Eine Personalakte beinhaltet regelmäßig den gesamten dienstlich relevanten Lebensablauf eines Mitarbeiters, belegt und ergänzt durch weitere Dokumente. So sammeln sich in der Akte häufig höchst sensible Daten über den jeweiligen Beschäftigten, die einen entsprechenden Schutz verdienen. Das Führen einer Personalakte und die Aufzeichnung dieser Daten ist für den Arbeitgeber aber keineswegs verpflichtend. Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, eine Personalakte zu führen und der Beschäftigte hat kein generelles Recht darauf, dass der Arbeitgeber bestimmte Daten oder Dokumente für ihn aufbewahrt.
Jedenfalls muss der Arbeitgeber das Persönlichkeitsrecht und die freie Entfaltung der Persönlichkeit seiner Beschäftigten schützen und fördern. Hieraus lassen sich Pflichten ableiten, die für den Fall einzuhalten sind, dass der Arbeitgeber eine Personalakte über seine Beschäftigten anlegt. Daraus haben sich die klassischen Grundsätze des Personalaktenrechts herausgebildet. Diese sind der
- Grundsatz der Vertraulichkeit,
- Grundsatz der Richtigkeit,
- Grundsatz der Vollständigkeit,
- Grundsatz der Transparenz.
Diese Grundsätze müssen eingehalten werden, unabhängig davon, in welcher Form – ob digital oder in Papier – die Akte geführt wird.
2.1 Vertraulichkeit der Personalakte
Die Vertraulichkeit einer Akte ist gewährleistet, wenn die Zugriffsmöglichkeiten so gering wie möglich gehalten werden und der Nutzerkreis nach genauen Regeln definiert ist. Außerhalb dieses Nutzerkreises ist jeder weiteren Person der Zugriff zu verweigern bzw. sicherzustellen, dass ein Zugriff nicht erfolgen kann. Die berechtigten Nutzer haben die erhaltenen Informationen nur in gesetzlich legitimierten Fällen oder Fällen der wirksamen Einwilligung durch den Beschäftigten an Dritte weiterzugeben. Bei der Entwicklung eines Berechtigungskonzepts für den Zugriff auf digitalisierte Akten sollte man sich deshalb von der Frage leiten lassen: Muss ein Mitarbeiter der Abteilung A, B, C im Rahmen seiner Aufgaben Zugriff auf bzw. Einblick in die enthaltenen Informationen X, Y, Z haben?
Auskunft über Ex-Mitarbeiter an neuen Arbeitgeber
Der Leiter einer Personalabteilung erhält vom potenziellen neuen Arbeitgeber eines ehemaligen Mitarbeiters eine Anfrage zu personenbezogenen Daten aus der Personalakte des Arbeitnehmers. So möchte der neue Arbeitgeber insbesondere wissen, ob irgendwelche Abmahnungen in der Personalakte seines Bewerbers enthalten sind. In diesem Fall dürfen diese Informationen nicht weitergegeben werden. Liegt keine Einwilligung des Arbeitnehmers hierzu vor, so besteht ein Verstoß gegen den Grundsatz der Direkterhebung. Dies gilt ebenso bei der Besetzung von Positionen mit besonderer Verantwortung. Auch hier rechtfertigt die Sorgfaltspflicht des zukünftigen Arbeitgebers keine Arbeitgeberauskunft ohne die Einwilligung des Betroffenen. Abgesehen davon verletzt der ehemalige Arbeitgeber regelmäßig die aus dem Arbeitsvertrag nachwirkende Treuepflicht, wenn er ohne das Einverständnis des Betroffenen Informationen an Dritte weitergibt. In der derartigen Konstellation liegt zudem ein Verstoß gegen die Informationspflicht nach der DSGVO vor.
Darüber hinaus müssen Daten, die gemäß der DSGVO einem höheren Schutzniveau unterliegen, auch im Rahmen der Vertraulichkeit der Personalakte besonders geschützt werden.
Schutz von Gesundheitsdaten
Werden im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses besondere Kategorien personenbezogener Daten über den Beschäftigten verarbeitet, wie z. B. Informationen zu seiner Gesundheit, sind diese besonders vor dem Einblick Unbefugter zu sichern. Dies kann z. B. dadurch bewirkt werden, dass sie gesondert aufbewahrt werden (etwa in einem verschlossenen Umschlag oder verschlüsselt), sodass sie bei der regulären Sachbearbeitung der Personalakte nicht ohne konkreten Anlass ins Auge fallen. Bei digitaler Aufbewahrung empfiehlt sich hier ein gestuftes Sicherheitskonzept, nach dem der ordentliche Sachbearbeiter niedrigere Einsichtsrechte in die Personalakte besitzt als sein Vorgesetzter.
2.2 Richtigkeit und Vollständigkeit der Personalakte
Da der Arbeitgeber über seine Angestellten Leistungsdaten wie z. B. Leistungsbeurteilungen oder Urteile zur sachlichen Befähigung verfassen und speichern darf, ist der Grundsatz der Richtigkeit der Akte nicht ganz einfach umzusetzen. Der Grundsatz der Richtigkeit bezieht sich sowohl auf Tatsachenbehauptungen, sowie auf wertende Aussagen. Es muss bei der Speicherung von Leistungsdaten daher darauf geachtet werden, dass der durch die Akte vermittelte Gesamteindruck des Beschäftigten zutreffend ist. Eine massiv unzutreffende Darstellung wäre ein unzulässiger Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten.
Aus dieser Feststellung erwächst das Recht des Beschäftigten, selbst Erklärungen in die Personalakte aufnehmen zu lassen und der Anspruch auf Korrektur oder Entfernung unzutreffender Sachverhalte. Als weiterer Teilaspekt tritt zur Richtigkeit die Vollständigkeit hinzu. Nur ein vollständiges Gesamtbild ist auch ein richt...