Ohne dokumentierte Informationen (z. B. in Form eines Managementhandbuchs) ist ein Managementsystem nicht funktionsfähig, denn es stellt die Informationsplattform für das betriebliche Handeln, die Darlegung des Soll-Zustands, die Basis für die Überwachung der Wirksamkeit sowie den Fundort der relevanten Informationen und Aufzeichnungen dar. Alle gängigen Managementsystemkonzepte verlangen deshalb die Erstellung solcher dokumentierter Informationen.
Sie erleichtern auch die Transparenz der Umsetzung externer Vorgaben und die Nachweisbarkeit von deren Einhaltung. Dadurch können Dokumentations- und Nachweisforderungen z. B. von Versicherungen sowie des Gesetzgebers leichter erfüllt werden. Wie bei den Normen überlässt auch der Gesetzgeber dem Unternehmen die Form der Dokumentation. So verpflichtet § 3 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz den Arbeitgeber zur Schaffung einer "geeigneten Organisation", die jederzeit nachweisbar (identifizierbar und zuordenbar) sein muss. Der Nachweis einer geeigneten Organisation des betrieblichen Arbeitsschutzes ist jedoch nicht gleichzusetzen mit den dokumentierten Informationen, die durch die AMS-Norm DIN ISO 45.001 gefordert werden. Gleichwohl erleichtert ein AMS-Handbuch den im Arbeitsschutzgesetz indirekt geforderten Nachweis stark.
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