsrechte von Betriebsrat und Sprecherausschuss |
Siehe Merkblätter Verhaltenskodex, Datenschutz |
| Ausgestaltung von Vergütungs- und Beurteilungssystemen |
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| Einsatz von Fremdpersonal |
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| Hinweisgeberschutz und ggf. Einrichtung und Betreibung interner Meldestellen |
Siehe: Whistleblowing: Aufdeckung von Rechtsverletzungen im Betrieb, Hinweisgeberschutzgesetz: Arbeitsrechtliche Auswirkungen |
Tab. 1: Wesentliche Handlungsfelder der Personalabteilung
3.2 Berücksichtigung von Compliance im Rahmen von variablen Vergütungssystemen?
Teilweise wird vorgeschlagen, Compliance bzw. Compliance-Inhalte in variable Vergütungssysteme einzubeziehen bzw. Vergütungssysteme Compliance-orientiert auszugestalten und regel- und rechtskonformes Verhalten der Mitarbeiter durch finanzielle Anreize zu belohnen. Hierdurch soll das Bewusstsein der Mitarbeiter, dass Compliance im Unternehmen wichtig ist, gefördert werden. Mit der Berücksichtigung von Compliance im Rahmen von Vergütungssystemen kann also eine erfolgreiche Umsetzung von Compliance-Maßnahmen im Unternehmen unterstützt werden.
Eine Verknüpfung von Compliance und Vergütungssystemen sollte jedoch auch jeweils kritisch hinterfragt werden. Der möglichen positiven Beeinflussung von Compliance durch Vergütungssysteme steht insbesondere die Frage gegenüber, warum regel- und rechtskonformes Verhalten besonders belohnt werden soll bzw. warum hiervon nicht als Normalfall auszugehen ist.
Sofern Compliance im Rahmen von Vergütungssystemen Berücksichtigung finden soll, kommen verschiedene Ansätze in Betracht. Denkbar ist in diesem Zusammenhang etwa die Vereinbarung von Compliance-Zielen (z. B. Schulungen, Berichtswesen) oder die (Mit-)Berücksichtigung der Art und Weise der Zielerreichung (wie wurde das Ziel erreicht?). Insbesondere da sich Risiken aus nicht regelkonformen Verhalten oft erst nach längerer Zeit realisieren, ist daneben an längerfristig angelegte Elemente variabler Vergütungssysteme zu denken.
In jedem Fall sind die rechtlichen Anforderungen an die arbeitsrechtliche Ausgestaltung von variablen Vergütungssystemen zu beachten. Nicht nur aus rechtlichen Gründen sind variable Vergütungen stets eindeutig, klar und transparent zu gestalten. Denn klare Regeln tragen dazu bei, den Eindruck von Willkürlichkeit und Subjektivität bei Beurteilungen zu vermeiden und vereinfachen den Beurteilungsprozess insgesamt.
Besteht im Unternehmen ein Betriebsrat, sind zudem dessen Mitbestimmungsrechte zu diesen Fragen zu beachten.
3.3 Sorgfältige Personalauswahl
Möglichen Compliance-Risiken kann zudem durch eine sorgfältige Personalauswahl vorgebeugt werden. Vor allem im Rahmen von Bewerbungsprozessen können sich daher weitere Compliance-relevante Betätigungsfelder für Personalabteilungen ergeben.
3.3.1 Datenschutz und Grenzen durch das Persönlichkeitsrecht
In diesem Zusammenhang haben sogenannte "Background Checks" oder "Pre-Employment Screenings" insbesondere in sensiblen Tätigkeitsbereichen an Bedeutung zugenommen. Ziel solcher Überprüfungen ist es, bereits im Bewerbungsprozess umfassende Erkenntnisse über den Hintergrund des Bewerbers, dessen Charakter, Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und Integrität zu erlangen und damit im Vorfeld Risiken zu vermeiden. Solchen Überprüfungen sind insbesondere durch datenschutzrechtliche Bestimmungen sowie das Persönlichkeitsrecht des Bewerbers Grenzen gesetzt.
3.3.2 Fragen und Anforderung von Unterlagen im Bewerbungsprozess
Neben der sorgfältigen Prüfung von Bewerbungsunterlagen dienen i. d. R. zunächst Gespräche mit dem Bewerber zur Erlangung relevanter Informationen im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Doch steht dem Unternehmen in diesem Zusammenhang kein uneingeschränktes Fragerecht zu bzw. muss ein Bewerber nicht alle Fragen wahrheitsgemäß beantworten. Es werden solche Fragen als zulässig angesehen, an deren wahrheitsgemäßer Beantwortung das Unternehmen ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse hat, aufgrund dessen die Belange des Bewerbers zurüc...