Einführen der digitalen Personalakte: ein Leitfaden

Elektronische Personalakten bieten weit mehr als einen papierlosen Arbeitsalltag. Sie sind ein Schlüssel zu optimierten HR-Prozessen, gesteigerter Produktivität und einer nachhaltigen Ressourcennutzung.

Vorteile einer digitalen Personalakte

Die Implementierung digitaler Personalakten verspricht zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Papierersparnis hinausgehen. Sie ermöglicht einen schnelleren und einfacheren Zugriff auf Mitarbeiterdaten, steigert die Effizienz von HR-Prozessen und hilft, Ressourcen zu schonen. Mit einer digitalen Lösung sind Informationen zentralisiert und sofort verfügbar, wodurch zeitaufwendige Suchvorgänge in physischen Archiven entfallen. Darüber hinaus bieten digitale Personalakten eine höhere Sicherheit in Bezug auf Datenschutz und Zugriffsrechte, was insbesondere vor dem Hintergrund strenger Datenschutzregulierungen von großer Bedeutung ist.

Kostenreduzierung: Durch den Wegfall von physischen Akten und den Einsatz digitaler Dokumentenverwaltungssysteme entfällt der Aufwand für den Druck, den Versand und die Archivierung von Papierdokumenten. Dadurch können Kosten eingespart werden. Zudem entfällt die Notwendigkeit von Stauraum für die Lagerung der Akten, was zu einer weiteren finanziellen Entlastung führt.

Zeitersparnis: Mit einer digitalen Personalakte entfällt das Suchen nach bestimmten Dokumenten oder Informationen in umfangreichen Papierakten. Stattdessen können alle relevanten Personaldaten und die dazugehörigen Dokumente zentral in digitalen Akten abgelegt werden und sind von überall ortsunabhängig verfügbar.

Zugewinn von Produktivität: Die Digitalisierung der Personalakte trägt zudem zur Steigerung der Produktivität bei. Durch die einfache Handhabung der digitalen Akten und die Möglichkeit der automatisierten Prozesse können administrative Aufgaben schneller erledigt werden. Dies ermöglicht den HR-Mitarbeitenden mehr Zeit für strategische Aufgaben und die persönliche Betreuung der Mitarbeitenden.

Mehr Transparenz und Effizienz: In der digitalen Personalakte sind alle relevanten Informationen und Dokumente zentral abgelegt und können von autorisierten Personen nach einem rollenbasierten Berechtigungskonzept eingesehen werden. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und erleichtert die Zusammenarbeit. Zudem können durch die Nutzung von digitalen Workflows und automatisierten Benachrichtigungen Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse beschleunigt werden.

Auswahl eines (Software-)Anbieters für digitale Personalakten

Die Auswahl des richtigen Softwareanbieters ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz digitaler Personalakten. Unternehmen sollten darauf achten, dass die angebotene Lösung nicht nur den technischen und unternehmensindividuellen Anforderungen entspricht, sondern auch mit den rechtlichen Rahmenbedingungen im Einklang steht. (Welche rechtlichen Aspekte bei digitalen Personalakten zu beachten sind, lesen Sie in diesem Top-Thema). Neben einer umfassenden Bedarfsanalyse sollten folgende Faktoren für den Entscheidungsprozess berücksichtigt werden:

Funktionsumfang: Die Software sollte essenzielle Funktionen wie Volltextsuche, Dokumentenmanagement und Reporting-Tools bieten.

Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Schulung der Mitarbeitenden und fördert eine hohe Nutzungsrate.

Preismodell: Neben der Grundgebühr sollten mögliche Zusatzkosten für Support, Updates und weitere Benutzerinnen und Benutzer transparent sein.

Integration: Die nahtlose Einbindung in bestehende Systemlandschaften vermeidet Medienbrüche und spart zusätzliche Arbeit.

Implementierung: Der Softwareanbieter sollte zudem Schulungen und Workshops anbieten, in denen erfahrene Consultants den Kunden das System praxisnah näherbringen. Ziel sollte sein, dass die Kunden das System auf ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können.

Updates: Die Softwarelösung sollte regelmäßige Updates erhalten, um Sicherheit, Funktionalität und Compliance zu gewährleisten. Der Anbieter sollte zudem transparent darlegen können, welche Updates in der Vergangenheit durchgeführt wurden und in welchen Zeiträumen diese stattfinden.

Eigenständige Systemverwaltung: HR-Mitarbeitende sollten nach einer Einarbeitungsphase das System selbstständig bedienen und anpassen können – und das ohne dauerhafte Unterstützung der IT-Abteilung.

Skalierbarkeit: Die Software sollte flexibel an die wachsenden Anforderungen des Unternehmens anpassbar sein, um sowohl eine Erweiterung des Nutzerkreises als auch eine Zunahme des Datenvolumens ohne Performanceverluste zu ermöglichen.

Support: Ein zuverlässiger und leicht zugänglicher Kundensupport ist unerlässlich, um bei Fragen oder Problemen schnelle und kompetente Hilfe zu erhalten. Nur so ist ein störungsfreier Betrieb der digitalen Personalakten gewährleistet.

Neben den genannten Faktoren sollte zudem die Möglichkeit bestehen, das System im Rahmen einer Testversion zu evaluieren.

Digitalisierung von bestehenden Personalakten

Die Digitalisierung bestehender Personalakten erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. Nicht alle Dokumente dürfen digitalisiert werden - einige Originaldokumente müssen aus rechtlichen Gründen noch in Papierform aufbewahrt werden. Dazu zählen unter anderem unterschriebene Verträge und Vereinbarungen, Bescheinigungen oder Urkunden. Es ist unabdingbar, die gesetzlichen Vorgaben zu kennen und einzuhalten, um die Rechtskonformität zu gewährleisten. (Mehr zu den Aufbewahrungsfristen für Personalakten lesen Sie hier).

Digitale Personalakte: Rollen- und Berechtigungskonzepte

Ein sorgfältig ausgearbeitetes Rollen- und Berechtigungskonzept ist für die Sicherheit und den Datenschutz innerhalb der digitalen Personalakte unverzichtbar. Es definiert, welche Mitarbeitenden auf welche Daten und Informationen Zugriff erhalten. Durch klare Zugriffsstrukturen werden unberechtigte Einsichtnahmen oder Manipulationen verhindert.

Differenzierte Zugriffsrechte: Je nach Position und Verantwortungsbereich bekommen Mitarbeitende differenzierte Einsichts- und Bearbeitungsrechte. Während beispielsweise die Personalabteilung umfangreiche Rechte zur Verwaltung der Akten benötigt, haben einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen lediglich Zugriff auf ihre persönlichen Daten. Dies gewährleistet, dass jeder Nutzer und jede Nutzerin nur die für seine/ihre Tätigkeit relevanten Informationen einsehen und bearbeiten kann.

Regelmäßige Überprüfungen: Beförderungen, Teamwechsel oder das Ausscheiden von Mitarbeitenden können Einfluss auf die Berechtigungen haben. Um die Aktualität und Angemessenheit der Zugriffsrechte zu sichern, sind kontinuierliche Aktualisierungen erforderlich.

Alles zum Recht auf Einsicht in die digitale Personalakte und zu den datenschutzrechtlichen Regelungen lesen Sie hier.

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