Anna-Lena Glander, Maren Rixen
Kurzbeschreibung
Mitte Mai 2023 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beschlossen. Seit Inkrafttreten am 2.7.2023 stellt das HinSchG hohe Anforderungen an verpflichtete Beschäftigungsgeber (Unternehmen sowie öffentliche Stellen) insbesondere hinsichtlich der Vorhaltung von internen Meldestellen sowie dem Umgang mit Hinweisgebermeldungen und hinweisgebenden Personen. Diese Anforderungen werden mit hilfreichen Umsetzungstipps in dieser Checkliste dargestellt.
Vorbemerkung
Mit dem neuen HinSchG soll der Hinweisgeberschutz in Deutschland in Einklang mit europäischen Vorgaben gebracht und auch darüber hinaus wirksam und nachhaltig ausgebaut und verbessert werden.
Zusammengefasst bedeutet das: Wer im Zusammenhang mit seiner (zukünftigen) beruflichen Tätigkeit und bezüglich des Beschäftigungsgebers oder einer anderen Stelle, mit der die hinweisgebende Person beruflich im Kontakt stand, Informationen über bestimmte Verstöße erlangt hat und diese an die vorgesehenen Meldestellen meldet oder offenlegt, soll in Zukunft besser geschützt werden. Benachteiligungen von Hinweisgebern sollen ausgeschlossen und betroffenen Personen (sowohl hinweisgebenden Personen als auch Hinweisgeberstellen und von Hinweisen betroffenen Personen) Schutz und Rechtssicherheit gegeben werden.
Hierfür werden Beschäftigungsgeber mit regelmäßig mind. 50 Beschäftigten zur Einrichtung und rechtskonformen Betreibung interner Meldestellen verpflichtet. Das Gesetz sieht auch externe Meldestellen vor, an welche die Hinweisgebung ebenfalls erfolgen darf. Allerdings sollen hinweisgebende Personen die Meldung an die interne Meldestelle gegenüber der externen Meldestelle bevorzugen, wenn intern wirksam gegen Verstöße vorgegangen werden kann. Direkt an die Öffentlichkeit dürfen hinweisgebende Personen ihre Hinweise nur in besonderen Ausnahmefällen melden, sonst sind sie nicht durch das HinSchG geschützt.
Checkliste: To-Dos für verpflichtete Beschäftigungsgeber
Beschäftigungsgeber sollten vor dem Hintergrund des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes insbesondere die folgenden Maßnahmen treffen:
| [ ] |
Prüfung der Anwendbarkeit des HinSchG sowie ggf. weiterer einschlägiger Gesetze, die bestimmte Anforderungen an Hinweisgebersysteme stellen. |
| |
Hinweis: Weitere Hinweisgeberschutzbestimmungen |
| |
Neben der HinSchRL sowie dem HinSchG stellen auch andere Gesetze bestimmte Voraussetzungen an Hinweisgeberschutz und Hinweisgebersysteme gegenüber Beschäftigungsgebern. Beispiele sind das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG in Form des Beschwerdeverfahrens), das Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) oder das Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG). |
| [ ] |
Im Rahmen der Einrichtung der internen Meldestelle müssen neben der Frage ihrer funktionalen Verortung weitere Entscheidungen getroffen werden: Beispielsweise, für welche Art von Meldungen die Meldestelle zuständig sein soll, wie das weitere Verfahren ausgestaltet sein soll (Reaktionswege, Zuständigkeiten für Folgemaßnahmen), etc. Das HinSchG lässt den Verpflichteten insoweit Gestaltungsspielräume. |
| |
Achtung: Bußgeld droht! |
| |
Die Nichteinrichtung einer internen Meldestelle trotz der entsprechenden Pflicht ist bußgeldbedroht! Bußgelder können in empfindlicher Höhe sowohl gegen die verantwortlichen (Individual-)Personen als auch gegen den Beschäftigungsgeber selbst (bis zu 20.000 EUR je Verstoß) verhängt werden. |
| |
Hinweis: Ausgestaltungsfragen |
| |
Das HinSchG lässt Beschäftigungsgebern in einigen Bereichen Spielräume hinsichtlich der Ausgestaltung der internen Meldestellen. Beispielsweise können Beschäftigungsgeber selbst entscheiden, ob und auf wen sie ihre interne Meldestelle auslagern möchten (beispielsweise auch auf Dritte, wie Anwaltskanzleien), ob sie ihre Meldestelle für externe Personen öffnen möchten und welche Meldewege (schriftlich und/oder mündlich) sie zur Verfügung stellen möchten. Hinsichtlich der im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens lange diskutierten Frage, ob Beschäftigungsgeber anonyme Meldungen verpflichtend oder freiwillig ermöglichen sollen, sieht das nunmehr beschlossene HinSchG die Eröffnung anonymer Meldewege nicht als verpflichtend an; (dennoch) eingehende anonyme Hinweisgebermeldungen sollen jedoch bearbeitet werden. |
| [ ] |
Prüfung der (gesetzlichen) Anforderungen an die interne Meldestelle und das Meldeverfahren sowie der Frage, ob und wie deren Einhaltung im Rahmen eines einheitlichen Hinweisgebersystems sichergestellt werden kann. |
| |
Hinweis: Zentrale/Konzernweite Meldestellen |
| |
Insbesondere in Konzernstrukturen bei kleinen Beschäftigungsgebern kommt der Betrieb einer zentralen konzernweiten beziehungsweise gemeinsamen Meldestelle in Betracht. Das erlauben indes nicht alle EU-Mitgliedstaaten. Auch die EU-Kommission hat sich gegen die Möglichkeit konzernweiter Meldestellen ausgesprochen. Fraglich und umstritten ist zudem, ob die Einrichtung einer solchen zentralen Meldestelle für alle verpflichteten Gesellschaften im Konzern ausreichend zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen ist. International tätige Konzerne ... |