Archiv Seite 1 - Digitalisierung & Transformation - Haufe

Einerseits gab es noch nie so viel Personal in den öffentlichen Verwaltungen, andererseits fehlen aktuell rund 550.000 Fachkräfte. Dieser Mangel ließe sich durch Einsatz von generativer Künstlicher Intelligenz allerdings um bis zu 165.000 Vollzeitkräfte senken, meint die Unternehmensberatung McKinsey in einer aktuellen Studie. Besonders profitieren würden durch die verstärkte Automatisierung insbesondere Steuer- und Kommunalverwaltungen. Der Bürgerdialog und die Datensicherheit könnten allgemein deutlich verbessert werden.

Im aktuellen Bitkom-Länderranking belegen Hamburg, Bayern und Sachsen in der Kategorie „Governance und Digitale Verwaltung“ die ersten Plätze. Insgesamt schneiden die Stadtstaaten besser ab als die Flächenstaaten. Was könnte hierfür die Ursache sein?

Nach einer aktuellen Studie ist der Frauenanteil bei den Führungskräften der kommunalen Unternehmen im Vergleich zu Vorjahr leicht gestiegen. Mit 22,1 % ist der Wert jedoch noch immer vergleichsweise niedrig. Spitzenreiter ist Hannover mit einem paritätischen Anteil zwischen Frauen und Männern in den Leitungspositionen der städtischen Firmen.

Ein Policy Paper der Denkfabrik Agora Digitale Transformation rät zu einer verstärkten zentralen Verankerung der Verantwortlichkeiten, um die digitale Transformation in den Bundesministerien effektiver und zielstrebiger zu gestalten. Dabei spricht das Paper sechs Handlungsfelder an, darunter die aktuellen Strukturen der Ministerialbürokratie. Die Lösungsvorschläge für die Problematik sehen die Forscher in der Einrichtung neuer Entscheidungsinstitutionen, von der Kompetenzbündelung in bisherigen Ministerien bis hin zur Schaffung eines Ministeriums ausschließlich für die Verwaltungsdigitalisierung.

Die Gesellschaft altert und das Erwerbspersonenpotential sinkt dramatisch. In den Behörden wird gleichzeitig in 15 Jahren knapp die Hälfte der aktuell Beschäftigten fehlen. Employer Branding allein wird da keine Rettung sein. Was dann? Vier Strategien, wie der öffentliche Dienst bestehen kann.

Der Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat hat in seiner Sitzung am 12.6.2024 einen Einigungsvorschlag für das Gesetz zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes sowie weiterer Vorschriften zur Digitalisierung der Verwaltung vorgelegt. Danach soll das ELSTER-Softwarezertifikat weiterhin verwendet werden können. Weitere Änderungen betreffen die geplante BundID sowie die Evaluierung des Gesetzes.

Die Digitalisierung der Verwaltung läuft nur schleppend voran. Wissenschaftler der Deutschen Akademie der Technikwissenschaften acatech schlagen vor, einen Rechtsanspruch auf Digitalisierung der Verwaltung einzuführen, um den Handlungsdruck zu erhöhen.

Bei der Bezahlkarte für Asylbewerber gibt es zahlreiche Anforderungen, die von den Kartenanbietern in unterschiedlicher Ausprägung erfüllt werden. Aber wie reduzieren Sie als Behörde das Risiko von technischen Problemen oder Verzögerungen und worauf achten Sie bei der Wahl des Bezahlkartenanbieters?

Der Bundesrat hat einer bundeseinheitlichen Rechtsgrundlage für eine Bezahlkarte für Asylbewerber und Geflüchtete zugestimmt. Mit der Bezahlkarte sollen Geflüchtete einen Teil der ihnen zustehenden Leistungen als Guthaben und einen weiteren Teil als Bargeld erhalten.

Am 22.4.2024 veröffentlichte das BMAS die Digitalisierungsstrategie der Arbeits- und Sozialverwaltung. Darin enthalten sind 60 konkrete Maßnahmen zur Digitalisierung und Automatisierung der Verwaltungsprozesse. Ziel ist die digitale Transformation der Arbeits- und Sozialverwaltung bis zum Jahr 2030.

Die öffentliche Verwaltung wird immer mehr durch tiefgreifende Veränderungen wie der Klimawandel oder die Alterung der Gesellschaft und die damit zusammenhängenden Gesundheitsrisiken für die Beschäftigten konfrontiert. Ämter und Behörden sollen deshalb ihre „Resilienz“ stärken, um proaktiv den Wandel zu meistern. In Hamburg wurden 2023 für diese Aufgabe über vier Millionen Euro aus dem „Effi-Fonds“ bereitgestellt.

