Die Verantwortung für den Gesprächsablauf liegt beim Vorgesetzten. Er oder sie verfügt über die größere Erfahrung und hat darauf zu achten, dass die grundlegenden Regeln der Gesprächsführung eingehalten werden. Vom Vorgesetzten hängt es letztlich ab, ob ein wirkliches Gespräch geführt wird, oder ob lediglich verschiedene Gesprächstechniken abgespult werden. Die folgenden sechs Regeln helfen dabei, dass das Mitarbeitergespräch erfolgreich verläuft.
Regel 1 für das Mitarbeitergespräch: Jeder soll gewinnen
Häufig ist in Gesprächen zu beobachten, dass sich die Menschen aus Unsicherheit vor unplanbaren Situationen oder aufgrund des eigenen Absolutheitsanspruches nicht verstehen, sondern in erster Linie antworten wollen. Während der Gesprächspartner noch spricht, werden schon die nächsten Worte, Argumente und eine gute Formulierung überlegt. Solche Gespräche enden immer damit, dass sich der schwächere Gesprächspartner überrumpelt, überfahren oder überredet fühlt. Er oder sie geht als Verlierer aus dem Gespräch und baut damit Frustration und Misstrauen gegenüber dem Gesprächspartner auf.
Arbeiten Sie im Mitarbeitergespräch deutlich heraus:
- Sichtweisen und Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners,
- Ihre eigene Meinung und Ihre Motive sowie
- die daraus resultierenden Unterschiede.
Sicherlich gehört eine gute Portion Offenheit, Mut und Selbstvertrauen zu dieser Vorgehensweise. Sie werden gegebenenfalls mit Äußerungen konfrontiert, die Sie zunächst nicht absehen konnten. Möglicherweise entwickelt sich das Gespräch in eine ungeplante Richtung. In einem solchen Fall hilft eine gute Gesprächsvorbereitung, aber auch Flexibilität in der Argumentation und Vertrauen in die eigene Kreativität und Improvisationsgabe.
Schaffen Sie sogenannte "Win-Win-Situationen": Am Ende des Gespräches sollten beide Gesprächspartner zumindest einen Teilerfolg erzielt haben. Wenn beide Gesprächspartner auf diese Weise ihren Bedürfnissen wenigstens ein Stück näher gekommen sind, wird Frustration vermieden.
Regel 2: Wertschätzung gegenüber dem Gesprächspartner
Achten Sie Ihren Gesprächspartner als Mensch. Machen Sie sich immer wieder bewusst, dass seine oder ihre Meinungen und Verhaltensweisen oftmals von Ihren eigenen abweichen werden. Nehmen Sie ihm oder ihr dies nicht übel, sondern versuchen Sie vielmehr, seinen oder ihren Standpunkt sowie die Motive und Bedürfnisse nachzuvollziehen. Suchen Sie mit ihm oder ihr gemeinsam nach Lösungen, die für beide Seiten annehmbar sind.
Regel 3: Glaubwürdigkeit
Information und Kommunikation mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin sind nur dann erfolgreich, wenn dieser oder diese von den ehrlichen Absichten des Vorgesetzten auch überzeugt ist. Die nachfolgende Liste enthält die wesentlichen Aspekte, die zu dieser Glaubwürdigkeit beitragen.
- Offenheit: Aktiv und zielgerichtet kommunizieren, damit die Mitarbeitenden alle Informationen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Die Mitarbeitenden am eigenen Wissens- und Erfahrungsstand teilhaben lassen.
- Ehrlichkeit: Informationen nicht als Machtmittel oder Mittel zum Zweck einsetzen
- Sachkompetenz: Überzeugen Sie fachlich. Blocken Sie Einwände der Mitarbeitenden nicht ab, sondern setzen Sie sich mit diesen sachlich auseinander. Geben Sie angelesenes Wissen nie als erlebtes Wissen aus. Finden Sie deutliche Worte und beziehen Sie Stellung. Stehen Sie dazu, wenn Sie etwas nicht wissen.
