Personalakten im öffentlichen Dienst

Nach § 106 Bundesbeamtengesetz muss für jede Beamtin und jeden Beamten eine Personalakte geführt werden. Außerhalb des Beamtenrechts gibt es keine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers im öffentlichen Dienst, eine Personalakte zu führen. Allerdings setzen § 3 Abs. 5 TVöD und § 3 Abs. 6 TV-L es als selbstverständlich voraus, dass Personalakten geführt werden. Das Führen von Personalakten ist sinnvoll, um diejenigen Unterlagen zu den Beschäftigten geordnet und datensicher zu verwahren, die der Arbeitgeber nach arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften (Arbeitszeit-, Nachweis- oder Mutterschutzgesetz) aufbewahren beziehungsweise den Sozialversicherungsträgern und Finanzbehörden gegenüber vorlegen muss. 

Definition der Personalakte

Für Beamtinnen und Beamte gilt die Definition einer Personalakte nach § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz. Danach gehören zu einer Personalakte "alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen". Ähnlich definiert es das Bundesarbeitsgericht: Danach ist die Personalakte "eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen" (BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782/11). Die Personalakte soll ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Beschäftigten geben. Sie darf keine unrichtigen Tatsachen enthalten, die für den Beschäftigten ungünstig sind oder nachteilig werden können.

Welchen Inhalt hat eine Personalakte?

Was darf also in eine Personalakte hinein und was nicht? Grundsätzlich ist der Arbeitgeber frei, was er genau in die Personalakte aufnimmt, solange es mit dem Arbeitsverhältnis in einem Zusammenhang steht. Eingeschränkt ist sein Ermessen durch datenschutzrechtliche und betriebsverfassungsrechtliche Vorgaben sowie Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers. Verpflichtungen zu einer Mindestdokumentation in der Personalakte ergeben sich für den Arbeitgeber in erster Linie aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht, das bestimmte Aufzeichnungen vorschreibt.  Auch die schriftliche Dokumentation des Arbeitsverhältnisses nach dem Nachweisgesetz gehört in die Personalakte.

Außerdem ist der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität zu beachten. Die Unterlagen sollen spiegelbildlich ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die Person des Beschäftigten und seinen dienstlichen Werdegang geben. Dies ist von besonderer Bedeutung im öffentlichen Dienst, weil sich Einstellung und Beförderung von Arbeitnehmern und Beamten nach dem Prinzip der Bestenauslese des Art. 33 Abs. 2 GG richten.

Welche Informationen gehören in die Personalakte?

In der Praxis zählen zu den für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen:

• Bewerbungsunterlagen,
• Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen (Beförderungen, Versetzungen, Arbeitszeitanpassungen, Dienstwagenvereinbarungen),
• Unterlagen über die Tätigkeit (erstmalige Übertragung einer Tätigkeit, vorübergehende oder dauernde Übertragung von anderen Tätigkeiten),
• Lohnsteuerkarte und Sozialversicherungsnachweisheft/-unterlagen,
• dienstliche Beurteilungen,
• Beschwerden über das persönliche Verhalten im Dienst,
• Angaben zu Krankheits-/Urlaubstagen und Gesundheitszustand,
• Unterlagen bezüglich der Entgeltabrechnung (inkl. Pfändungen, Darlehen),
• Fortbildungen, Qualifizierungen,
• Korrespondenz mit dem Beschäftigten,
• arbeitsrechtliche Sanktionen wie Ermahnungen, Abmahnungen, Kündigungen,
• Zwischen- und Endzeugnisse,
• Unterlagen über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Checkliste und Muster zum Inhalt und Aufbau einer Personalakte im öffentlichen Dienst

Folgende Daten gehören in eine Personalakte:

Vertragsdaten

• Arbeitsvertrag und Anlagen,
• Anstellungsschreiben,
• sämtliche Vertragsänderungen der Folgezeit,
• Vollmachten,
• Verschwiegenheitsverpflichtungen,
• Zurverfügungstellung eines Dienstwagens,
• Kündigung, Aufhebungsvereinbarung.

Entwicklungsdaten

• Seminarbesuche,
• Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen,
• Beurteilungen,
• Zwischenzeugnisse,
• Abmahnungen, Ermahnungen
• Beförderungsvorschläge

Allgemeindaten

• Bescheinigungen,
• Arbeits-/Aufenthaltserlaubnisse,
• Pfändungen, Vorschüsse,
• Personalmeldungen,
• Vermerke über Fehlzeiten, wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub,
• Unfallanzeigen, Untersuchungsbefunde,
• Werkwohnung,
• Jubiläen,
• Beihilfen, Darlehen,
• Schriftverkehr mit den Mitarbeitern,
• Schriftverkehr mit Dritten bezüglich des Arbeitnehmers (z. B. Bundesagentur für Arbeit, Sozialversicherung)
• Durchschriften über Personalratsanhörungen und Betriebsratsinformation.

