Dienstreise: Kombination mit privatem Urlaub / Lohnsteuer

1 Aufteilung bei privater Urlaubsverlängerung

Wird eine Dienstreise mit einem privaten Urlaub verbunden, ist eine Aufteilung der Reisekosten vorzunehmen.^[1] Solche sog. gemischt veranlassten Reisen mit privater Mitveranlassung dürfen aufgeteilt werden in

• steuerfreie Bestandteile, die im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgen, und
• lohnsteuerpflichtige Bestandteile, die sich als geldwerter Vorteil darstellen.^[2]

Diese Grundsätze hat der BFH mit seinem Beschluss zum Werbungskostenabzug in vollem Umfang bestätigt.^[3] Im Regelfall sollte die Aufteilung keine negativen Folgen für die private Verlängerung von beruflich veranlassten Dienstreisetätigkeiten haben. Wenn der Dienstreise ein eindeutiger unmittelbarer betrieblicher/beruflicher Anlass zugrunde liegt (z. B. ein Mitarbeiter nimmt aufgrund der Weisung seines Arbeitgebers einen Kundenbesuch wahr, den er mit einem Privataufenthalt verbindet), ist von einer untergeordneten privaten Mitveranlassung der Kosten für die Hin- und Rückreise auszugehen.

Für die Aufteilung der Kosten gilt Folgendes:

• Die Übernachtungs- und Verpflegungskosten dürfen natürlich nur für die dienstlich notwendigen Tage steuerfrei erstattet werden.
• Fahrt- und Flugkosten können hingegen in vollem Umfang steuerfrei ersetzt werden. Eine Aufteilung ist nicht vorgesehen. Das gilt ausnahmsweise dann nicht, wenn die privat veranlassten Reisetage zu einer abgrenzbaren Erhöhung der Fahrtkosten führen. In diesem Fall liegt nur in Höhe der ohne Verlängerung anfallenden Fahrtkosten steuerfreier Arbeitslohn vor.^[4]

Praxis-Beispiel

Private Verlängerung einer Geschäftsreise

Ein Außendienstmitarbeiter hat am 12.11. um 9:00 Uhr einen Kundentermin in Hamburg. Er fliegt deshalb am 11.11. um 17:45 Uhr von Stuttgart nach Hamburg. Der Kundentermin am nächsten Tag dauert bis zum Nachmittag. Da er sich Hamburg aber privat ansehen will, fliegt er erst am 14.11. abends nach Stuttgart zurück. Der Flugpreis von 220 EUR für den Hin- und Rückflug ist identisch.

Ergebnis: Es handelt sich um eine Dienstreise mit einem unmittelbaren betrieblichen Anlass. Die Flugkosten können deshalb in vollem Umfang von 220 EUR steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Eine Aufteilung ist nicht erforderlich, da der Reise ein unmittelbarer betrieblicher Anlass zugrunde liegt. Mehrkosten durch den späteren Rückflug entstehen nicht. Die Übernachtungs- und Verpflegungskosten sind jedoch nur für die dienstlich notwendigen Tage am 11. (Übernachtung und Verpflegung) bzw. 12.11. (Verpflegung) steuerfrei zulässig.

Achtung

Steuerpflicht bei privaten Reisemotiven

Tritt die berufliche Veranlassung einer Reise in den Hintergrund, d. h., ist die Berufsausübung nur Vorwand für eine ggf. mehrtägige "Reise" des Arbeitnehmers, so gehören alle vom Arbeitgeber getragenen Aufwendungen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Bei der Versteuerung kann ggf. § 40 Abs. 2 EStG Anwendung finden, wenn es sich dabei um eine Betriebsveranstaltung handelt.

[1] BFH, Urteil v. 18.8.2005, VI R 32/03, BStBl 2006 II S. 30; sog. Portugalurteil.

[2]

S. Incentivereisen in der Entgeltabrechnung .

[3] BFH, Beschluss v. 21.9.2009, GrS 1/06, BStBl 2010 II S. 672.

[4] BMF, Schreiben v. 6.7.2010, IV C 3 – S 2227/07/10003: 002, BStBl 2010 I S. 614.

2 Werbungskostenabzug bei Anschlussurlaub

Die Ausführungen zur Kostenaufteilung beim steuerfreiem Arbeitgeberersatz gelten in gleicher Weise für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers. Aufwendungen für solche Reisen sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie durch den Beruf veranlasst sind. Während die Fahrt- und Flugkosten in vollem Umfang abzugsfähig sind, wenn der Reise ein unmittelbarer dienstlicher Anlass zugrunde liegt, dürfen die Verpflegungs- und Übernachtungskosten nur für die dienstlich notwendigen Tage als Werbungskosten abgezogen werden.

Zeitanteilige Aufteilung der Aufwendungen

Sind an einzelnen Tagen einer mehrtägigen Dienstreise private Programmpunkte vorgesehen, müssen die Kosten der An- und Abreise bei gemischt veranlassten Reisen nach Maßgabe der beruflich und privat veranlassten Zeitanteile als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden. Der Aufteilungsschlüssel bestimmt sich nach den für den steuerfreien Arbeitgeberersatz bei Incentivereisen im Lohnsteuerverfahren dargestellten Grundsätzen.^[1] Ein (anteiliger) Abzug gemischter Aufwendungen ist nur dann ausgeschlossen, wenn es an objektiven Aufteilungskriterien der beruflichen bzw. privaten Veranlassungsbeträge fehlt.^[2]

[1]

S. Incentivereisen in der Entgeltabrechnung, Abschn. 2.2.

[2] BMF, Schreiben v. 6.7.2010, IV C 3 – S 2227/07/10003: 002, BStBl 2010 I S. 614.