Änderungen im Nachweisgesetz erleichtern digitalen Arbeitsvertrag

Es ist noch gar nicht lange her, dass der Gesetzgeber das "Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union" verabschiedet hat. Dieses Gesetz trat zum 1. August 2022 in Kraft und brachte zahlreiche arbeitsrechtliche Änderungen im Nachweisgesetz (NachwG) mit sich. Bei der Neuregelung des schriftlichen Nachweises von Arbeitsbedingungen im Nachweisgesetz war der Gesetzgeber teilweise über die Anforderungen der europäischen Richtlinie hinausgegangen, was laute Kritik hervorgerufen hatte.

Nachweisgesetz als Bürokratiemonster

Vor allem die Tatsache, dass es dabei geblieben war, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen weiterhin schriftlich niedergelegt werden mussten und dass die elektronische Form gemäß § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG ausgeschlossen war, war als Anachronismus gewertet worden - zumal Artikel 3 der europäischen Arbeitsbedingungenrichtlinie ausdrücklich die elektronische Form zugelassen hatte. Dass der deutsche Gesetzgeber diese Gestaltungsmöglichkeit im digitalen Zeitalter nicht aufgegriffen hatte, war überall auf Unverständnis gestoßen. Seither galt das Nachweisgesetz als Paradebeispiel für überflüssige Bürokratie im Arbeitsrecht. (Lesen Sie dazu unsere Arbeitsrecht-Kolumne "Das neue Nachweisgesetz: zu viel des Schlechten").

Nach über zwei Jahren seit Inkrafttreten der neuen Vorgaben hat der Gesetzgeber nun mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das am 18. Oktober den Bundesrat passierte, der Kritik Rechnung getragen und erneut zahlreiche Änderungen im Nachweisgesetz beschlossen (Art. 50 BEG IV). Diese treten zum 1. Januar 2025 in Kraft.

Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen künftig per Textform möglich

Das Nachweisgesetz soll die Beschäftigung für Arbeitnehmende transparenter und vorhersehbarer machen. § 2 NachwG enthält daher einen umfangreichen Katalog wesentlicher Arbeitsbedingungen, welche den Arbeitnehmenden bei Vertragsbeginn auszuhändigen sind. Bislang war dies nur in Schriftform möglich. Der Nachweis in elektronischer Form war ausdrücklich ausgeschlossen (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG).

Mit dem BEG IV wird das Nachweisgesetz nun dahingehend geändert, dass künftig die wesentlichen Arbeitsbedingungen im Sinne des § 2 NachwG in Textform abgefasst und elektronisch an die Arbeitnehmenden übermittelt werden können. Dies gilt allerdings nur dann, wenn

• das Dokument für die Arbeitnehmenden zugänglich ist,
• es gespeichert und ausgedruckt werden kann und
• der Arbeitgeber die Arbeitnehmenden mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Digitale Übermittlung des Arbeitsvertrages nur mit Empfangsbestätigungsfunktion

Für die Übermittlung der wesentlichen Arbeitsbedingungen muss also ein Medium verwendet werden, auf das die Arbeitnehmenden Zugriff haben. Weiter ist zu beachten, dass die Übermittlung individuell an den jeweiligen Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zu versenden ist; eine allgemeine Bekanntmachung der wesentlichen Arbeitsbedingungen gegenüber der Belegschaft reicht nicht aus.

Versendet der Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen oder den Arbeitsvertrag, der diese Angaben enthält, per E-Mail an einen Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin, muss er die E-Mail mit einer Empfangsbestätigungsfunktion versehen. Dies soll den Zugang des Nachweises bei den Arbeitnehmenden ermöglichen. Enthält ein Arbeitsvertrag die nach § 2 Abs. 1 NachwG erforderlichen Angaben und wurde er in der oben beschriebenen Form an den Arbeitnehmer übermittelt, entfällt ein zusätzlicher Nachweis der Arbeitsbedingungen (§ 2 Abs. 5 NachwG).

Schriftform kann auch künftig noch verlangt werden

Allerdings kann der oder die Arbeitnehmende auch nach neuem Recht nach wie vor verlangen, dass ihm oder ihr die Arbeitsbedingungen in Schriftform ausgehändigt werden (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG n.F.). In dem Fall hat der Arbeitgeber dem oder der Arbeitnehmenden die Arbeitsbedingungen unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Erteilt der Arbeitgeber trotz des Verlangens des Arbeitnehmenden den Schriftformnachweis nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig, begeht er damit eine Ordnungswidrigkeit (§ 4 Abs. 1 Nr. 2 NachwG n.F.).

Nachweisgesetz: Erleichterungen gelten nicht für alle Branchen

Die Möglichkeit der Textform und der elektronischen Übermittlung gilt jedoch nicht für Arbeitnehmende von Unternehmen, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind. In den Branchen, die laut gesetzlicher Vermutung besonders von Schwarzarbeit betroffen sind (wie etwa das Bau- und Gaststättengewerbe, das Gebäudereinigungsgewerbe oder die Fleischwirtschaft), müssen die Arbeitsbedingungen auch weiterhin in Schriftform zur Verfügung gestellt werden.

Textform gilt auch für Vertragsänderungen

Bislang war es so, dass Änderungen der wesentlichen Arbeitsbedingungen spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam wurden, schriftlich mitzuteilen waren (§ 3 Abs. 1 NachwG). Auch hier wird künftig die Mitteilung per Textform möglich sein - sofern der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nicht ausdrücklich den Nachweis in Schriftform verlangt. In dem neu angefügten § 3 Abs. 2 NachwG wird klargestellt, dass die Mitteilungspflicht bei Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen entfällt, sofern die Änderung Gegenstand eines schriftlichen oder in Textform geschlossenen Änderungsvertrags ist.

Vorsicht bei Arbeitsverträgen mit Befristungsabrede

Die Änderungen des Nachweisgesetzes bringen tatsächlich eine deutliche Erleichterung gegenüber der bisherigen Regelung. Der bislang unter dem Aspekt der erforderlichen Schriftform im Nachweisgesetz nicht empfehlenswerte digitale Abschluss von Arbeitsverträgen wird nun problemlos möglich. Es braucht nicht mehr den Postweg, um Vertragsausfertigungen mit Originalunterschriften auszutauschen.

Nicht aufs Glatteis locken lassen dürfen sich Arbeitgeber allerdings bei Befristungsvereinbarungen. Diese bedürfen gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG auch weiterhin der Schriftform. Enthält ein Arbeitsvertrag neben den ganzen anderen Arbeitsbedingungen im Sinne des Nachweisgesetzes auch eine Befristungsabrede, so ist zwingend die Schriftform zu wahren.

Jahreswechsel 2025: In unserem Überblick erfahren Sie, welche HR-relevanten Gesetze und Änderungen in Arbeitsrecht, Lohnsteuer und Sozialversicherung Sie im Blick haben sollten.

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