Frotscher/Geurts, EStG § 19 Nichtselbständige Arbeit / 3.3.9 Durchlaufende Gelder und Auslagenersatz

Rz. 112

Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz sind nach R 3.50 LStR 2023 anzunehmen, wenn der Arbeitnehmer die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers macht (s. a. Rz. 76a). Unerheblich ist dabei, ob der Arbeitnehmer nach außen im eigenen Namen oder im Namen des Arbeitgebers handelt. Die Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber als durchlaufende Gelder oder zum Ersatz von Auslagen erhält, sind nach § 3 Nr. 50 EStG steuerbefreit. Sie gehören jedoch systematisch schon gar nicht zum Arbeitslohn. Denn ein Arbeitnehmer wird durch sie nicht bereichert. Allerdings ist eine pauschale Kostenerstattung neben einem Gehalt nur dann als nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfreier Auslagenersatz anzusehen, wenn die Pauschale im Großen und Ganzen den tatsächlichen Aufwendungen entspricht.^[1]

Rz. 113

Der BFH hat zum Ersatz von Instrumentengeld den Auslagenersatz als Ersatz von Aufwendungen definiert, die der Arbeitnehmer im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers tätigt, die der Arbeitsausführung dienen und die nicht zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers führen.^[2] Diese Aufwendungen hat nach arbeits- und auftragsrechtlichen Regeln der Arbeitgeber zu tragen. Nicht steuerbarer Auslagenersatz ist entgegen R 3.50 Abs. 2 LStR 2023 auch ein pauschaler Abgeltungsbetrag für Auslagen, sofern die abgegoltenen Aufwendungen erfahrungsgemäß regelmäßig in etwa gleicher Höhe wiederkehren. Ist der Pauschbetrag jedoch überhöht oder ist die Berechnung der Höhe nicht aufklärbar, so ist der gesamte Abgeltungsbetrag als versteckter Arbeitslohn steuerpflichtig.^[3]

Rz. 114

Beispiele für einen nicht steuerbaren Auslagenersatz sind:

• Ersatz von Gebühren für geschäftliche Telefongespräche^[4];
• Reisekostenerstattungen als Aufwendungen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers^[5]; aus öffentlichen Kassen geleistete Entschädigungen und Vergütungen sind nach § 3 Nr. 13 EStG nur steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer diese bei entsprechendem eigenem Aufwand als Werbungskosten geltend machen könnte. Vergütungen für umzugsbedingte Neuanschaffung bürgerlicher Kleidung anlässlich der Versetzung an einen klimatisch andersartigen Ort nach §§ 11f. des Auslandsumzugskostengesetzes sind daher Arbeitslohn.^[6]
• Ersatz des Arbeitgebers für Gegenstände des Arbeitnehmers, die dieser auf eine Dienstreise mitnehmen musste und die ihm dabei gestohlen wurden^[7];
• Ersatz für typische Berufskleidung;
• Bezuschussung der Anschaffung von Arbeitsmitteln; Arbeitslohn liegt hingegen vor, wenn der Arbeitgeber das bezuschusste Arbeitsmittel dem Arbeitnehmer zu Eigentum überlässt; dem Arbeitnehmer stehen hierauf AfA zu^[8];
• Erstattung von Aufwendungen des Arbeitnehmers für die berufliche Fort- und Weiterbildung (R 19.7 LStR 2023)^[9];
• pauschale Fehlgeldentschädigung bis zu 16 EUR (R 19.3 Abs. 1 Nr. 4 LStR 2023);
• Aufwendungen eines Arbeitnehmers für Computersysteme kann der Arbeitgeber i. H. v. 20 %, höchstens 20 EUR des Rechnungsbetrags, monatlich steuerfrei ersetzen; ab Vz 2000 ist die private Mitbenutzung arbeitgebereigener Personalcomputer und Telekommunikationsgeräte gänzlich von der Steuer freigestellt (R 3.45 LStR 2023).^[10]

Rz. 115

Hingegen spricht eine Vermutung für stpfl. Arbeitslohn (Werbungskostenersatz), wenn ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Ersatz für die Anschaffung von Arbeitsmitteln mit mehrjähriger Nutzungsdauer und von nicht geringem Wert gewährt. Der Arbeitnehmer ist dadurch bereichert, dass die Gegenstände in sein Eigentum übergehen und er hierüber verfügen kann.^[11]

[1] BFH v. 2.10.2003, IV R 4/02, BFH/NV 2004, 260, BStBl II 2004, 129.

[2] BFH v. 21.8.1995, VI R 30/95, BStBl II 1995, 906.

[3] BFH v. 2.10.2003, IV R 4/02, BStBl II 2004, 129: Pauschale Kostenerstattung in der Erziehungshilfe.

[4] Im Einzelnen BMF v. 23.5.1980, IV B 6 – S 2334 – 57/80, BStBl I 1980, 252.

[5] BFH v. 27.7.1988, I R 28/87, BStBl II 1989, 449; anders § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG: sachliche Steuerbefreiung; BMF v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011:006, BStBl I 2020, 1228.

[6] BFH v. 12.4.2007, VI R 53/04, BFH/NV 2007, 1411.

[7] BFH v. 30.11.1993, VI R 21/92, BStBl II 1994, 256.

[8] BFH v. 21.8.1995, VI R 30/95, BStBl II 1995, 906.

[9] BMF v. 13.4.2012, IV C 5 – S 2332/07/0001, BStBl I 2012, 531: Lohnsteuerliche Behandlung der Übernahme von Studiengebühren für ein berufsbegleitendes Studium durch den Arbeitgeber.

[10] Hüllmann, NWB 2010, 4214.

[11] BFH v. 28.3.2006, VI R 24/03, BFH/NV 2006, 1207; BFH v. 21.8.1995, VI R 30/95, BStBl II 1995, 906: Gelder für Musikinstrumente.