Gesprächsführung – Grundlegende Kommunikationsregeln / 3 Regeln für das Mitarbeitergespräch

Die Verantwortung für den Gesprächsverlauf liegt beim Vorgesetzten. Er ist zumeist der Initiator des Gesprächs und hat auf die Einhaltung der grundlegenden Regeln der Gesprächsführung zu achten. Vom Vorgesetzten hängt es letztlich ab, ob ein wirkliches Gespräch geführt wird oder ob lediglich verschiedene Gesprächstechniken abgespult werden.

Der Monolog drängt den Gesprächspartner in eine passive Rolle und überhäuft ihn lediglich mit Informationen. Wichtig ist aber der wirkliche Dialog zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem, also der Austausch von Fragen, Einwänden, Argumenten, Gegenargumenten. Nur so fühlt sich der Mitarbeiter ernst genommen, was die Voraussetzung für eine wirkliche Meinungs- oder Verhaltensänderung darstellt.

3.1 Jeder soll gewinnen

Häufig ist in Gesprächen zu beobachten, dass aus Unsicherheit vor unplanbaren Situationen oder aufgrund des eigenen Absolutheitsanspruches die Partner nicht in erster Linie sich verstehen, sondern ihren eigenen Standpunkt mitteilen wollen. Während das Gegenüber noch spricht, werden schon die nächsten Argumente und Formulierungen überlegt. Solche Gespräche enden immer damit, dass sich der schwächere Gesprächspartner überrumpelt, überfahren oder überredet fühlt. Er geht als Verlierer aus dem Gespräch und baut damit Frustration und Misstrauen gegenüber dem anderen auf.

Zu einem partnerschaftlichen Gespräch mit Mitarbeitern gehören Offenheit, Mut und Selbstvertrauen. Der Gesprächsverlauf wird nicht ausschließlich vom Vorgesetzten bestimmt. Es können unerwartete Äußerungen gemacht werden, möglicherweise entwickelt sich das Gespräch in eine ungeplante Richtung. In einem solchen Fall hilft eine gute Gesprächsvorbereitung, aber auch Flexibilität in der Argumentation und Vertrauen in das eigene Urteilsvermögen, die eigene Kreativität und Improvisationsgabe.

Praxis-Tipp

"Win-Win" ermöglichen

Arbeiten Sie im Mitarbeitergespräch folgende Punkte deutlich heraus:

• Sichtweisen und Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners,
• Ihre eigene Meinung und Motive sowie
• die daraus resultierenden Unterschiede.

Schaffen Sie so genannte "Win-Win" -Situationen: Am Ende des Gespräches sollten beide Gesprächspartner zumindest einen Teilerfolg erzielt haben.

Wenn beide Gesprächspartner ihren Bedürfnissen wenigstens ein Stück näher gekommen sind, wird Frustration vermieden.

3.2 Wertschätzung gegenüber dem Gesprächspartner

Selten stimmen die Meinungen und Verhaltensweisen von zwei Menschen in vollem Umfang überein. Dennoch hat jeder Standpunkt seine Berechtigung. Das gilt auch für Vorgesetzte und Mitarbeiter. Gerade bei unterschiedlichen Ansichten ist die "Ich bin o.k., du bist o.k." -Haltung, die einen grundlegenden Respekt gegenüber dem Mitarbeiter als Menschen beinhaltet, von Bedeutung. Gemeinsame Lösungen können erarbeitet werden, wenn der Vorgesetzte sich bemüht, Standpunkte, Motive und Bedürfnisse des anderen nachzuvollziehen.

3.3 Glaubwürdigkeit

Information und Kommunikation mit einem Mitarbeiter sind nur dann erfolgreich, wenn dieser von den ehrlichen Absichten des Vorgesetzten überzeugt ist. Die nachfolgende Checkliste enthält die wesentlichen Aspekte, die zu dieser Glaubwürdigkeit beitragen.

Checkliste: Glaubwürdigkeit im Gespräch
Offenheit	Aktiv und zielgerichtet kommunizieren, damit die Mitarbeiter alle Informationen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Die Mitarbeiter am eigenen Wissens- und Erfahrungsstand teilhaben lassen.
Ehrlichkeit	Informationen nicht als Machtmittel oder Mittel zum Zweck einsetzen.
Sachkompetenz	Überzeugen durch fachliche Kompetenz. Einwände des Mitarbeiters werden nicht abgeblockt, sondern es erfolgt eine sachliche Auseinandersetzung. Der Vorgesetzte gibt nicht angelesenes Wissen als eigene Erfahrungswerte weiter. Er bezieht deutlich Stellung und steht dazu, wenn er etwas nicht weiß.
Echtheit	Der Vorgesetzte spielt keine Rolle, sondern bleibt sich selbst treu. Nicht alles, was er meint, muss er auch sagen. Aber alles, was er sagt, muss er auch meinen. Er vermeidet verdeckte Beeinflussung und spricht Ziele und Absichten offen aus. Verbale und nonverbale Botschaften stimmen überein.

3.4 Kein Zeitdruck

Wenn ein Mitarbeitergespräch partnerschaftlich geführt werden soll, ist es wichtig, dass genügend Zeit zur Verfügung steht, damit sowohl der Vorgesetzte als auch der Mitarbeiter ihre jeweiligen Anliegen, Ansichten und Erwartungen einbringen können. Störungen müssen ausgeschlossen werden.Beide Beteiligten sollten ausreichend Zeit vorsehen. Zu Beginn des Gesprächs ist zu klären, wieviel Zeit beiden zur Verfügung steht und welche Punkte besprochen werden sollen. Dann ist das Gespräch zügig und zielgerichtet durchzuführen.

Die folgende Checkliste gibt einen Überblick über Verhaltensweisen, die im Gespräch Zeitdruck entstehen lassen.

Checkliste: Zeitdruck im Gespräch

• Schaue ich häufig auf die Uhr?
• Tippe ich mit den Fingern auf die Tischplatte?
• Kritzle ich auf einem Stück Papier herum ?
• Beginne ich, die Unterlagen zusammen zu räumen?
• Formuliere ich die Gedanken des Partners zu Ende, wenn dieser sich umständlich ausdrückt?
• Unterbreche ich den Partner häufig?
• Spreche ich hektischer als sonst?
• Sitz...