Den Inhalt der Personalakte bestimmt grundsätzlich der Arbeitgeber. Die Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers ist aufgrund des Bundesdatenschutzgesetzes sowie grundrechtlicher Wertentscheidungen beschränkt.
Für die Frage, welche konkreten Vorgänge und Informationen aufbewahrt und damit zur materiellen Personalakte genommen werden dürfen, ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG maßgeblich. Danach dürfen nur personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Es reicht damit nicht aus, dass Vorgänge nur einen Bezug zum Beschäftigungsverhältnis aufweisen, damit sie rechtmäßig den Personalakten zugeführt werden können. Die Verarbeitung muss auch erforderlich sein.
Die Datenerhebung durch den Arbeitgeber muss außerdem dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit entsprechen, insbesondere muss sie angemessen sein . In diesem Zusammenhang ist durch den Arbeitgeber eine Interessenabwägung unter Berücksichtigung grundrechtlicher Wertentscheidungen vorzunehmen. Seitens des Beschäftigten ist dabei insbesondere das allgemeine Persönlichkeitsrecht zu beachten, seitens des Arbeitgebers dessen Interesse an einer Aufbewahrung entsprechender Daten. Bei der Durchführung der Interessenabwägung können im Wesentlichen die Kriterien des Fragerechts beim Bewerbungsgespräch herangezogen werden.
Ob seitens des Arbeitgebers ein Fragerecht besteht, hängt davon ab, ob der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Information hat. Das Interesse des Arbeitgebers muss so gewichtig sein, dass dahinter das Interesse des Beschäftigten zurückzutreten hat, seine persönlichen Lebensumstände geheim zu halten.
Unzulässige Fragen betreffen regelmäßig die folgenden Kategorien:
- Partnerschaft, Familienplanung, Schwangerschaft, sexuelle Identität
- Gesundheit und Behinderung
- Religion und Weltanschauung
- politische Überzeugung und Gewerkschaftszugehörigkeit
- Vermögensverhältnisse
Zu beachten ist, dass in Ausnahmefällen auch an diesen Informationen ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers angenommen werden kann und damit die Aufnahme der Information in die Personalakte rechtmäßig erfolgen kann. So gelten z. B. Informationen zum Gesundheitszustand des Beschäftigten dann als Bestandteil der Personalakte, wenn ein konkreter Bezug zur Tätigkeit gegeben ist.
Die Vorschriften aus dem Bundesdatenschutzgesetz werden ergänzt durch den Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität, den der Arbeitgeber bei der Führung von Personalakten zu beachten hat (siehe Abschnitt 4.1.5). Die durch den Arbeitgeber aufbewahrten Informationen und Unterlagen sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die Person des Beschäftigten und seinen dienstlichen Werdegang geben. Dies ist insbesondere im Öffentlichen Dienst von besonderer Bedeutung, weil sich Einstellung und Beförderung von Arbeitnehmern und Beamten nach dem Prinzip der Bestenauslese des Art. 33 Abs. 2 GG richten.
Personalakten dienen dem Arbeitgeber als Grundlage für alle Arten von Personalentscheidungen. Lückenhaft geführte Personalakten können zu Fehleinschätzungen führen und sich daher nachteilig für den Arbeitgeber auswirken. Aus diesem Grund steht der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität bei der Führung von Personalakten im besonderen Interesse des Arbeitgebers. Gleichzeitig dient er – jedenfalls in bestimmter Hinsicht – auch den Interessen des Beschäftigten, da eine unvollständige und lückenhafte Wiedergabe auch zu für ihn nachteiligen Schlüssen führen kann .
Konflikte bei der Frage, ob eine Information durch den Arbeitgeber aufbewahrt und damit in die materielle Personalakte aufgenommen werden darf oder nicht, sind im Wege einer Interessenabwägung zu lösen .
Unter Berücksichtigung dieser Grundsätze bestimmt den Inhalt der Personalakte allein der Arbeitgeber. Der Beschäftigte hat keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber bestimmte ihm vom Beschäftigten übergebene Unterlagen zur Personalakte nimmt. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber Informationen, die im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses an Relevanz verloren haben, aus der Personalakte entfernen. Er ist nicht verpflichtet, den Beschäftigten hierüber zu informieren.
Grundsätzlich entscheidet allein der Arbeitgeber über die Inhalte der Personalakten. Eine Ausnahme hiervon stellt § 83 Abs. 2 BetrVG dar. Danach können Arbeitnehmer die Ergänzung der Personalakte um schriftliche Erklärungen verlangen. Der Arbeitgeber kann die Aufnahme der Erklärung in die Personalakte nicht verweigern. In der Praxis handelt es sich dabei regelmäßig um Gegendarstellungen in Bezug auf schriftlich dokumentierte Ermahnungen und Abmahnungen.
Bestandteil der materiellen Personala...