Personalakten richtig anlegen und führen

Eine gesetzliche Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht nur im öffentlichen Dienst. Dennoch empfiehlt sich die Anlage von Personalakten auch in der Privatwirtschaft, um diejenigen Mitarbeiterunterlagen geordnet und datensicher zu verwahren, die der Arbeitgeber nach arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften (Arbeitszeit-, Nachweis- oder Mutterschutzgesetz) aufbewahren beziehungsweise den Sozialversicherungsträgern und Finanzbehörden gegenüber vorlegen muss. Hat er sich einmal dazu entschieden, ist der Arbeitgeber bei der Führung der Personalakte dennoch nicht frei von Pflichten.

Was ist eine Personalakte? Definition

Für den öffentlichen Dienst gilt die Definition einer Personalakte nach § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz. Danach gehören zu einer Personalakte "alle Unterlagen (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen". Ähnlich definiert es das Bundesarbeitsgericht: Danach ist die Personalakte "eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen" (BAG, Urteil v. 19. Juli 2012, Az. 2 AZR 782/11).

Personalakte: Inhalt und Aufbau

Was darf also in eine Personalakte hinein und was nicht? Grundsätzlich ist der Arbeitgeber recht frei, ob er etwas und was er genau in die Personalakte aufnimmt – solange es mit dem Arbeitsverhältnis in einem Zusammenhang steht. Eingeschränkt ist sein Ermessen durch datenschutzrechtliche und betriebsverfassungsrechtliche Vorgaben sowie Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin.

Verpflichtungen zu einer Mindestdokumentation in der Personalakte ergeben sich für den Arbeitgeber in erster Linie aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht, das bestimmte Aufzeichnungen vorschreibt. Auch die schriftliche Dokumentation des Arbeitsverhältnisses nach dem Nachweisgesetz gehört in die Personalakte. 

Digitalisierung von Personalakten: hohe Datenschutz-Anforderungen

Es ist zunächst unerheblich, ob eine Personalakte in Papierform oder digital geführt wird: Die darin enthaltenen Daten der Beschäftigten genießen gleichermaßen hohen Schutz. Personaldaten wie beispielsweise Gehaltsinformationen, Sozialversicherungs- und Steuerdaten oder Zeugnisinhalte sind besonders sensibel und unterliegen höchster Vertraulichkeit. Bei der Digitalisierung von Personalakten ist jedoch zu beachten, dass die Vorteile der Digitalisierung, wie etwa die einfachere Durchsuchbarkeit oder die Möglichkeit zur KI-gestützten Datenanalyse gleichzeitig hohe Datenschutz-Risiken darstellen.

Es ist deshalb darauf zu achten, dass die Berechtigungen zum Beispiel für Suchen und Analysen in HR-Modulen nur sehr restriktiv innerhalb der Personalabteilung vergeben werden. Zudem sollte technisch sichergestellt sein, dass Beschäftigte Inhalte aus digitalen Personalakten nicht ungewollt "aus Versehen" weitergeben können. Eine sichere Verschlüsselung verbunden mit einer eine Mehr-Faktor-Authentifizierung sind deshalb im Bereich der Personaldatenverarbeitung Pflicht. Mehr zum Datenschutz beim Führen von digitalen Personalakten lesen Sie hier.

Inhaltsverzeichnis: Was gehört in die Personalakte?

In der Praxis zählen zu den für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen:

• der Personalstammbogen sowie personelle Änderungsmitteilungen,
• Bewerbungsunterlagen,
• Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen (Beförderungen, Versetzungen, Entsendungen),
• Lohnsteuerkarte und Sozialversicherungsnachweisheft/-unterlagen,
• Angaben zu Krankheits-/Urlaubstagen und Gesundheitszustand,
• Gehaltsentwicklung (inkl. Pfändungen, Darlehen),
• Fortbildungen, Qualifizierungen,
• Korrespondenz mit dem Mitarbeiter,
• arbeitsrechtliche Sanktionen wie Ermahnungen, Abmahnungen, Kündigungen,
• dienstliche Beurteilungen,
• Zwischen- und Endzeugnisse.

Personalakte: Checkliste und Muster

Die folgenden Daten gehören in eine Personalakte:

Persönliche Daten

• Vertragsdaten (beispielsweise Arbeitsvertrag mit Anlagen und Änderungen, Vollmachten, Kündigung)
• Polizeiliches Führungszeugnis
• Allgemeine Daten (wie Arbeits-/Aufenthaltserlaubnisse, Pfändungen, Vorschüsse, Vermerke über Fehlzeiten wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub, Arbeitsunfälle)
• Schriftverkehr mit Dritten bezüglich des Arbeitnehmers (zum Beispiel Arbeitsamt, Sozialversicherung)
• Vorvertragsdaten (Bewerbungsunterlagen, Auswahlverfahren)

Unterlagen zur Tätigkeit

• Stellenbeschreibung
• Dokumentation der Mitarbeiterentwicklung (Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, Zwischenzeugnisse, Abmahnungen, Versetzungen und ähnliches)

Unterlagen zur Vergütung

• Stammdaten der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Variable Zahlungen wie Prämien, Sonderzahlungen, Aufwandserstattung
• Verträge zur bAV

Unterlagen zu Abwesenheiten

• Urlaubstage
• Krankheitstage
• Mutterschutz
• Elternzeit

Unterlagen zur Lohnsteuer (ELStAM-Verfahren)

Unterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung

Was gehört nicht in eine Personalakte?

Grundsätzlich dürfen nur Informationen in die Personalakte aufgenommen werden, die der Mitarbeitende auch einsehen darf. Der Umfang der in die Personalakte aufzunehmenden Daten soll zwar möglichst lückenlos über die Person des Mitarbeiters Auskunft geben und insbesondere seine Tätigkeit und Entwicklung im Betrieb nachweisen. Gleichzeitig aber findet dieser Grundsatz seine Grenzen in der Privatsphäre des Arbeitnehmers. Unterlagen oder Daten, die seine Persönlichkeitsrechte berühren, dürfen weder erhoben noch aufbewahrt werden. Eine dementsprechende Interessenabwägung ist beispielsweise notwendig bei der Aufnahme von Strafurteilen gegen den Arbeitnehmer in die Personalakte.

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