Frotscher/Geurts, EStG § 3 Nr. 16 [Erstattung von Reise- ... / 2 Reisekosten

Rz. 6

Reisekosten sind seit dem Vz 2014 Aufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und einer ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG). Davon erfasst sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, soweit diese durch die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen (R 9.4 S. 1 LStR 2015). Hinzu kommen Vorstellungsbesuche eines Stellenbewerbers (R 9.4 S. 2 LStR 2015). Die Begrifflichkeit lehnt sich weitgehend an die BFH-Rspr. an, enthält aber auch darüber hinausgehende wesentliche Vereinfachungen.^[1]

Rz. 7 einstweilen frei

Rz. 8

Zu den Reisekosten i. S. v. § 3 Nr. 16 EStG gehören zum einen die Fahrtkosten. Der Kostenersatz einer Bahncard durch den Arbeitgeber ist insoweit steuerfrei, als nachweislich der Preis der regulären Fahrkarten den Gesamtpreis aus Bahncard und ermäßigten Fahrkarten übersteigen würde; der Vorteil aus einer möglichen Privatnutzung der Bahncard ist dann irrelevant.^[2] Entsprechendes gilt für den Kostenersatz von Zeitfahrkarten im ÖPNV, wenn dies zu einer Kostenersparnis gegenüber den regulären Fahrtkosten führt.

Rz. 9

Ab Vz 2014 gehören zu den Reisekosten alle beruflich veranlassten Fahrten, die keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers und keine Familienheimfahrten sind (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a EStG). Dies gilt allerdings nicht für Fahrten i. S. d. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 3 EStG, d. h. für sog. Sammelpunktfahrten und Fahrten zum nächstgelegenen Zugang eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes; hier scheidet ein steuerfreier Ersatz nach § 3 Nr. 16 EStG aus.^[3] Steuerfrei erstattet werden können die tatsächlichen Kosten oder die pauschalen Kilometersätze in Höhe der höchsten Wegstreckenentschädigung nach dem BRKG für das benutzte Fahrzeug (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG). Im Fall der Mitnahme von weiteren Personen oder umfangreichem Gepäck erhöht sich der pauschale Kilometersatz nicht.^[4] Insofern ergibt sich ein Nachteil gegenüber § 3 Nr. 13 EStG, weil § 3 Nr. 13 EStG nicht auf § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a EStG verweist (§ 3 Nr. 13 EStG Rz. 10).

Rz. 10

Trägt oder erstattet der Arbeitgeber die Kosten einer beruflich veranlassten Reise, die der Arbeitnehmer aus eigener Initiative mit einem vorausgehenden oder anschließenden Urlaub am Reiseort verbindet, so ist die Übernahme der Kosten für die Hin- und Rückreise stpfl. Arbeitslohn. Das gilt auch dann, wenn eine isolierte Durchführung der beruflichen Reise zu höheren Beförderungskosten führen würde als die kombinierte Berufs- und Urlaubsreise.^[5]

Rz. 11

Zu den Reisekosten gehören zum anderen die Vergütungen des Arbeitgebers für Verpflegungsmehraufwendungen des Arbeitnehmers im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit (§ 9 Abs. 4a S. 2 und 4 EStG). Sie sind nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie ab Vz 2014 die Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a EStG nicht übersteigen. Die Steuerfreiheit gilt nur für die ersten 3 Monate des Tätigwerdens an der nämlichen Tätigkeitsstätte (ab Vz 2014: § 9 Abs. 4a S. 6 EStG).

Rz. 12

Zu den Reisekosten gehören des weiteren die notwendigen Übernachtungskosten im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5a EStG). Der Arbeitgeber kann solche Übernachtungskosten bis zur Höhe der tatsächlichen Aufwendungen oder bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge steuerfrei übernehmen (Rz. 13). Bei gemeinsamer Nutzung der Unterkunft mit Angehörigen ist nur der bei alleiniger Nutzung anfallende Preis steuerfrei, also bei Nutzung eines Doppelzimmers nur der Preis für ein Einzelzimmer (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5a S. 3 EStG).^[6] Bei Anmietung einer Wohnung am auswärtigen Tätigkeitsort zur Übernachtung während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit im Inland geht die Finanzverwaltung aus Vereinfachungsgründen bis zu einer Monatsmiete von 1.000 EUR von einer ausschließlichen beruflichen Veranlassung aus und begrenzt die Steuerfreiheit bei darüber hinausgehenden Beträgen im Inland oder bei Wohnungen im Ausland auf die für eine Wohnfläche von 60 m² geltende Durchschnittsmiete.^[7] Denkbar wäre aber auch bei Mitnahme von Familienangehörigen des Arbeitnehmers (Fall der Arbeitnehmerentsendung) eine Aufteilung des Aufwands nach Köpfen, der sodann um 20 % der Gesamtaufwendungen erhöht wird.^[8] Zu den tatsächlichen Kosten gehört auch die besondere Kreditkartengebühr, die bei Zahlung der Übernachtungskosten in Fremdwährung anfällt.^[9]

Rz. 13

Die Pauschbeträge belaufen sich bei Übernachtungen im Inland auf 20 EUR (R 9.7 Abs. 3 S. 1 LStR 2015), für Übernachtungen im Ausland werden die Pauschbeträge vom BMF länderweise gesondert bekannt gemacht.^[10] Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn die Unterkunft von Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt wurde (R 9.7 Abs. 3 S. 6 LStR 2015). Auch bei einer Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig (R 9.7 Abs. 3 S. 7 LStR 2015). ...