Das neue Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0) für mehr digitale Verwaltung ist am 22.3.2024 im Bundesrat gescheitert. Die Bundesregierung hat nun beschlossen, den Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat anzurufen.

Cloud-Lösungen stammen häufig von Anbietern aus den USA, was auf Grund der national unterschiedlichen Datenschutzstandards Probleme mit sich bringen kann. Für die Verwaltung besonders sensibler Daten hat der Bund nun dem deutschen Anbieter Ionos einen Großauftrag erteilt.

Beim Abschluss von Arbeitsverträgen soll künftig die Textform statt der Schriftform ausreichen. Die Bundesregierung hat eine entsprechende Regelung in den Gesetzentwurf zur Bürokratieentlastung aufgenommen.

Sie wird seit Monaten diskutiert, einige Landkreise haben sie schon eingeführt: Die Bezahlkarte für Asylsuchende. givve® als Kartenanbieter hat in kürzester Zeit mehrere Landkreise mit der Bezahlkarte ausgestattet und dabei je nach Auftraggeber verschiedene Vorgaben umgesetzt.

Die Abschaffung der Fax-Technik in der öffentlichen Verwaltung wird von der Wirtschaft gefordert. Dass in Behörden zum Teil noch immer gefaxt wird, stößt in der Öffentlichkeit oftmals auf Unverständnis. Gleichwohl gibt es Gründe und sogar gesetzliche Verpflichtungen für ein Festhalten am Telefax. Nachfolgend wird hierzu die aktuelle Lage in Niedersachsen, Bremen und Bayern dargestellt.

Die Karriereleiter erklimmen, aufsteigen, befördert werden. Die Logik hierarchischer Organisationen sieht zwangsweise den Aufstieg vor. Die Symbole der dann erreichten Karrierestufe sind Macht, die Größe des Büros, der Parkplatz für den Firmenwagen oder die neueste IT-Ausstattung. Aber die Arbeitswelt hat sich längst weiterentwickelt. New Work stellte die klassische Karriere in Frage. Hierarchien werden abgebaut und viele wollen auch nicht mehr „nach oben“. Die Menschen erwarten alternative Angebote. Höchste Zeit für ein neues Verständnis von Karriere.

Die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland befindet sich noch nicht auf dem geplanten Stand. Mit dem Onlinezugangsgesetz 2.0 soll nun ein (einklagbares) Recht auf digitale Verwaltungsleistungen geschaffen werden.

Der Branchenverband Bitkom hat in seiner Studie „Monitor Digitalpolitik“ ermittelt, dass erst 18 Prozent der digitalpolitischen Vorhaben der laufenden Legislaturperiode umgesetzt sind. Mit gesteigertem Tempo sei die Erreichung der digitalen Ziele aber noch möglich.

Hackerangriffe gegen Kommunen, Krankenhäuser oder Energieversorger nehmen zu und verursachen große Schäden. Ein Beispiel aus Hessen zeigt, wie der öffentliche Dienst die IT-Sicherheit stärken kann.

Die Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung sind bereit, den digitalen Wandel voranzutreiben. Was die Beschäftigten von ihren Arbeitgebern erwarten, wie zufrieden sie mit der Digitalisierung in ihrer Behörde sind und wie es speziell um die IT-Sicherheit bestellt ist, wurde in einer aktuellen Studie untersucht.

Mit dem „Onlinezugangsgesetz 2.0“ will die Bundesregierung einen neuen Anlauf für die Digitalisierung der Verwaltung nehmen. Nach Ansicht der Grünen-Politikerin Khan ist dies dringend notwendig, um drohende Standortnachteile abzuwenden.

Dass Retention heute einen enormen Stellenwert hat, ist inzwischen in den Personalabteilungen angekommen. Der Druck auf Personaler und Führungskräfte ist hoch, das Personal zu halten. Händeringend wird nach Maßnahmen gesucht, die zum Bleiben motivieren. Gleichzeitig erlebe ich eine große Unsicherheit bei der Frage, wie das gehen soll. Hier einige Vorschläge.

Am Berliner Kammergericht hat Anfang Dezember 2023 der Einsatz der elektronischen Akte (E-Akte) in Zivil- und Familiensachen begonnen. Das ist eine positive Nachricht im Rahmen der Umsetzung der E-Akte in den Berliner Justizbehörden und Verwaltungen. Denn bislang gestaltete sich deren Einführung eher problematisch, vor allem wegen mangelnder Benutzerfreundlichkeit. Wann kommt die Einführung der E-Akte für alle Behörden in Berlin?

