Lohnsteuerliche Behandlung von Kostenerstattung im Homeoffice

Arbeitnehmende, die vorwiegend im Homeoffice arbeiten, sehen sich mit hohen Kosten für Strom und Heizung ebenso wie mit Kosten für Telefon, Internet, Bürobedarf und gegebenenfalls auch Kosten für die Ersteinrichtung des Arbeitsplatzes konfrontiert. Wir geben einen Überblick zu den Möglichkeiten, aber auch zu den Tücken eines eventuellen Arbeitgeberersatzes unter Berücksichtigung der neuesten Gesetzes- und Verwaltungsregeln.

Überlassung von Arbeitsmitteln: unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei

Zumindest eine gute Nachricht gibt es fast immer: Überlässt der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden Arbeitsmittel (zum Beispiel Laptop, Ordner, Locher) unentgeltlich zur Nutzung und ist die private Mitbenutzung ausgeschlossen, liegt kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR).

Unerheblich ist hierbei, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und den Arbeitnehmenden zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die Arbeitsmittel selbst anschafft und der Arbeitgeber ihm/ihr die Kosten erstattet (steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG). Wichtig ist nur, dass die Arbeitsmittel regelmäßig

• im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und
• eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin ausgeschlossen ist.

Ist hingegen eine private Mitnutzung gegeben, liegt regelmäßig Arbeitslohn vor. Allerdings kann bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG vorliegen.

Vertragliche Regelung zur Überlassung von Arbeitsmitteln empfehlenswert

Neben den Grundlagen zur Tätigkeit im Homeoffice - zum Beispiel Anzahl der Tage, Arbeitsplatzausstattung oder gegebenenfalls notwendige Sicherungsmaßnahmen für Technik und Informationen - sollten regelmäßig auch die Einzelheiten zur Überlassung von Arbeitsmitteln und Kostenerstattungen vertraglich geregelt werden.

Neben der damit erreichten Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmende dienen diese schriftlichen Vereinbarungen auch als Nachweis eines gegebenenfalls getroffenen Ausschlusses der privaten Nutzung und der Einordnung bezüglich der Frage nach der Vorlage von Arbeitslohn und Steuerfreiheit. Auch eine pauschale Kostenübernahme sollte hierbei vertraglich geregelt werden.

Erstattung von Telefon- und Internetkosten: unterschiedliche Handhabung

Erstattungen für Telefonkosten sind ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich, soweit eine berufliche Veranlassung gegeben ist. Von dieser kann bei einer regelmäßigen beziehungsweise dauerhaften Homeoffice-Nutzung ausgegangen werden. Hierbei gilt: Steuerfrei ersetzbar sind Telefonkosten bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, aber maximal 20 Euro im Monat.

Auch sogenannte Barzuschüsse für Internetkosten können durch den Arbeitgeber erstattet werden. Diese sind jedoch nicht steuerfrei möglich. Vielmehr kann hierfür die Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 Prozent in Anspruch genommen werden. Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung der Kostenübernahmen ist, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin eine Erklärung abgibt, aus welcher die tatsächlichen Kosten ersichtlich sind. Diese Erklärung muss regelmäßig zum Lohnkonto genommen werden.

Sonstige Kostenerstattungen durch den Arbeitgeber sind steuerpflichtig

Die Übernahme sonstiger Kosten durch den Arbeitgeber ist hingegen regelmäßig Arbeitslohn und damit grundsätzlich steuerpflichtig. Ersetzt der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden etwa die Kosten für ein Arbeitszimmer in der Wohnung des/der Arbeitnehmenden, handelt es sich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Ergänzend hierzu steht dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin gegebenenfalls ein Werbungskostenabzug im Rahmen der privaten Steuererklärung zu, so zum Beispiel Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Das ist allerdings an hohe Voraussetzungen geknüpft:

Ab 2023 kann ein Arbeitszimmer nur noch angesetzt werden, wenn im Homeoffice der Tätigkeitsmittelpunkt liegt (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG). Dafür sind regelmäßig mindestens drei Tage pro Woche Tätigkeit im Homeoffice erforderlich. Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet, kann neuerdings anstelle der tatsächlichen Aufwendungen alternativ pauschal ein Betrag von 1.260 Euro (Jahrespauschale) in der Steuererklärung abgezogen werden. (Einzelheiten dazu siehe BMF-Schreiben vom 15.08.2023 - IV C 6 - S 2145/19/10006 :027).

Homeoffice-Pauschale: Abzug als Werbungskosten

Wegen der hohen Hürden für ein Arbeitszimmer und zur Vereinfachung wurde vom Gesetzgeber die Möglichkeit eingeführt, einen pauschalen Betrag für jeden Tag, an dem die berufliche Betätigung ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird, als Werbungskosten abzuziehen. Der Abzug dieser Homeoffice-Pauschale kann unabhängig vom Vorhandensein eines steuerlich berücksichtigungsfähigen häuslichen Arbeitszimmers erfolgen.

Die Pauschale beläuft sich aktuell auf 6 Euro pro Tag (bis 2022: 5 Euro). Der Höchstbetrag liegt bei 1.260 Euro im Jahr (bis 2022: 600 Euro). Er wird beim Ansatz der Pauschale für 210 Tage erreicht.

