Hybride Arbeitsortmodelle und psychologische Sicherheit / 5.3 Die Umsetzung

Nun geht es an die Umsetzung, die dem Zeitplan folgen sollte. Wichtige Schritte sind dabei:

• Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Um sicherzustellen, dass das neue Modell erfolgreich funktioniert, müssen Verantwortlichkeiten und Rollen für die Umsetzung definiert werden. In hybriden Arbeitskonzepten hat es sich darüber hinaus als hilfreich herausgestellt, wenn nicht nur besondere Funktionsträger, sondern alle Mitarbeiter klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten haben. Das erleichtert die Koordination und vermeidet Missverständnisse.
• Kommunikationsmittel aktualisieren: Da einige Mitarbeiter vor Ort und andere an entfernten Standorten arbeiten, ist eine effektive Kommunikation unerlässlich. Kommunikationsmittel müssen ggf. aktualisiert werden, bevor eine Umstellung stattfindet. Das stellt sicher, dass alle Teams effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren können.
• Ein aktualisiertes Sicherheitssystem bereitstellen: Es wird eine wesentliche Aufgabe der IT sein, die Sicherheit im Cyberspace sicherzustellen. Erst wenn hier ein klares OK kommt, kann hybrides Arbeiten verantwortlich eingeführt werden.
• Schulungen anbieten: Einfach nur Regelwerke zu verteilen reicht nicht. Aktive Schulungsangebote wirken nachhaltiger und verbindlicher.
• Testzeiträume vereinbaren: Es ist selten, dass so tiefgreifende Veränderungsprozesse eins zu eins aus der Planung in die gelebte Praxis überführt werden können. Es wird eher ein kontinuierlicher Lernprozess werden, bei dem auch die Planer Offenheit zeigen sollten, sinnvolle Veränderungen vorzunehmen. Das gelingt am besten, wenn die neue Organisation nicht als unumstößliches Faktum eingeführt wird, sondern die ersten Wochen oder Monate bewusst als Testzeitraum definiert werden. Das reduziert sowohl aufseiten der Mitarbeiter als auch der Umsetzungsverantwortlichen den Stress deutlich.
• Zusammenhalt in Teams sicherstellen: Gerade in der Anfangszeit können intensiv genutzte Maßnahmen, die die Teamkultur stärken, dafür sorgen, dass es im weiteren Verlauf weniger Reibungsverluste und Konflikte gibt.
• Monitoring und Nachsteuerung: Kein Prozess läuft von allein. Wir Menschen lieben Routine und gerade unter Stress geben gewohnte Routinen Sicherheit und schaffen ein gewisses Maß an Effizienz. Das bedeutet, dass auch bei der Umstellung auf hybride Arbeit genau beobachtet werden muss, inwieweit die neuen Arbeitsformen gelebt werden und Produktivität ermöglichen. Wenn es Abweichungen gibt, sind Maßnahmen zur Nachsteuerung unerlässlich.