3.1 Einzelnachweis von Fahrleistung und Kosten
Der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung kann mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die für den Dienstwagen insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und die Nutzungsverhältnisse durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.
Das Prinzip des Nachweisverfahrens wird durch folgende Übersicht deutlich:
| Art der Nutzung |
Berechnung des Arbeitslohns |
| Privatfahrten |
Gesamtkosten |
= Kosten pro km x privat gefahrene km |
| Jahresfahrleistung |
| |
|
|
| Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte |
Gesamtkosten |
= Kosten pro km x gefahrene km Wohnung – erste Tätigkeitsstätte |
| Jahresfahrleistung |
3.2 Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
3.2.1 Erforderliche Angaben
Die Kilometer für dienstliche und private Fahrten, wozu auch die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte bzw. unter Umständen Familienheimfahrten zählen, sind anhand eines Fahrtenbuchs nachzuweisen. Damit der dadurch ermittelte Umfang der Privatnutzung dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt werden kann, schreibt die Verwaltung genau vor, wie ein solches Fahrtenbuch zu führen ist. Für dienstliche Fahrten sind danach folgende Angaben erforderlich:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
- Reiseziel und Reiseroute,
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend. Die Eintragungen können z. B. wie folgt aussehen:
Fahrtenbuchaufzeichnungen
| Abfahrt |
Ziel/Reiseroute |
Anlass/aufgesuchte Geschäftspartner |
Ankunft |
Gefahrene Kilometer |
| Tag |
Zeit |
Km-Stand |
Zeit |
Km-Stand |
Dienstliche Fahrten |
Wohnung – erste Tätigkeitsstätte |
Private Fahrten |
| 4.3. |
8:00 |
10.100 |
Stuttgart-München-Stuttgart |
Fa. Kolb |
18:30 |
10.700 |
600 |
|
|
| 5.3. |
|
10.700 |
|
|
|
10.720 |
|
20 |
|
| 5.3. |
|
|
|
|
|
10.780 |
|
|
60 |
| 5.3. |
15:00 |
10.780 |
Stuttgart-Ludwigsburg-Stuttgart |
Fa. Held |
17:00 |
10.810 |
30 |
|
|
Zulässig sind auch elektronische Fahrtenbücher, wenn sie dieselben Anforderungen erfüllen wie bei analogen Eintragungen.
3.2.2 Aufzeichnungserleichterungen
Anforderung: Keine Beeinträchtigung der Aussagekraft
Auf einzelne der o. a. Angaben kann verzichtet werden, "soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit" nicht beeinträchtigt wird. Bei Kundendienstmonteuren und Handelsvertretern mit täglich wechselnder Auswärtstätigkeit reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufgesucht haben. Angaben über Reiseroute und die Entfernungen zwischen den einzelnen Stationen sind nur bei einer größeren Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrstrecke erforderlich.
Aufzeichnungserleichterungen für bestimmte Berufsgruppen
Bei sicherheitsgefährdeten Personen, deren Fahrtroute häufig von sicherheitsmäßigen Gesichtspunkten bestimmt wird, kann auf die Angabe der Reiseroute verzichtet werden. Größere Differenzen zwischen direkter Entfernung und gewählter Fahrstrecke stehen dem nicht entgegen. Aufzeichnungserleichterungen bestehen auch für Taxifahrer. Hier ist es ausreichend, täglich zu Beginn und am Ende der beruflichen Fahrtätigkeit den jeweiligen Kilometerstand anzugeben. Außerdem hat der Taxifahrer bezüglich Reisezweck und Reiseziel die Angabe "Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" zu machen. Führen die Fahrten über dieses Gebiet hinaus, muss auch hier eine genaue Bezeichnung des Reiseziels erfolgen. Bei Fahrlehrern genügt bezüglich Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner die Unterscheidung in "Leerfahrten, Fahrschulfahrten" o. Ä.
Keine Privilegien aufgrund Verschwiegenheitspflicht
Berufliche Verschwiegenheitspflichten berechtigen nicht, im Fahrtenbuch auf die Angabe von Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner zu verzichten. Auch
- Rechtsanwälte, Notare,
- Steuerberater, Wirtschaftsprüfer,
- Ärzte, Zahnärzte,
- Apotheker und
- Hebammen
sind bei Führen eines Fahrtenbuchs zu diesen Angaben verpflichtet, insbesondere zur Aufzeichnung der Namen von Patienten, Mandanten oder Kunden. Es ist nicht zulässig, diese Angaben durch allgemeine Beschreibungen wie "Patientenbesuch" zu ersetzen. Die für andere Arbeitnehmer festgelegten Regelungen sind auch von diesen Berufsgruppen zu beachten. Ein Arzt muss deshalb neben dem Reisezweck "Patientenbesuch" auch den Namen des aufgesuchten Patienten in seinem Fahrtenbuch aufzeichnen. Diese Grundsätze, die für das Fahrtenbuch beim Unternehmer getroffen worden sind, gelten in gleicher Weise bei der Dienstwagenbesteuerung nach der Einzelnachweismethode, wenn die Berufsausübung im Rahmen eines Dienstverhältnisses erfolgt.
Repräsentative Aufzeichnungen nicht zulässig
Die Möglichkeit der Führung eines Fahrtenbuchs für einen repräsentativen Zeitraum wird steuerlich nicht anerkannt. Die Lohnsteuer-Richtlinien verlangen bei Anwendung der ...