Fortbildung: Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung / 5 Erstattung von Reisekosten

5.1 Höhe des Arbeitgeberersatzes

Der Ersatz von Reisekosten (Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten), die mit dem Besuch einer Weiterbildungsveranstaltung verbunden sind, richtet sich nach den Grundsätzen für Auswärtstätigkeiten. Dies gilt auch dann, wenn die Weiterbildungsmaßnahme in der Freizeit, z. B. am Wochenende, stattfindet.

Bei der Erstattung von Reisekosten für Fortbildungsmaßnahmen sind die gesetzlichen Regelungen zum Reisekostenrecht zu beachten.^[2]

Praxis-Beispiel

Steuerfreie Reisekosten bei Seminarbesuch

Ein Arbeitnehmer aus Stuttgart besucht ein 2-tägiges EDV-Fortbildungsseminar, das von einem Softwareunternehmen in Ulm ausgerichtet wird. Das Seminar beginnt am ersten Tag um 9:00 Uhr und endet am nächsten Tag um 17:30 Uhr. Der Arbeitnehmer startet am ersten Tag um 7:30 Uhr an seiner Wohnung in Stuttgart und kehrt am folgenden Tag gegen 19:15 Uhr zurück. Für die Auswärtstätigkeit setzt er sein eigenes Kraftfahrzeug (Hin- und Rückfahrt: 205 km) ein. Die Seminargebühren betragen einschließlich Unterkunft 700 EUR.

Ergebnis: Die reinen Kursgebühren bleiben als Weiterbildungskosten steuerfrei. Zusätzlich kann der Arbeitgeber für An- und Abreisetag die Verpflegungspauschale von je 15 EUR (2024) steuerfrei ersetzen. Die Fahrtkosten bleiben i. H. v. 61,50 EUR (205 km × 0,30 EUR) steuerfrei. Die Übernachtungskosten sind in vollem Umfang als Reisekosten steuerfrei.

[1]

[2] Insbesondere § 9 EStG.

5.2 Bildungseinrichtung: Problem der ersten Tätigkeitsstätte

Auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Arbeitsverhältnisses zum Zweck eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird, kann eine erste Tätigkeitsstätte darstellen.^[1] Die Dauer der Bildungsmaßnahme ist dabei unerheblich.^[2]

Ein Vollzeitstudium oder eine vollzeitige Bildungsmaßnahme liegt insbesondere vor, wenn der Betroffene im Rahmen dieses Studiums oder im Rahmen dieser Bildungsmaßnahme für einen Beruf ausgebildet wird und daneben

• keiner Erwerbstätigkeit nachgeht,
• nur einer Erwerbstätigkeit mit bis zu 20 Stunden regelmäßiger wöchentlicher Arbeitszeit oder
• einer Erwerbstätigkeit in Form eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses (Minijob) nachgeht.^[3]

Wird die Bildungsstätte zur ersten Tätigkeitsstätte, scheidet ein steuerfreier Reisekostenersatz aus. Möglich ist dann nur bei der Steuererklärung der Werbungskostenansatz der Entfernungspauschale von 0,30 EUR je Entfernungskilometer bzw. von 0,38 EUR ab dem 21. Entfernungskilometer.

[1] § 9 Abs. 4 Satz 8 EStG.

[2] BFH, Urteil v. 14.5.2020, VI R 24/18, BStBl 2020 II S. 770.

[3] BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5-S 2353/19/10011:006, BStBl 2020 I S. 1228, Tz. 33.