Vorvertragsdaten

• Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Referenzen, Lebenslauf,- Lichtbild, polizeiliches Führungszeugnis),
• Interviewbogen mit Stellungnahmen beteiligter Gesprächspartner,
• Personalfragebogen,
• Eignungstest,
• ärztliche Tauglichkeitsfeststellung, Gutachten und Befunde,
• Auskünfte Dritter
• allgemeine Bewerbungskorrespondenz und Regulierung der Vorstellungskosten.

Unterlagen zur Lohnsteuer (ELStAM-Verfahren)

Unterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung

Welche Informationen dürfen nicht in eine Personalakte?

Grundsätzlich dürfen nur Informationen in die Personalakte aufgenommen werden, die der Beschäftigte auch einsehen darf. Der Umfang der in die Personalakte aufzunehmenden Daten soll zwar möglichst lückenlos über die Person des Mitarbeiters Auskunft geben und insbesondere seine Tätigkeit und Entwicklung im Betrieb nachweisen. Gleichzeitig aber findet dieser Grundsatz seine Grenzen in der Privatsphäre des Beschäftigten. Unterlagen oder Daten, die seine Persönlichkeitsrechte berühren, dürfen weder erhoben noch aufbewahrt werden.

Beispiele:

• Unterlagen der Personalvertretung über einen Mitarbeiter,
• Unterlagen, die sich ausschließlich auf die Personalvertretung als Organ und auf die Amtstätigkeit seiner Mitglieder beziehen,
• Sicherheitsüberprüfungen von Geheimnisträgern,
• Unterlagen über Gerichtsverfahren,
• Prüfungsakten,
• Unterlagen, in denen der Beschäftigte nur namentlich aufgeführt wird, ohne dass dies Rückwirkungen auf seine persönliche Rechtsstellung hätte (z. B. Benennung in Personal-, Lohn- und Gehalts- sowie in sonstigen Namenslisten),
• Unterlagen bezüglich Vorgängen, die zwar den einzelnen Mitarbeiter betreffen, aber in keinem inneren Zusammenhang mit dem konkreten Arbeitsverhältnis stehen, wie z. B. Stellenpläne, Personalplanungsunterlagen, Nachwuchskräftekartei,
• Beschwerden und Behauptungen, die sich nicht gegen das persönliche Verhalten, sondern allein gegen eine sachliche Entscheidung richten,
• Unterlagen des Werksarztes,
• Arbeitsplatzbewertungen.

Welche Anforderungen muss die elektronische Personalakte erfüllen?

Das BMI-Rundschreiben zur Personalaktenführung des Bundes (BMI-Rundschreiben vom 03.03.2021 - D2-30108/1#2) konkretisiert die Voraussetzungen an die technische Ausgestaltung der elektronischen Personalakte. So müssen selbstverständlich auch hier die Grundsätze der Vollständigkeit, der Kontinuität und der inhaltlichen Richtigkeit gewahrt sein als auch die Anforderungen des Datenschutzes. Dies ist durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen.

Bei der Einführung einer elektronischen Personalakte sollte daher immer die Expertise des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit zu Rate gezogen werden. So ist vor der Einführung der elektronischen Personalakte eine Datenschutz-Folgenabschätzung grundsätzlich zwingend.

Erforderlich ist aus rechtlicher Sicht auch, dass das gewählte Scan-Verfahren eine hinreichende Übertragungssicherheit bietet. Ein System, das die erforderliche Sicherheit nicht gewährleisten kann, darf aus personalaktenrechtlicher Sicht nicht eingeführt werden - in diesem Fall muss es bei der rein papiergebundenen Akte bleiben. Die papiergebundenen Personalakten, die noch nicht in elektronischer Form vorliegen, müssen ersetzend gescannt werden. Das bedeutet, dass die Personalaktendaten elektronisch erfasst werden und die papiergebundene Personalakte vernichtet wird.

In Abhängigkeit vom individuellen Schutzbedarf der Unterlagen werden verschiedene Anforderungen gestellt. Folgende Grundsätze sind zu beachten: Unveränderlichkeit, Echtheit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Löschbarkeit, Lesbarkeit, Verkehrsfähigkeit. Dabei ist der Schutzbedarf bei Personalakten für die Kriterien Vertraulichkeit und Integrität als mindestens "hoch" einzustufen. Beim ersetzenden Scannen papierbehafteter Dokumente der Personalakte ist der Einsatz eines qualifizierten elektronischen Siegels sinnvoll.