Überstunden richtig abrechnen

Als Überstunden wird die Arbeitszeit verstanden, welche der Arbeitnehmer über die für sein Beschäftigungsverhältnis individuell geltende Arbeitszeit hinaus arbeitet. Begrifflich davon zu unterscheiden ist die Mehrarbeit, die ein Überschreiten der allgemeinen gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen bezeichnet. (Lesen Sie dazu auch: Wann kann der Arbeitgeber Überstunden anordnen und wie werden sie vergütet?)

Leistet ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin zum Beispiel zehn Überstunden im Juli eines Jahres, erfolgt die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Abrechnung der Überstundenvergütung grundsätzlich auch in diesem Monat. Es gibt jedoch Vereinfachungsregelungen.

Überstunden: Vereinfachungsregelung für ständig zeitversetzte Zahlung

Häufig kann der Arbeitgeber die geleisteten Überstunden nicht in dem Erarbeitungsmonat abrechnen. Dies gilt insbesondere, wenn die Entgeltabrechnung bereits im Laufe oder am Ende des Kalendermonats erfolgt. In diesen Fällen werden die zusätzlichen Stunden erst im Folgemonat oder im übernächsten Monat abgerechnet. Grundsätzlich ist dann die bereits erfolgte Entgeltabrechnung für den Erarbeitungsmonat zu korrigieren.

Werden Überstunden regelmäßig mit dem laufenden Entgelt des nächsten oder übernächsten Monats abgerechnet, kann der Arbeitgeber eine Vereinfachungsregelung anwenden. Anstelle der Berichtigung der Entgeltabrechnung des Erarbeitungsmonats erfolgt die Verbeitragung im Auszahlungsmonat.

Wichtig: Diese Vorgehensweise ist einmalig mit der Einzugsstelle abzustimmen. Auch die Versteuerung erfolgt dann im Auszahlungsmonat.

Anwendung bei Änderung der Beitragssätze oder der BBG

Die zeitversetzte Berücksichtigung der Überstundenvergütungen bei der Entgeltabrechnung erfolgt dann auch in den Monaten, in denen sich gegenüber dem Erzielungsmonat Beitragssätze oder Beitragsbemessungsgrenzen geändert haben.

Überstunden: Vorgehensweise bei Beitragsfreiheit im Auszahlungsmonat

Fällt in den Entgeltabrechnungszeitraum, in dem die Überstunden abgerechnet werden, eine teilweise beitragsfreie Zeit, wird dennoch die Vereinfachungsregelung angewandt. Besteht aber in dem gesamten Entgeltabrechnungszeitraum der Auszahlung keine Beitragspflicht, können die Überstunden nicht beitragsfrei bleiben. Dann sind sie dem Arbeitsentgelt des voraufgegangenen Abrechnungszeitraumes bzw. des Erarbeitungsmonats hinzuzurechnen.

Beispiel: Der Arbeitgeber rechnet die Arbeitsentgelte seiner Mitarbeitenden am 15. des laufenden Monats ab. Die erarbeiteten Überstunden werden jeweils mit der Entgeltabrechnung im Folgemonat ausgezahlt. Arbeitnehmer A und B leisten jeweils im September und Oktober Überstunden. Bei der Beitragsberechnung werden Vereinfachungsregelungen – soweit möglich – angewendet. Arbeitnehmer A ist aufgrund von Krankengeldbezug vom 27. bis 30. November beitragsfrei. Bei Arbeitnehmer B besteht im ganzen Monat November wegen Krankengeldbezug Beitragsfreiheit.

Ergebnis: Bei beiden Arbeitnehmern werden die Überstunden von September jeweils im Oktober abgerechnet. Bei Arbeitnehmer A wird die Überstundenvergütung für Oktober im November abgerechnet. Bei Arbeitnehmer B hingegen ist für die im November ausgezahlten Überstunden aus Oktober eine Berichtigung der Entgeltabrechnung für Oktober vorzunehmen.

Auszahlungsfrist bei Überstundenauszahlung als Einmalzahlung

Werden Überstunden ausgezahlt, die über mehrere Monate hinweg erarbeitet wurden, ist der Gesamtbetrag grundsätzlich auf die jeweiligen Erarbeitungsmonate aufzuteilen. Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber den Gesamtbetrag wie eine Einmalzahlung verbeitragen. Voraussetzung ist aber, dass die Auszahlung spätestens bis zum 31. März des Folgejahres erfolgt.

Beachten Sie zum Thema Lohnsteuer auch das Urteil des Bundesgerichtshofs (BFH) vom 2. Dezember 2021. Es hatte entschieden, dass auf eine Überstundenvergütung, die aufgrund eines Aufhebungsvertrages für mehrere zurückliegende Jahre in einer Summe ausbezahlt wird, der ermäßigte Steuersatz anwendbar ist. (Lesen Sie dazu auch: Überstundenvergütungen für mehrere Jahre ermäßigt besteuern.)

Umlagebeiträge trotz Überstundenauszahlung als Einmalzahlung

Trotz einer Verbeitragung als Einmalzahlung gelten die Überstunden weiterhin als laufendes Arbeitsentgelt. Daher sind von der Überstundenvergütung auch bei Anwendung der Vereinfachungsregelung Beiträge zur Umlage U1 und U2 zu entrichten.

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