Zusammenfassung
Im Zeitalter der "digitalen Wirtschaft" steigt auch der Bedarf in Unternehmen zunehmend Verträge und die Interaktionen zwischen Mitarbeitern auf ein vollständig papierloses Modell umzustellen Das Fehlen weltweit harmonisierter Rechtsvorschriften in Verbindung mit schwerfälligen nationalenGesetzen hat jedoch, zumindest in der Vergangenheit, zu Unsicherheiten hinsichtlich des Anwendungsbereichs und der Gültigkeit elektronischer Signaturen geführt. Unternehmen und HR-Abteilungen sollten vor jedem Einsatz sorgfältig prüfen, ob der Einsatz digitaler Signaturen für die Geschäfts- und HR-Prozesse rechtssicher ist. Sollte der Einsatz den gesetzlichen Formvorschriften nicht genügen, bestehen wirksamkeits- und beweisrechtliche Risiken.
1 Unterschiedliche Arten elektronischer Signaturen
Die Verordnung (EU) Nr. 910/214 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.7.2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (kurz eIDAS-VO) definiert in Art. 3 Nr. 10 elektronische Signaturen als "Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet". Nach der eIDAS-VO können elektronische Signaturen "einfach", "fortgeschritten" oder "qualifiziert" sein.
Eine einfache elektronische Signatur ist die maschinenschriftliche Wiedergabe des Namens des Unterzeichners (z. B. E-Mail-Signatur oder eingescannte Unterschrift), eine fortgeschrittene elektronische Signatur verlangt eine unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellte Unterschrift, die dem Unterzeichner eindeutig zuzuordnen ist, seine Identifizierung ermöglicht und eine nachträgliche Veränderung der Daten erkennen lässt.
Die höchste Anforderung in technischer Hinsicht verlangt die qualifizierte elektronische Signatur (QES), nämlich eine mittels einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellte und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruhende Unterschrift. Eine eingescannte Unterschrift erfüllt z. B. nicht die Anforderungen an eine QES. QES-Systeme werden vielmehr durch professionelle Anbieter als Dienstleistung zur Verfügung gestellt. Hinter den komplexen Bezeichnungen verbirgt sich also häufig eine viel einfachere Realität, die jedem heutzutage im alltäglichen Leben begegnet, z. B. bei Zahlung durch Chip & Pin oder bei kontaktlosen Transaktionen, bei Online-Einkäufen durch Klicken des Buttons "Jetzt kaufen", oder durch "Unterschreiben" mit dem Namen am Ende einer E-Mail.
Schriftform (§ 126 BGB): Qualifizierte elektronische Signatur notwendig
Art. 25 eIDAS-VO stellt klar, dass eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift hat. Verlangt daher das Gesetz die Schriftform i. S. d. § 126 BGB, so kann statt der handschriftlichen Unterschrift auch die QES verwendet werden. Die gesetzliche oder vereinbarte Schriftform kann durch eine QES ersetzt werden, wenn das Gesetz nichts anderes bestimmt, s. § 126a i. V. m. § 126 Abs. 3 BGB.
Verlangt das Gesetz oder die Vereinbarung hingegen keine Schriftform, sondern nur Textform, können die anderen oben beschriebenen Varianten der elektronischen Signatur verwendet werden, s. § 126b BGB. Probleme können hier jedoch im Rahmen der Beweiskraft auftreten, da die Echtheit des Dokuments und die Abgabe der Erklärung der freien Beweiswürdigung unterliegen. Bei der QES hingegen besteht nach einer erfolgreichen Signaturprüfung ein Anscheinsbeweis der Echtheit des Dokuments.
Für das Arbeitsrecht bedeutet dies im Grundsatz, dass die Grenzen zur Nutzung der elektronischen Signatur jedenfalls dann gezogen sind, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt und die Ersetzung der Schriftform durch die sog. elektronische Form ausgeschlossen ist. Die Schriftform kann nur durch die QES erfüllt werden kann, nicht durch die anderen Formen der elektronischen Signatur. Eine eingescannte Unterschrift kann z. B. aufgrund des Grundsatzes der Formfreiheit im Arbeitsrecht dann herangezogen werden, wenn keine gesetzliche oder vereinbarte Schriftform gilt, d. h. z. B. für Vertragsergänzungen oder zur Anpassung der Arbeitszeit, Übertragung neuer Funktionen oder Gehaltserhöhungen, mithin für Verträge und Erklärungen. Weitere Ausnahmen und Stolperfallen werden nachfolgend beschrieben.
2 Beschränkungen durch das Nachweisgesetz
Das Nachweisgesetz (NachwG) gilt für alle Arbeitnehmer. Die bisher bestehende Ausnahmeregelung für Arbeitnehmer, die nur zur ...