Wie werden Personalakten richtig geführt? Und was ändert sich, wenn Personalakten digital geführt werden? Konkrete Regelungen zum Führen einer Personalakte finden sich nicht im Gesetz. Arbeitgeber dürfen grundsätzlich frei entscheiden, ob sie Personalakten in digitaler Form führen möchten. Für viele Unternehmen ist das mittlerweile eine Selbstverständlichkeit.
Wichtig ist, die zahlreichen rechtlichen Aspekte im Umgang mit digitalen Personalakten zu beachten. Hierzu zählen insbesondere das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeitenden, der Datenschutz und die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats.
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Was muss in die Personalakte?
Zum Inhalt einer Personalakte gehören alle, die Person eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin betreffenden Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis in einem sachlichen Zusammenhang stehen. Dazu gehören:
- persönliche Daten wie Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen,
- Unterlagen zur Tätigkeit,
- Unterlagen zur Vergütung,
- Unterlagen zu Abwesenheiten Urlaubstage, Krankheit, Elternzeit,
- Unterlagen zur Lohnsteuer,
- Unterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung.
Grundsätzlich dürfen nur Informationen in die Personalakte aufgenommen werden, die der jeweilige Mitarbeitende auch einsehen darf. Privates hat in der Personalakte nichts zu suchen.
Was in eine Personalakte gehört und wie sie aufgebaut wird, lesen Sie im Beitrag "Personalakten richtig anlegen und führen".
Einen Leitfaden zur Einführung der digitalen Personalakte finden Sie hier.
Wer darf Einsicht in die Personalakte nehmen?
Nach § 83 BetrVG hat jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin das Recht, die eigene Personalakte - ohne Angaben von Gründen - jederzeit einsehen zu dürfen. Das gilt grundsätzlich auch noch, nachdem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Doch dürfen auch Vorgesetzte, der Betriebsrat oder Dritte die Personalakten einsehen? Wie weit das Einsichtsrecht geht und wer Einsicht in die Personalakte fordern darf, lesen Sie in diesem Kapitel unseres Top-Themas.
Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?
Die komplette Personalakte einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters sollte grundsätzlich erst dann vernichtet werden, wenn wirklich alle gegenseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis vollständig erfüllt sind. Zumindest für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren ist die Aufbewahrung sinnvoll. Für einzelne Unterlagen gelten zudem längere Aufbewahrungsfristen, beispielsweise für steuerrechtlich relevante Dokumente wie Gehaltsabrechnungen. Welche Aufbewahrungsfristen es gibt, lesen Sie hier.
Löschung der Personalakte nach Kündigung
Nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber bei der Löschung der digitalen Personalakte den Datenschutz beachten. Nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dürfen Unternehmen die Daten ehemaliger Mitarbeitenden nur speichern, wenn sie ein berechtigtes Interesse daran haben. Liegt ein solches nicht vor, sind die Daten zu löschen. Der Arbeitgeber hat ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu behalten, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin möglicherweise noch Ansprüche geltend machen kann oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen. Mehr zum Thema Datenschutz lesen Sie in diesem Kapitel.