Für digitale Personalakten gilt das Gleiche wie für Personalakten aus Papier: Im Gesetz findet sich keine rechtliche Verpflichtung dazu, die Personalakte nach Ausscheiden eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin aufzubewahren. Dennoch gilt es, einige Grundsätze bei der Aufbewahrung zu beachten.
Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es bei Personalakten?
Es finden sich im Gesetz nur für einzelne Dokumente Aufbewahrungsfristen. So gibt es für Unterlagen mit steuerlicher Relevanz wie Lohnsteuerkarten, Lohnabrechnungen oder Belege für den Lohnsteuerabzug Fristen: Sie dürfen erst nach sechs Jahren vernichtet werden. Für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, gilt sogar eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Für Beitragsnachweise für die Sozialversicherung sind es fünf Jahre. Zudem finden sich arbeitsrechtliche Aufbewahrungsfristen im AÜG oder Mindestlohngesetz: Nach dem Mindestlohngesetz müssen beispielsweise Nachweise über die Mindestlohnzahlung bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden.
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Personalakten Aufbewahrung: Längere Aufbewahrung ist sinnvoll
Arbeitgeber sollten - unabhängig von den einzelnen Aufbewahrungsfristen - die Personalakte zumindest für die Dauer von Ausschluss- und Verjährungsfristen verwahren. Bis zum Ablauf von drei Jahren können nach den gesetzlichen Verjährungsvorschriften noch Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis wie Schadensersatz oder der Anspruch auf Erstellung eines Arbeitszeugnisses geltend gemacht werden. Die komplette Personalakte sollte grundsätzlich erst dann vernichtet werden, wenn wirklich alle gegenseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis vollständig erfüllt sind.
Digitale Personalakte: Aufbewahrung oder Vernichtung der Originale?
Nach der Einführung einer digitalen Personalakte stellt sich die Frage, was mit der alten Personalakte aus Papier passiert? Dürfen die Originale vernichtet werden? Sinnvollerweise sollten die wichtigsten weiterhin Dokumente in Papierform aufbewahrt werden. Hierzu zählen befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder das Kündigungsschreiben. Für all diese Fälle sieht das Gesetz bislang die Schriftform vor.
Beweisschwierigkeiten im Prozess vermeiden
Der Grund ist die Beweiserleichterung im Prozess: Mittlerweile ist in Verfahren, in denen der Arbeitgeber beweispflichtig ist, zwar auch die Beweisführung mit gescannten Dokumenten möglich - vorausgesetzt sie sind rechtssicher eingescannt entsprechend der technischen Richtlinien des BSI (TR RESISCAN). Lange konnte der geforderte Urkundsbeweis jedoch nur mit Originaldokumenten geführt werden. Um Beweisschwierigkeiten im Prozess zu vermeiden, sollten die wichtigsten Originalurkunden aufbewahrt werden. Weniger wichtige Unterlagen in Papier können vernichtet werden. Um Risiken zu vermeiden, kann der Arbeitgeber sich von Mitarbeitenden das schriftliche Einverständnis für die Vernichtung der Personalakte einholen. Bei der Vernichtung muss der Datenschutz beachtet werden.
Gibt es Löschfristen für die elektronische Personalakte?
Neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen Datenschutzgrundsätze beachtet werden. Danach darf der Arbeitgeber personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es zur Verarbeitung erforderlich ist. Dies muss im Einzelfall geprüft werden, grundsätzlich gehen hier die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vor. Insbesondere sensible Gesundheitsdaten sollten nicht länger als nötig aufbewahrt werden.
- Krankheitsdaten von Arbeitnehmenden: zwölf Monate nach Beginn der Erkrankung, wenn die Fehlzeiten in einem Jahr sechs Wochen nicht übersteigen.
- Übersteigen die Fehlzeiten sechs Wochen in einem Jahr, so darf auf diese Daten für ein Kündigungsverfahren vier Jahre lang zurückgegriffen werden.
- Die Speicherfrist für Daten aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement ist umstritten: Die Daten sollten frühestens nach drei Jahren, sicherheitshalber erst nach fünf Jahren in Absprache mit dem Betroffenen gelöscht werden.
- Gesundheitsdaten unterliegen regelmäßig nicht der zehnjährigen Speicherfrist, die sich für steuerlich relevante Unterlagen aus § 257 HGB und § 147 AO ergeben.
Personalakte nach Kündigung
Wenn das Arbeitsverhältnis durch Kündigung beendet wird und der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt, muss der Arbeitgeber die Mitarbeiterdaten aufgrund des Datenschutzgesetzes löschen. Es sei denn, er hat ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu behalten. Das kann der Fall sein, solange Aufbewahrungsfristen gelten oder es noch offene Ansprüche des Mitarbeitenden gibt (Vergütung, Urlaub) oder ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart wurde.
Was in eine Personalakte gehört und wie sie aufgebaut wird, lesen Sie in unserem Beitrag "Personalakten richtig anlegen und führen".