Mit eindringlichen Worten mahnt der Nationale Normenkontrollrat (NKR) in dem Jahresbericht 2023 zu mehr Tempo bei der Verwaltungsdigitalisierung. Deutschland komme viel zu langsam voran und liege abgeschlagen hinter den meisten europäischen Staaten. Es fehle an Vision, Ambition und politischem Willen.

Im Zuge der Digitalisierung des öffentlichen Dienstes wird immer öfter von Push Government gesprochen. Dahinter verbirgt sich nicht weniger als eine Revolution des Verwaltungshandelns und ein gewaltiger Turbo für die Digitalisierung. Endlich stehen nicht Anträge und Online-Services im Fokus, sondern der Mensch. Aber was bedeutet Push Government konkret?

Marken gibt es viele. Sie begegnen uns täglich hundertfach in analoger und digitaler Werbung. Die meisten bleiben nicht im Gedächtnis. Weil sie beliebig und austauschbar sind. Das trifft auch auf Arbeitgebermarken zu. Viel Engagement in einem langen Employer Branding Prozess und zahlreiche Personalmarketingaktionen scheinen zu verpuffen. Ratlosigkeit macht sich breit. Folgende Tipps helfen, die Orientierung nicht zu verlieren.

71 Prozent der Deutschen sehen einen Vorteil darin, Behördendienste digital abzuwickeln – das ist eines der zentralen Ergebnisse des eGovernment MONITOR 2023. Die Studie zeigt aber auch: 42 Prozent der Bürgerinnen und Bürger sind mit dem derzeitigen Angebot nicht zufrieden.

Wie vielleicht kein anderer Bereich der staatlichen Verwaltung muss die Bundeswehr auf der technologischen Höhe der Zeit sein, um ihre Aufgaben erfüllen zu können. Um Innovationen im Bereich der Digitalisierung voranzutreiben, hat sie Einheiten gegründet, die mit spezifischen Instrumenten einen innovativen „Mindset“ unter den Mitarbeitenden fördern sowie hauseigene technische Lösungen entwickeln sollen.

Der Branchenverband Bitkom hat zum fünften Mal die 81 deutschen Städte mit mindestens 100.000 Einwohnern in den Themenbereichen Verwaltung, IT und Kommunikation, Energie und Umwelt, Mobilität und Gesellschaft untersucht. Im Jahr 2023 ist die Stadt München Spitzenreiter, die auch im Bereich digitale Verwaltung den ersten Platz belegt.

Die Digitalisierung der deutschen Verwaltungen kommt viel zu langsam voran, bemängelt der Bundesrechnungshof in einem jetzt veröffentlichten Beratungsbericht an den Haushaltausschuss des Deutschen Bundestages. Einen gewichtigen Grund für die schleppende Umsetzung sieht der Bericht in der bislang zu passiven Haltung des Bundesinnenministeriums, das seine Steuerungsrolle zukünftig entschiedener wahrnehmen müsse.

Für viele Verwaltungsdienstleistungen ist für Menschen in Thüringen noch immer der Weg zum Amt nötig. Der Freistaat ist bei der Digitalisierung der Verwaltung aber bundesweit in der Spitzengruppe, wie aus einer Übersicht des Bundesinnenministeriums hervorgeht. 

Mit der ganzheitlichen Strategie der „Smart City Region“ wollen die Stadt Lübeck und ihre Verwaltungen digitale Vorreiter in Deutschland werden. Die gesamte Stadtentwicklung wird dabei digitalisiert und Menschen, Projekte, Informationen sowie Themen vernetzt. Der soziale Aspekt der Entwicklung steht dabei im Fokus. Neuestes Pionierprojekt: Die „Smart City Family“, deren „Familienmitglieder“ den Lübeckern per Videos die Vorteile der Digitalisierung vorstellen.

Die Bundesregierung hat eine neue Datenstrategie beschlossen. Künftig sollen Daten effektiver genutzt werden und in größerem Umfang und besserer Qualität zur Verfügung stehen. So sollen auch die technischen und rechtlichen Voraussetzungen für den Einsatz von KI-Anwendungen in der Verwaltung geschaffen werden.

Die Ampel-Koalition versprach in ihrem Koalitionsvertrag eine umfassende Digitalisierung der Verwaltung, des Gesundheitswesens und der Schulen. Nach der Halbzeit der Amtsperiode ziehen die Digitalverbände Bitkom und eco eine kritische Zwischenbilanz. Bei vielen digitalen Vorhaben bleibt die Bundesregierung hinter ihren Zielen zurück. Es gibt aber auch positive Entwicklungen.

