Die Rolle der Payroll-Abteilung / 2 Reputation der Payroll-Abteilung

Der Ruf der Fachabteilung für Entgeltabrechnung ist in den Unternehmen oftmals kein guter – und das hat mehrere Gründe. Zunächst wird die Aufgabenvielfalt der Lohnexperten von der übrigen Belegschaft und der Geschäftsführung eher nicht gesehen. Weiterhin haben viele Arbeitnehmer nur dann mit der Payroll zu tun, wenn sie glauben, dort seien Fehler zu ihrem Nachteil gemacht worden – oder wenn sie notwendige, aber lästige Bescheinigungen einfordern müssen. Für die Geschäftsführung ist die Payroll außerdem ein nicht unerheblicher Kostenfaktor, denn Fachleute für Entgeltabrechnung sind in Deutschland Mangelware und daher meistens teuer. Außerdem müssen sie aufwendig fortgebildet werden. Hinzu kommen unrichtige Annahmen mit Blick auf die Leistungsfähigkeit moderner Lohnsoftware. Laien vermuten gerne, eine solche Software könnte so gut wie alle relevanten Prozesse automatisch abbilden und der Mensch vor dem Bildschirm müsse lediglich noch ein paar Dinge steuern.

Ebenfalls ein wichtiger Faktor ist die tendenzielle Geräuschlosigkeit der Payroll im Betrieb. Laufen alle Dinge richtig und gibt es keinen Grund zur Reklamation, fallen die Kollegen aus der Payroll-Abteilung nicht auf. In der Tendenz vergisst man beinahe, dass es sie gibt. Kommt es allerdings zu größeren Problemen mit Wirkung auf die Auszahlungsbeträge, herrscht rasch Aufruhr und von der Arbeitnehmervertretung über die Beschäftigten bis zur Chefetage haben alle die Verantwortung rasch in der Entgeltabrechnung verortet.

2.1 Unterschätzte Bedeutung

Betrachtet man sich die oben beschriebenen Aufgabenbereiche der Payroll, wird unschwer deutlich, wie groß die Verantwortung dieser Fachabteilung ist und wie zahlreich die Prozesse sind, die es alltäglich zu bewältigen gilt. Beinahe niemand in den Unternehmen weiß tatsächlich darum und auch manche Payroller sind sich über Umfang und Bedeutung ihrer Leistungen oftmals nur mäßig bewusst. Sie sind viel Arbeit gewöhnt und liefern eben zuverlässig ab.

2.2 Verbesserungspotenziale

Wie kann der Ruf der Payroll in den Unternehmen aufpoliert werden? Was ist zu tun, um den Lohnexperten jene Bedeutung zuteilwerden zu lassen, welche sie durch ihre Arbeit verdienen?

Die Antwort ist schlicht: Aufklärung tut Not – am besten von oben nach unten. Es gilt, den obersten Führungsebenen überzeugend darzulegen, wie elementar das Schaffen der Payroll für den Unternehmenserfolg ist. Wird dies dort begriffen, sind weitere Aufklärungskampagnen womöglich nicht mehr weit. Diese interne Lobbyarbeit könnte die Personalabteilung initialisieren oder zumindest unterstützen, denn dem Personalmanagement wird eher Gehör geschenkt als der Entgeltabrechnung. Eine solche Infokampagne kann auch über die Arbeitnehmervertretung gestartet und von dort in die Geschäftsführung getragen werden.

Doch auch die Entgeltabrechner selbst können etwas beitragen, frei nach dem bekannten Motto: "Tue Gutes und sprich darüber!" Auch die Payroll hat das Recht, ihre eigenen Leistungen nach außen zu tragen – andere Abteilungen machen das ebenso.