Der Blick in das Betriebsverfassungsgesetz zeigt, dass gemäß § 83 BetrVG jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin das Recht hat, die Personalakte - ohne Angaben von Gründen - jederzeit einsehen zu dürfen. Das Recht steht auch Mitarbeitenden in Betrieben ohne Betriebsrat zu. Arbeitgeber müssen allen Beschäftigten also grundsätzlich die Einsichtnahme in die eigene Personalakte gewähren. Doch wie ist der Ablauf genau geregelt und wer darf ansonsten noch die digitale Personalakte einsehen?
Recht auf Einsichtnahme: Wer darf die digitale Personalakte einsehen?
Beschäftigte dürfen laut Gesetz dazu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Für dieses gilt eine besondere Schweigepflicht in Bezug auf den Inhalt der Personalakte. Die Verletzung dieser Schweigepflicht ist gemäß § 120 Abs. 2, 4 Satz 4 BetrVG auf Antrag strafbar.
Der Betriebsrat hat kein generelles Einsichtsrecht in die Personalakten. Nur mit Zustimmung des Arbeitnehmenden darf er Einsicht nehmen. Das LAG Düsseldorf entschied kürzlich, dass ein generelles Einsichtsrecht in digitale Personalakten für den Betriebsrat mittels Betriebsvereinbarung das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeitenden verletzt. Wann und welche Informationen in der Personalakte für Vorgesetzte oder Betriebsräte freigegeben werden, muss im Einzelfall geklärt oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Das Recht, einen Anwalt hinzuzuziehen, haben Beschäftigte nicht. Aus dem Unternehmen bzw. dem Betrieb sollten nur Mitarbeitende, die Personalentscheidungen zu fällen haben, Einblick in die Personalakte haben. (Lesen Sie dazu auch "BAG-Urteil: Rechtsanwalt darf Mitarbeiter-Personalakte nicht einsehen".)
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Mitarbeitende dürfen die digitale Personalakte anfordern
Wenn Mitarbeitende die Einsicht in die eigene Personalakte fordern, muss der Arbeitgeber ihnen auch bei der digitalen Personalakte die Möglichkeit geben, alle Dokumente vollständig einzusehen. Dies lässt sich einfach gestalten, indem den Beschäftigten der entsprechende Zugriff gewährt wird. Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, dass Mitarbeitende bestimmte Bereiche der elektronischen Personalakte generell einsehen oder auch bestimmte Daten selbst aktualisieren können.
Digitale Personalakte: Wie weit geht das Einsichtsrecht?
Wie das Einsichtsrecht im Unternehmen gestaltet wird, lässt sich gemäß § 87 Abs. 11 Nr. 1 BetrVG am besten durch eine Betriebsvereinbarung regeln. Ohne eine ausdrückliche Regelung dürfen Beschäftigte jederzeit ohne besonderen Anlass Einsicht nehmen. Diese ist grundsätzlich während der Arbeitszeit zu gewähren. Mitarbeitende müssen dabei auf die betrieblichen Verhältnisse Rücksicht nehmen. Die Einsichtnahme darf nicht zur Unzeit oder in unangemessen kurzen Zeitabständen verlangt werden.
Einsicht: Personalakte kopieren
Zum Recht auf Einsicht gehört es, dass Mitarbeitende sich Notizen, Abschriften und Kopien auf eigene Kosten machen dürfen. Einen Anspruch auf Herausgabe der Personalakte in gedruckter Form haben sie jedoch nicht.
Einsicht in die Personalakte nach Ende des Arbeitsverhältnisses?
Das Einsichtsrecht in die digitale Personalakte besteht grundsätzlich auch noch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Mitarbeitende haben auch dann noch Rechte auf Beseitigung oder Änderung unrichtiger Daten in ihrer Personalakte. Daher dürfen sie auch dann noch Einsicht in die Personalakte fordern, ohne ein konkretes, berechtigtes Interesse geltend machen zu müssen.
Einsichtsrecht: Datenschutz beachten
Bei digitalen Personalakten wird der Anspruch auf Einsichtnahme durch den datenschutzrechtlichen Anspruch auf Auskunft nach § 34 BDSG i.V.m. § 15 DSGVO ergänzt. Danach dürfen Mitarbeitende alle über sie gespeicherten Daten einsehen. Mehr zum Thema Datenschutz lesen Sie in diesem Kapitel.
Was in eine Personalakte gehört und wie sie aufgebaut wird, lesen Sie in unserem Beitrag "Personalakten richtig anlegen und führen".