Homeoffice-Pauschale: Voraussetzungen im Überblick

Für den Abzug der Pauschale gibt es zwei zu unterscheidende Anwendungsfälle (§ 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG):

• Für jeden Kalendertag, an dem die berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, kann die Pauschale in Höhe von 6 Euro abgezogen werden. Für diese Tage entfällt dann jedoch der Ansatz von Entfernungspauschalen für den Weg zur Arbeit.
• Der Abzug der Tagespauschale neben dem Abzug von Fahrtkosten für die Fahrten zur Arbeit ist nur zulässig, wenn für die berufliche Betätigung dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Die Finanzverwaltung hat zu den Voraussetzungen einen Anwendungserlass herausgegeben (BMF-Schreiben vom 15.08.2023 - IV C 6 - S 2145/19/10006 :027):

Überwiegende Tätigkeit im Homeoffice: "Überwiegend" ist eine zeitliche Bestimmung. Danach muss mehr als die Hälfte der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit in der häuslichen Wohnung verrichtet worden sein. Eine Auswärtstätigkeit am selben Tag ist unschädlich, wenn der oder die Steuerpflichtige an diesem Tag seine/ihre betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausübt.

Dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz: In diesen Fällen ist zwar ein Tätigwerden, aber kein zeitlich überwiegendes Tätigwerden in der häuslichen Wohnung für den Abzug der Tagespauschale erforderlich. "Anderer Arbeitsplatz" ist grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Weitere Anforderungen an die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes werden nicht gestellt.

Ein anderer Arbeitsplatz darf nicht dauerhaft zur Verfügung stehen. Steht regelmäßig nur tage- oder wochenweise kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (z. B. Poolarbeitsplatz), ist die Voraussetzung nicht erfüllt und ein Abzug der Tagespauschale ist nur für solche Tage zulässig, an denen zeitlich überwiegend in der häuslichen Wohnung gearbeitet wird.

Homeoffice-Pauschale: Was können Arbeitgeber tun

Eine steuerfreie Erstattung der Pauschale durch den Arbeitgeber kommt nach wie vor und in allen Fallkonstellationen nicht in Betracht.

Die Kalendertage, an denen die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Tagespauschale erfüllt sind, sind vom Arbeitnehmenden aufzuzeichnen und in geeigneter Form glaubhaft zu machen. Insbesondere muss für die zweite Fallgruppe konkret dargelegt werden, dass dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Art der Tätigkeit kann hierfür Anhaltspunkte bieten.

Hilfreich kann in allen Fällen eine Bescheinigung des Arbeitgebers über Homeofficetage und/oder das Vorhandensein eines anderen Arbeitsplatzes sein. Dabei ist zu beachten, dass für Heimarbeitstage regelmäßig der Fahrtkostenabzug entfällt und mit einem Poolarbeitsplatz das Dauerhaftigkeitskriterium nicht erfüllt wird.

Sonderfall: Vermietung eines als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber

Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich die Vermietung des als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber, liegt für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin mit Zufluss der Mieterlöse regelmäßig steuerpflichtiges Entgelt vor. Lediglich bei der Einordnung zu den einkommensteuerlichen Einkunftsarten kommt es gemäß laufender Rechtsprechung und nach Ansicht der Finanzverwaltung im Wesentlichen auf die Interessenszuordnung der Vereinbarung an. Demnach gilt:

Wird die Vereinbarung im Wesentlichen im Interesse des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin abgeschlossen, zum Beispiel weil dieser/diese Fahrzeiten einsparen möchte, ist die Erstattung der Kosten für die Miete durch den Arbeitgeber eine Gegenleistung für die durch den Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin zur Verfügung gestellte Arbeitskraft. Die Einnahmen aus der Erstattung der Miete stellen damit bei den Arbeitnehmenden Arbeitslohn (§ 19 EStG) dar und sind im Rahmen der Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber entsprechend zu berücksichtigen und dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen.

Hingegen ist eine Vereinbarung, welche im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers geschlossen wird - zum Beispiel, weil damit Arbeitsplätze vor Ort im Unternehmen eingespart werden sollen -, regelmäßig ausschlaggebend dafür, dass die Mietvereinbarung für die Arbeitnehmenden zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) führt.

Fazit: Arbeitgebererstattungen für Homeoffice in vielfacher Hinsicht möglich

Kostenerstattungen für die Homeoffice-Nutzung sind in vielfacher Form möglich. Grundsätzlich können hierbei vom Arbeitgeber alle entstehenden Aufwendungen übernommen werden.

Es ist jedoch zu prüfen, ob durch die Erstattung Arbeitslohn vorliegt oder nicht und – soweit es sich um Arbeitslohn handelt -, ob die Erstattung steuerfrei oder steuerpflichtig ist. Eine schriftliche vertragliche Vereinbarung kann hierbei als Grundlage für die Einschätzung sowie als Nachweis im Rahmen einer Prüfung dienen. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich regelmäßig die Prüfung der Vereinbarung im Hinblick auf die steuerlichen Auswirkungen durch den Steuerberater.

Bei der Steuererklärung der Betroffen ist regelmäßig zumindest ein Abzug der Homeoffice-Pauschale für die Heimarbeitstage möglich.

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