Dokumentierte Informationen / 6 Dokumentierte Informationen eines AMS (AMS-Handbuch)

Die dokumentierten Informationen beschreiben das Arbeitsschutz-Managementsystem eines Unternehmens und legen die Anforderungen bei der Anwendung fest. Die Notwendigkeit ergibt sich aus der praktischen Erwägung, alle arbeitsschutzrelevanten Informationen in aktueller Form an einem "Ort" zu finden, der expliziten Forderung aller AMS-Konzepte sowie indirekt aus den öffentlich-rechtlichen Forderungen der Nachweisbarkeit insbesondere einer "geeigneten Organisation" für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz (insb. § 3 ArbSchG).

Die AMS-Norm DIN ISO 45.001:2018 regelt die dokumentierte Information in Kapitel 7.5. Insgesamt fordert diese Norm folgende Dokumente (statt AMS wird in der Norm von SGA-Managementsystem gesprochen):

• Anwendungsbereich des AMS
• Arbeitsschutzpolitik
• Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse
• SGA-Risiken und SGA-Chancen
• Prozesse zum Ermitteln von SGA-Risiken und SGA-Chancen
• Maßnahmenplanung zu SGA-Risiken und SGA-Chancen
• Bewertung der SGA-Risiken und SGA-Chancen
• Informationen zu den für das Unternehmen geltenden rechtlichen Bestimmungen und anderen Anforderungen
• Arbeitsschutzziele und Planung zu deren Erreichung
• Nachweis der Kompetenzen
• Nachweis der Kommunikation
• Informationen zur betrieblichen Planung und Steuerung
• Informationen zur Notfallplanung und -reaktion
• Überwachung, Messung, Analyse und Leistungsbewertung
• Bewertung der Einhaltung von rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen
• Ergebnisse und Berichte interner Audits
• Managementbewertung
• Nachweis von Vorfällen, Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen
• Maßnahmen zu Vorfällen, Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen
• fortlaufende Verbesserung des AMS

Wichtig

Durch die dokumentierten Informationen weist ein Unternehmen auch seine geeignete Organisation des Arbeitsschutzes nach!

Ein Unternehmen, das ein Arbeitsschutzmanagement praktiziert und das AMS dokumentiert hat, erfüllt die öffentlich-rechtlichen Forderungen nach einer "geeigneten Organisation" gem. § 3 Abs. 2 ArbSchG.

Die dokumentierten Informationen sollten insbesondere umfassen:

Alle Festlegungen, z. B.

• die Arbeitsschutzpolitik,
• die Arbeitsschutzziele,
• die Organisation des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes (z. B. Organigramm, Akteure, Gremien),
• Übersichten der für das Unternehmen gültigen öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen,
• die zugewiesenen Pflichten und Aufgaben im Arbeits- und Gesundheitsschutz (z. B. Pflichtenübertragung, Funktions-/Stellenbeschreibungen, Beauftragungen) sowie
• Dokumentationsregelungen (Festlegungen, wer, was und wie zu dokumentieren hat, wo es aufbewahrt wird und wie lange es aufbewahrt wird).

Darlegung aller geregelten Aktivitäten, z. B.

• betriebliche Prozesse, in die Sicherheits- und Gesundheitsschutzaspekte eingebunden sind (z. B. in Form von Prozessbeschreibungen, Ablaufplänen, Arbeitsanweisungen oder speziellen Betriebsanweisungen),
• die arbeitsschutzspezifischen Prozesse (z. B. sicherheitstechnische und arbeitsmedizinische Betreuung, Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Prüfungen) sowie
• der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung.

Alle Arbeitshilfen, z. B.

• Vorlagen (z. B. für die Übertragung der Unternehmerpflichten, Bestellungen, Betriebsanweisungen),
• Formblätter (z. B. Formular für Unterweisungsprotokolle, Erhebungsbögen),
• Checklisten sowie
• Prüflisten für Sicherheitsaudits (interne AMS-Audits).

Alle arbeitsschutzrelevanten Aufzeichnungen (v. a. die Leistungen des Arbeitsschutzes), z. B.:

• Nachweise der Einhaltung der gültigen öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen, wie Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilungen, Gefahrstoffverzeichnisse, Lärmkataster, durchgeführte Unterweisungen, durchgeführte Prüfungen, durchgeführte arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen (sofern notwendig),
• Ereignisse (z. B. Verletzungen, Unfälle, Berufskrankheiten),
• Ergebnisse der Überprüfung der Leistung und Wirksamkeit des AMS (z. B. Begehungsprotokolle, Protokolle der ASA-Sitzungen, Auditberichte).

Wichtig

Dokumentierte Informationen bzw. das AMS-Handbuch unternehmensspezifisch erstellen

• Die Erstellung ist kein Selbstzweck. Richtig gestaltet regelt es die Umsetzung des betrieblichen Arbeitsschutzes (inkl. der Gesundheitsförderung) und hilft allen Beteiligten sich zu informieren, bietet Hilfestellungen an, unterstützt die Umsetzung, vereinfacht die Dokumentation und fördert die Nachweisbarkeit.
• Ihre Funktion im Unternehmen sollte deutlich gemacht werden.
• Dokumentierte Informationen müssen unternehmensspezifisch gestaltet sein. Von einer bloßen Übernahme von Standardlösungen (Textbausteinen oder ganzen Musterhandbüchern) ist dringend abzuraten! Dokumentierte Informationen verlieren an Bedeutung, wenn die Benutzer erkennen, dass sie nicht unternehmensspezifisch sind.
• Muster (z. B. Musterhandbücher) können und sollen nur Anregungen und eine Orientierung geben.
• Praktiziert das Unternehmen bereits ein anderes Managementsystem, sollte ein gemeinsames System für die dokumentierten Informationen erstellt werden. Dabei kann beispielsweise durch eine Referenzmatrix ei...