HR-Prozesse in drei Schritten digitalisieren

Die Digitalisierung von Personalprozessen beschäftigt Unternehmen bereits seit einigen Jahren. Die Coronapandemie hat diese Entwicklung möglicherweise noch beschleunigt. Zumindest aber hat sie die Schwachstellen jener Personalbereiche offenbart, die ihre Prozesse bislang nur teilweise oder gar nicht digitalisiert hatten. HR war in administrativen Aufgaben gebunden, während es als Berater in der Krise gebraucht wurde. In dieser Situation erwiesen sich Unternehmen als widerstandfähiger, deren Personalbereiche bereits in hohem Maße digitalisiert waren und sind.

Ziel: Digitalisierte HR-Prozesse

Die Vorzüge digitaler Prozesse und einer datengetriebenen HR-Arbeit zeigen sich indes über die Pandemie hinaus. Denn mit der Transformation weg von einer prozessorientierten Administration, hin zu einer menschenzentrierten Serviceorganisation arbeitet HR gleichsam an einer neuen Rolle im Unternehmen. Es erhebt den Anspruch, Berater, Gestalter und Impulsgeber sein zu wollen. Ein erster Schritt auf dem Weg dahin lautet: administrative Exzellenz. Prozesse sollen digitalisiert und automatisiert ablaufen, um so administrative Aufgaben effizienter bewältigen zu können. Dadurch werden im Personalwesen Ressourcen frei, die Mitarbeitende nutzen können, um stärker beratend tätig zu sein – auch auf Basis einer wachsenden Datengrundlage.

So viel zur Theorie. Doch wie sollten HR-Verantwortliche in der Praxis die Digitalisierung ihres Bereichs angehen? Die folgenden drei Schritte können eine Hilfestellung bieten.

Schritt 1: Alle HR-Prozesse definieren und Ansatzpunkte finden

Zunächst sollten das Projektteam gemeinsam mit sämtlichen Teammitgliedern alle Prozesse definieren, die viele Ressourcen binden und ineffizient ablaufen. Dabei gilt es insbesondere standardisierte, repetitive und manuelle Tätigkeiten ausfindig zu machen. Denn diese lassen sich in vielen Fällen automatisieren.

Bei der Bewertung dieser Aufgaben kann das aus dem Zeitmanagement bekannte Pareto-Prinzip hilfreich sein. Es befasst sich mit der Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis und besagt, dass 80 Prozent der Wirkung (Ergebnisse) durch 20 Prozent der eingesetzten Faktoren erreicht werden können. Das verbleibende Fünftel der Ergebnisse benötigt hingegen vier Fünftel des Aufwandes. Das heißt, mit überschaubarem Aufwand lassen sich beachtliche Ergebnisse erzielen. Auf Unternehmen und HR angewendet bedeutet das, sich stärker auf die Aufgaben und Prozesse zu fokussieren, die tatsächlich zum Erfolg beitragen. So könnten mithilfe des Prinzips rund 80 Prozent der "Zeitfresser" in HR verschlankt werden. Ein Chatbot kann beispielsweise unterstützen, Standardfragen von Mitarbeitenden schneller zu beantworten.

Schritt 2: Status Quo der Prozessdigitalisierung in HR ermitteln

Selten startet das Projekt "Digitalisierung von HR" bei Null. Viele HR-Abteilungen befinden sich in einem Übergangsstadium irgendwo zwischen Papierakten und modernen IT-Lösungen. Deshalb sollten sich HR-Verantwortliche zunächst einen Überblick über die bereits genutzten Softwaresysteme verschaffen. Das Projektteam sollte bei jeder Software prüfen, welchen Zweck diese erfüllt und wo sie zum Einsatz kommt. Folgende Leitfragen können dabei helfen:

• Wie viele Lizenzen sind vorhanden?  
• Wie teuer ist eine Lizenz?
• Wie wird der Software-Zugang bezahlt (Abo oder einmaliger Kauf)?
• Wie lange ist die Vertragsdauer?
• Entstehen zusätzlich Adaptierungs- oder Wartungskosten?
• Benötigt es hierfür externe Ressourcen?
• Seit wann wird die Software genutzt?  
• Besitzt die Software-Schnittstellen zu weiteren Tools?
• Wie fehleranfällig war die Software in der Vergangenheit?  
• Wie benutzerfreundlich beurteilen die Mitarbeitenden die Software?

