Die digitale Personalakte / 3.1.6 Aufführung im Verarbeitungsverzeichnis

Gemäß Art. 30 Art. 1 DSGVO sind Verantwortliche dazu verpflichtet, alle Verarbeitungstätigkeiten in ihrem Zuständigkeitsbereich übersichtlich und kompakt in einem Verarbeitungsverzeichnis festzuhalten. Im Verarbeitungsverzeichnis sollte auch der Einsatz der digitalen Personalakte dokumentiert sein. Insbesondere sollte festgehalten werden, zu welchem Zweck der Einsatz der digitalen Personalakte erfolgt (z. B. vereinfachte Personalverwaltung), welche Kategorien personenbezogener Daten (z. B. sämtliche Personalstammdaten, Arbeitszeitnachweise, Urlaubsanträge, Teilnahmebestätigungen an Fortbildungen) und welche Kategorien an Personen (z. B. Angestellte, Praktikanten) betroffen sind, an welche Kategorien von Empfängern die Daten offengelegt werden (z. B. Auftragsverarbeiter, Softwareanbieter), ob personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, welchen Löschfristen die Daten unterliegen und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ihrem Schutz ergriffen werden.