Grundvoraussetzung für ein konsequent papierloses Büro sind digitale Dokumente. Aber auch diese müssen strukturiert erfasst und verwaltet werden, damit der Zugriff darauf und das gemeinsame Arbeiten daran effizient und transparent verlaufen. Hier schafft ein digitales Dokumentenmanagementsystem Abhilfe.
Die Bemühungen in Richtung digitale Transformation sind in den Unternehmen unterschiedlich weit vorangeschritten. Allen Bereichen gemein ist jedoch die hohe Anzahl an Dokumenten aller Art, die es zu bearbeiten und verwalten gilt. Oft scheitern digitale Workflows an der konsequenten und strukturierten Bereitstellung digitaler Dokumente. Auf dem Weg zum papierlosen Büro geht es deshalb nicht allein um die Digitalisierung von Dokumenten, sondern auch um deren strukturierte Verwaltung in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist eine Softwarelösung, die es Organisationen ermöglicht, Dokumente elektronisch zu erstellen, zu speichern, zu organisieren, zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen. Es dient dazu, den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten strukturiert zu verwalten – von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung oder Löschung.
Ein DMS bietet Funktionen wie Revisionssicherheit, Versionierung der Dokumente, Suchfunktionen, Zugriffskontrolle über ein Rechte-/Rollensystem, um gleichzeitig die Datensicherheit bei der Verwaltung von sensiblen Informationen zu gewährleisten. Einsatzgebiet und gewünschte Funktionen bestimmen die Wahl des geeigneten Dokumentenmanagementsystems. So stehen den einfacheren Fileserver-Lösungen, bei denen die Ablage von Dokumenten in unterschiedlichen Verzeichnissen auf dem Server erfolgt, die cloudbasierten datenbankgestützten Dokumentenmanagementsysteme mit mehr Funktionen gegenüber. Beispiele für Dokumente im Personalbereich, die in einem DMS verwaltet werden können, sind Personalakten, Bewerbungsunterlagen, Compliance Dokumente, Leistungsbeurteilungen und Schulungsunterlagen.
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Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement
Insgesamt ermöglicht ein digitales Dokumentenmanagementsystem HR-Teams eine effiziente Verwaltung und Organisation von Personalunterlagen, verbessert die Zugänglichkeit von Informationen, fördert die Einhaltung von Vorschriften und unterstützt die Effizienz und Produktivität im Personalbereich. Besonders hevorzuheben sind folgende Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Ein DMS automatisiert und vereinfacht Prozesse wie die Dokumentenerfassung, Dokumentenspeicherung und Dokumentenfreigabe, was zu mehr Effizienz führt. HR-Teams sparen wertvolle Zeit, die sie an anderer Stelle wertschöpfend einbringen können.
- Verbesserte Zugänglichkeit: Mitarbeitende haben über ein DMS jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf benötigte Dokumente, was in Zeiten von mobiler Arbeit die Zusammenarbeit erleichtert, digitale Workflows ermöglicht und die Reaktionszeiten verkürzt.
- Sicherheit und Datenschutz: Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht Zugriffsbeschränkungen, eine Verschlüsselung und Protokollierung sämtlicher Änderungsschritte, um sensible HR-Daten wie z. B. Personalakten zu schützen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und Compliance sicherzustellen.
- Verbesserte Suche und Navigation: Mittels leistungsfähigen Suchfunktionen können HR-Mitarbeitende im DMS schnell und einfach nach bestimmten Dokumenten suchen, Filter anwenden und Kategorien durchsuchen, um die benötigten Informationen schneller zu finden.
- Bessere Zusammenarbeit: Ein DMS erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten, da Dokumente problemlos gemeinsam genutzt und bearbeitet werden können.
- Nachhaltigkeit und Platzersparnis: Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs leistet ein DMS einen Beitrag zum Umweltschutz und zur Nachhaltigkeit, spart Kosten und physischen Stauraum für die Aufbewahrung von Papierdokumenten.
- Skalierbarkeit: Ein DMS ist flexibel und kann an die sich ändernden Anforderungen und das Wachstum eines Unternehmens angepasst werden, indem zusätzliche Personen hinzufügt oder neue Funktionen integriert werden.
Das papierlose Büro als neuer Standard
Es ist unbestreitbar, dass die Digitalisierung die Arbeitswelt grundlegend verändert hat. Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht eine flexible und standortunabhängige Arbeitsweise, was für Unternehmen von großem Vorteil ist. Insgesamt führt die Umstellung auf ein papierloses Büro zu einer moderneren und nachhaltigeren Arbeitsumgebung, die den Anforderungen und Erwartungen der heutigen Zeit entspricht.
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