Zur Klärung dieser Fragen sollte HR die interne IT einbeziehen. Denn die Perspektive der Kolleginnen und Kollegen kann nützlich sein, um etwa die Fehleranfälligkeit oder Datensicherheit der vorhandenen Systeme zu beurteilen. Die Antworten auf die obigen Fragen liefern einen Ist-Zustand der Softwarelandschaft. Daraus lässt sich anhand verschiedener Modelle der digitale Reifegrad des Personalbereichs bestimmen.

Sollte sich dabei herausstellen, dass zwar viele Arbeitsschritte im Personalwesen von einer Digitalisierung profitieren würden, der digitale Reifegrad jedoch gering ist, sollte das Projektteam über die Unterstützung eines externen Beraters nachdenken. Wer darauf verzichtet, sollte zuvor sicherstellen, dass die benötigen Kompetenzen, um das Digitalisierungsprojekt zu planen und umzusetzen, in HR und IT vorhanden sind.

Schritt 3: Anforderungen an HR-Prozesse definieren

Transparent, effizient und zuverlässig sollen die digitalen Prozesse sein. Doch wie gelingt das? Nachdem das Projektteam den Ist-Zustand der HR-Softwarelandschaft analysiert hat, geht es nun darum, künftige Anforderungen abzuschätzen. Denn einen Prozess zu digitalisieren, macht diesen nicht automatisch besser. Möchte HR seine Ansprüche an digitale Tools formulieren, kann es sich an folgenden Leitfragen orientieren:

Schaffen wir es, dass der neue digitale Workflow zuverlässig funktioniert?

Zukunftsfähige Personalprozesse müssen robust sein. HR-Mitarbeitende sollten sich zu jedem Zeitpunkt darauf verlassen können, dass die Software für die internen Kunden erreichbar ist. Ein standardisiertes digitales Onboarding-Programm sollte beispielsweise automatisiert E-Mails mit To-dos an neue Mitarbeitende verschicken, ohne dass HR den Versand manuell prüfen muss.

Lässt sich das neue HR-Tool in meine Unternehmenswelt einbetten?

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen – an Arbeitsweisen, Prozesse, Organisation oder Kultur. Die digitale Lösung sollte dazu passen. Gleichzeitig sollten HR-Verantwortliche die Digitalisierung als Chance sehen, bestehende Arbeitsweisen zu hinterfragen und bei Bedarf anzupassen.

Was passiert, wenn sich das Unternehmen oder die HR-Abteilung verändern?

Eng verknüpft mit dem Aspekt der Flexibilität ist jener der Skalierbarkeit. Die Belegschaft eines Unternehmens bleibt selten stabil. Viele erfolgreiche Unternehmen wachsen, kriselnde dagegen bauen Personal ab. Beides sollte in einer Softwarelösung darstellbar sein. Projektteams sollten beim Aufsetzen des Digitalisierungsprozesses verschiedene Szenarien durchdenken.

Lassen sich mit den neuen digitalen Prozessen die zentralen Herausforderungen der Organisation lösen?

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel, und gerade HR hat eine besondere Verantwortung, diesen Wandel zu begleiten und zu gestalten. Ob Fachkräftemangel, Führungskultur oder Hybrides Arbeiten: HR beansprucht die Rolle des Beraters und Impulsgebers und möchte als solcher Mitarbeitende bei ihrer Weiterentwicklung unterstützen. Voraussetzung dafür ist, dass Standardprozesse effizient ablaufen. Gleichzeitig sollten Softwarelösungen mehr bieten - bespielweise beim Talent Management, wo mithilfe von Kompetenzprofilen die interne Stellenbesetzung verbessert werden kann.

Wie kann HR seine Prozesse an internen Kunden ausrichten?

Digitale Prozesse sind nur dann erfolgsversprechend, wenn sie von den Mitarbeitenden akzeptiert, also genutzt werden. Feedback-Funktionen können gerade in der Startphase neuer Prozesse, aber auch darüber hinaus, dafür sorgen, die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft zu erhöhen.

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