Dienstwagen: Behandlung in der Entgeltabrechnung / 8 Zuzahlungen / Nutzungsentgelte

8.1 Arbeitnehmer zahlt Nutzungsentgelt

Nutzungsentgelte, die der Arbeitnehmer für die Überlassung eines Dienstwagens an seinen Arbeitgeber bezahlt, mindern den geldwerten Vorteil. Dies gilt sowohl für die 1-%-Regelung als auch für die Fahrtenbuchmethode. Das BMF grenzt in einem Schreiben die anrechenbaren Nutzungsentgelte von den übrigen auf den geldwerten Vorteil "Dienstwagen" nicht anrechenbaren Beteiligungen des Arbeitnehmers an den Betriebskosten ab.^[1]

Ein Nutzungsentgelt, das den geldwerten Vorteil aus der Nutzung eines Dienstwagens zu Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Zwischenheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung mindert, ist ein arbeitsvertraglich oder dienstrechtlich vereinbarter

• nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag, z. B. eine feste Monatspauschale oder zeitraumbezogene (Einmal-)Zahlung,
• an den gefahrenen Kilometern ausgerichteter Betrag, z. B. eine Kilometerpauschale
• vom Arbeitnehmer übernommene Leasingraten bzw. Zuzahlung zu Leasingsonderkosten oder
• individuelle Betriebskosten in Form der vom Arbeitnehmer vollständig oder teilweise übernommenen Fahrzeugkosten, wie z. B. vom Arbeitnehmer gezahltes Benzingeld^[2].

Dies gilt grundsätzlich unabhängig davon, mit welcher Methode der geldwerte Vorteil für die Nutzung des Dienstwagens ermittelt wird (1-%-Regelung oder Fahrtenbuchmethode). Der entscheidende Grund für die Minderung des geldwerten Vorteils besteht darin, dass der Arbeitnehmer in Höhe des Nutzungsentgelts nicht bereichert ist.

Anrechenbare Betriebskosten

Anrechenbare, vom Arbeitnehmer selbst getragene individuelle Kraftfahrzeugkosten sind sämtliche Fahrzeugaufwendungen, die von der Abgeltungswirkung der 1-%-Methode erfasst sind bzw. bei der Fahrtenbuchmethode in die Gesamtkostenberechnung für die Ermittlung des für den geldwerten Vorteil maßgebenden Kilometersatzes einzubeziehen sind. Zu diesen Aufwendungen zählen alle Kosten, die unmittelbar dem Halten und Betrieb des Fahrzeugs dienen und im Zusammenhang mit seiner Nutzung zwangsläufig anfallen. Erfasst werden daher neben den von der Fahrleistung abhängigen Aufwendungen für Treib- und Schmierstoffe auch die regelmäßig wiederkehrenden festen Kosten, etwa für Haftpflichtversicherung oder Kraftfahrzeugsteuer. Außerdem können die vom Arbeitnehmer getragenen Absetzungen für Abnutzung und Miete für die Garage des Dienstwagens den geldwerten Vorteil Firmenwagen mindern, wenn die Garagenunterbringung des Arbeitnehmers nicht als freiwillige Leistung erfolgt.^[3]

Dies gilt auch für einzelne arbeitsvertraglich vereinbarte Kraftfahrzeugkosten,

• wenn diese zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und dem Arbeitnehmer später weiterbelastet werden oder
• vom Arbeitnehmer zunächst geleistete pauschale Abschlagszahlungen, die später anhand der tatsächlich entstandenen Kraftfahrzeugkosten am Ende des Jahres abgerechnet werden.

Wichtig

Arbeitsrechtliche Grundlage muss vorliegen

Zu den anrechenbaren Nutzungsentgelten, die sowohl bei der 1-%-Regelung als auch bei der Fahrtenbuchmethode den geldwerten Vorteil beim Arbeitnehmer mindert, zählen ausschließlich arbeitsrechtlich oder dienstrechtlich vereinbarte Zahlungen für die außerdienstliche Nutzung des Dienstwagens. Vom Arbeitnehmer getragene Betriebskosten rechnen deshalb nur dann zum anrechenbaren Nutzungsentgelt, wenn diese vom Arbeitnehmer selbst getragenen individuellen Kraftfahrzeugkosten eine arbeits- bzw. dienstrechtliche Rechtsgrundlage haben.

Die folgende beispielhafte Aufzählung verdeutlicht, bei welchen Aufwendungen es sich um anrechenbare Gesamtkosten eines Dienstwagens handelt.

Praxis-Beispiel

Zu den Gesamtkosten gehören insbesondere

• Treibstoffkosten (Benzin, Diesel, Ladestrom bei Elektrofahrzeugen),
• Wartungs- und Reparaturkosten,
• Kraftfahrzeugsteuer,
• Beiträge für Fahrzeugversicherungen, etwa die Kfz-Haftpflicht oder Kaskoversicherungen,
• Garagen- oder Stellplatzmiete bei arbeitsrechtlicher Verpflichtung^[4],
• Aufwendungen für Anwohnerparkplätze und
• Aufwendungen für die Wagenpflege.

Nicht zu den Gesamtkosten zählen Straßen- und Tunnelbenutzungsgebühren, Fährkosten, Parkgebühren, Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen sowie Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.

Pflicht zur Anrechnung im Lohnsteuerabzugsverfahren

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, im Lohnsteuerabzugsverfahren individuelle Kraftfahrzeugkosten des Arbeitnehmers bei der Nutzungswertermittlung anzurechnen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Nutzungswert pauschal (1-%-Regelung, 0,03-%-Regelung) oder anhand eines Fahrtenbuchs individuell ermittelt wird. Diese Verpflichtung des Arbeitgebers soll nur dann nicht bestehen, wenn sie ausdrücklich arbeitsvertraglich ausgeschlossen wurde. Will der Arbeitgeber sich nicht darauf einlassen, muss dies im Arbeitsvertrag oder einer anderweitigen arbeitsrechtlichen Grundlage entsprechend geregelt werden.^[5]

Praxis-Beispiel

Anrechnung der vom Arbeitnehmer getragenen Benzinkosten bei der 1-%-Methode

Einem Arbeitnehmer wurde ein Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis von 32.000 EUR ...