Das EFQM Modell 2020 im Personalressort / 3.3.2 Bedeutung des Kriteriums für das Personalressort

Für das Personalressort bedeutet das Kriterium, dass es nicht nur die erforderlichen Leistungen für seine Kunden bereitstellt, sondern darüber hinaus die Prozesse zur Leistungserbringung gestaltet, steuert und verbessert. Bei der Umsetzung einer Prozessorganisation ist das Personalressort in seiner Querschnittsfunktion gefragt, da hier ggfs. personalpolitische Maßnahmen zu ergreifen sind, z. B. die Einführung eines neuen Arbeitszeitmodells.

Gestaltung, Lenkung und Verbesserung von Prozessen

Wie bei anderen Prozessen auch sollte die Gestaltung der Prozesse im Personalressort mithilfe von Prozessbeschreibungen erfolgen, in denen mindestens folgende Punkte zu klären bzw. festzulegen sind:

• ein messbares Prozessziel,
• die Prozessverantwortlichen und die anderen Prozessbeteiligten,
• der Input für den und der Output des Prozesses,
• die im Prozess benötigten Ressourcen, z. B. Maschinen, Ausrüstungen, Werkzeuge, Räumlichkeiten, IT-Systeme, Transportleistungen Hardware und Software,
• Vorgaben, z. B. anzuwendende Verfahren und Methoden und die zugehörigen Vorgabedokumente,
• geeignete Kennzahlen zur Prozessbewertung und
• Prozessrisiken.

Zur Darstellung der Prozesse der Organisation in ihrer Gesamtheit hat sich eine Prozesslandschaft bewährt. In diese Prozesslandschaft sind auch die Prozesse des Personalressorts zu integrieren.

Während die Steuerung der Prozesse anhand von geeigneten Prozesskennziffern erfolgt, werden Verbesserungsprozesse von Prozessen mithilfe des bewährten PDCA-Schemas eingeführt, das in Abbildung 2 gezeigt wird.

Abb. 2: PDCA-Schema zur Einleitung ständiger Verbesserungsprozesse

Darüber hinaus bezieht sich das Kriterium auf die Ressourcen, die vom Personalressort verbraucht werden.

Management von Gebäuden, Einrichtungen und Material

Das Management der Gebäude und Einrichtungen sowie des Materials bedeutet für das Personalressort vor allem die Gewährleistung der Arbeitssicherheit mit der Bestellung von Werkärzten und Fachkräften für Arbeitssicherheit und die Organisation von Arbeitschutzausschuss-Sitzungen. Das im Rahmen von Betriebsbegehungen aufgedeckte Verbesserungspotenzial ist in Maßnahmenpläne aufzunehmen und zu realisieren. Darüber hinaus können vom Personalressort durchgeführte Unfall-Wettbewerbe dazu beitragen, auch hier den Weg in Richtung Excellence einzuschlagen. Arbeitsvertragliche Regelungen zum schonenden Umgang mit den Gebäuden, Einrichtungen und Materialien bilden einen wichtigen Beitrag zur Kostenreduzierung für jede Organisation.

Management von Technologie

Hier geht es im Wesentlichen um den Einsatz von modernen Informations- und Kommunikationstechnologien im Personalressort. Dabei haben die Mitarbeiter aus dem Personalressort – wie auch die Mitarbeiter aus anderen Bereichen der Organisation – die Möglichkeit, Vorschläge zur Optimierung des Technologieeinsatzes zu unterbreiten.

Management von Informationen und Wissen

Eng verknüpft mit dem Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien im Personalressort ist die Erarbeitung eines Informationskonzepts, das über die reine Lohn- und Gehaltsabrechnung hinaus gezielt prozessbezogene Daten und Informationen zur Verfügung stellt, die für die Realisierung vereinbarter Ziele und für die Durchsetzung von Maßnahmen im Personalressort benötigt werden. Das zu Grunde liegende Informations- und Datenverarbeitungskonzept hat sicherzustellen, dass die Informationen schnell, aktuell und umfassend jederzeit verfügbar sind. Dabei ist besonders zu berücksichtigen, dass den Benutzern ein Zugriff ermöglicht und der Schutz von Informationen gewährleistet wird. Existiert in der Organisation ein Wissensmanagementsystem, so sollte das Personalressort einen Zugang dazu haben.