Bis die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland einen großen Schritt vorangekommen sein wird, wird es nach Einschätzung von Thüringens Finanzstaatssekretär Hartmut Schubert noch viele Jahre dauern. 

Das Bundesinnenministerium wünscht sich bei der digitaltauglichen Ausgestaltung von Gesetzen mehr Verbindlichkeit. Deshalb soll es zu den Grundprinzipien des sogenannten Digitalchecks Ende August einen Kabinettsbeschluss geben.

Auch im öffentlichen Dienst überlegen Arbeitgeber, den Fuhrpark nach und nach auf Elektrofahrzeuge umzustellen. Der Übergang zur Elektromobilität geht langsam voran, wie ein Beispiel des öffentlichen Fuhrparks aus Sachsen zeigt.

Die Bundesregierung will bei der Digitalisierung der Verwaltung vorankommen, unter anderem durch das neue Onlinezugangsgesetz. Im aktuellen Haushaltsentwurf ist eine massive Kürzung der Mittel für die Digitalisierung vorgesehen. Das Bundesinnenministerium weist Kritik zurück.

Bislang war das Onboarding etwas, was an Tag 1 beginnt und die Einarbeitung des neuen Beschäftigten zum Ziel hat. Checklisten waren die Regel, aber auch die völlige Überfrachtung der ersten Arbeitstage mit administrativen Themen. Heute herrscht Fachkräftemangel und mit viel Aufwand wird Personalmarketing und Recruiting betrieben. Der Einstieg sollte da tunlichst optimal verlaufen.

Im öffentlichen Dienst fehlen Fachkräfte, vor allem in den Gesundheits- und Pflegeberufen, bei der IT und Ingenieuren, aber auch in den klassischen Verwaltungsberufen. Unser Gastautor Dr. Stefan Döring nennt acht Zielgruppen, die besser erschlossen werden sollten und den Fachkräftemangel lindern könnten.

Das Landesamt für Flüchtlingsangelegenheiten (LAF) ist die erste Berliner Behörde, deren Informations- und Kommunikationstechnik im Rahmen des Landesprogramms „OneIT@Berlin“ komplett auf standardisierte IT umgestellt wurde.

Beim Anlegen und Führen von Personalakten müssen im öffentlichen Dienst arbeits- und datenschutzrechtliche Vorgaben beachtet werden. Das gilt unabhängig davon, ob sie digital oder in Papierform geführt werden. Dieser Überblick zeigt, wie eine Personalakte aufgebaut ist, welche Inhalte hineingehören und welche Inhalte nicht aufgenommen werden dürfen. Die speziellen Anforderungen an eine elektronische Personalakte werden erläutert. 

Künstliche Intelligenz (KI) könnte bei Entscheidungen der öffentlichen Verwaltung standardisierte Prozesse automatisieren und den Beschäftigten mehr Zeit für komplexe Fälle verschaffen. Der Bundesrat hat zunächst einen Vorstoß für den KI-Einsatz bei Verwaltungsentscheidungen gestoppt.

Mit einem neuen IT-Sicherheitsgesetz will Hessen die öffentliche Verwaltung besser vor Cyberangriffen schützen. Unter anderem wird das hessische Cyber Competence Center (Hessen3C) zu einem Zentrum für Informationssicherheit weiterentwickelt und seine Befugnisse ausgeweitet.

Das Kompetenzzentrum Öffentliche IT am Fraunhofer-Institut FOKUS hat den Deutschland-Index der Digitalisierung 2023 vorgestellt. In der Studie wird untersucht, wie es um die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland auf Länderebene bestellt ist und wie sich Infrastruktur, Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft entwickeln. Manche Bundesländer habe beachtliche Fortschritte erzielt.

Berlins Regierungschef Kai Wegner hat mehr digitale Dienstleistungen in Behörden und einen besseren Service für die Bürger in Aussicht gestellt. Daneben wurden weitere Reformvorhaben auf einer Klausurtagung besprochen.

Über das seit fast vier Jahren bestehende MV-Serviceportal haben Bürgerinnen und Bürger im Nordosten mittlerweile Tausende Behördengänge online erledigt. Die Ziele des Onlinezugangsgesetzes konnten aber nicht erreicht werden.

Anfragen nach Workshops, vermehrt Vorträge auf Kongressen und eine steigende Anzahl an Stellenanzeigen im Bereich Social Media sind Indizien, dass Behörden ihre Kommunikation besser aufstellen wollen. Ein guter Zeitpunkt für fünf Tipps, um Behördenkommunikation erfolgreich auf Höhe der Zeit zu managen.