- Echtheit: Spielen Sie keine Rolle, sondern bleiben Sie Sie selbst. Nicht alles, was Sie meinen, müssen Sie auch sagen. Aber alles, was Sie sagen, müssen Sie auch meinen. Vermeiden Sie verdeckte Beeinflussung, sprechen Sie stattdessen Ziele und Absichten offen aus. Achten Sie darauf, dass verbale und nonverbale Botschaften übereinstimmen.
Regel 4: Kein Zeitdruck
Planen Sie genügend Zeit für Ihre Anliegen und die Ihrer Mitarbeitenden ein! Vermeiden Sie Störungen und stellen Sie sicher, dass Sie in Ruhe und mit der notwendigen Aufmerksamkeit auf die Gesprächsinhalte eingehen können. Legen Sie zu Beginn des Gesprächs mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin fest, wie viel Zeit zur Verfügung steht und welche Punkte besprochen werden sollen. Führen Sie das Gespräch dann zügig mit dem Blick auf das Gesprächsziel durch.
Regel 5: Ich-Botschaften
Die meisten Menschen kommunizieren in sogenannten "Du-Botschaften": "Sie sollten die Berichte bis heute Abend fertig stellen." Diese "Du-Botschaften" bergen eine Reihe von negativen Assoziationen. Häufig drücken sie Wertungen und Urteile aus oder lassen – bewusst oder unbewusst – den Eindruck entstehen, man wisse es besser als der Gesprächspartner. Auf diese Weise entsteht ein Machtgefälle, dem der Gesprächspartner entweder mit einem offensiven Gegenangriff oder mit einer defensiven Verteidigungshaltung begegnet. Eine offene und konstruktive Kommunikation ist häufig nicht möglich.
Geeigneter sind dagegen "Ich-Botschaften". Auf diese Weise stülpt man dem Gesprächspartner nicht die eigenen Sichtweisen über oder unterstellt ihm irgendwelche Absichten. Vielmehr teilt man ihm oder ihr mit, wie man die Situation selbst erlebt und gibt ihm/ihr so Gelegenheit, diesen Eindruck zu korrigieren. "Ich mache mir Sorgen, ob der Bericht bis heute Abend fertig wird." Mit diesen Ich-Botschaften teilt man gleichzeitig etwas von den eigenen Empfindungen und Emotionen mit und signalisiert dem Gesprächspartner auf diese Weise Vertrauen. Ich-Botschaften sind damit auch das geeignete Instrument, dem Gesprächspartner nicht annehmbare Verhaltensweisen mitzuteilen.
Regel 6: Meta-Kommunikation
Meta-Kommunikation ist eine Gesprächstechnik, die man anwendet, wenn z. B. ein Gespräch sehr emotional geworden ist oder man sich mit den Argumenten im Kreise dreht. Meta-Kommunikation bedeutet, dass nicht mehr über das Sachthema gesprochen wird, sondern über die Kommunikation an sich, wie im folgenden Beispiel: "Ich habe den Eindruck, dass wir eigentlich alle Argumente ausgetauscht haben und uns – aufgrund unterschiedlicher Auffassungen – nur noch im Kreise drehen. Ich wurde gerne eine Lösung finden, die für beide Seiten akzeptabel ist."
Weitere Tipps für das Mitarbeitergespräch
"Mitarbeitergespräche sollten auf die Zukunft ausgerichtet sein", empfiehlt Volker Jacobs von der Beratungsgesellschaft CEB. Im Interview mit der Haufe Online-Redaktion gibt er weitere nützliche Tipps für Mitarbeitergepräche. Oliver Maassen plädiert in seiner Kolumne "Zeitgemäße Mitarbeitergespräche führen" dafür, das traditionelle Jahresgespräch zu überdenken und stattdessen wöchentliche Feedbackrunden und Peer Reviews einzuführen. Dabei kann auch der Einsatz von Instant Feedback Apps hilfreich sein. Maxon Motors hat das Mitarbeitergespräch zum Miteinandergespräch weiterentwickelt. Wie ein solches "Miteinandergespräch" dann aussieht, erläutert Personalleiter Achim Weis im Interview.
Buch-Tipp:
Dies ist ein Auszug aus dem Buch "Mitarbeitergespräche erfolgreich führen", das bei Haufe erschienen ist. Sie können das Buch hier im Haufe-Shop bestellen.
