Internal Investigations: Rechtskonforme Vorgehensweise für die interne und externe Gültigkeit/Akzeptanz von Ermittlungen

Zusammenfassung

Überblick

Durch eine interne Ermittlung im Unternehmen soll strafrechtlich relevantes Fehlverhalten aufgedeckt und ermittelt werden. Allerdings gibt es bisher keinen konkreten Rahmen für die rechtssichere Durchführung interner Ermittlungen. Deshalb sollten Betroffene wie z. B. Compliance-Beauftragte sich im Vorfeld einer möglichen internen Untersuchung bereits mit dem Ablauf auseinandersetzen und ein strukturiertes Konzept erarbeiten.

In dem Beitrag werden mögliche Konstellationen für interne Ermittlungen und die dabei existierenden Herausforderungen beschrieben.

1 Schwierigkeiten bei der Durchführung von Internal Investigations

Grundsätzlich zielt die Durchführung von "Internal Investigations" oder auch "Interne Ermittlungen" in einem Unternehmen immer darauf ab, mögliche Verstöße gegen Menschenrechte, den Verhaltenskodex, Gesetze aber auch interne Richtlinien gezielt zu untersuchen.

Interne Untersuchungen sollten dann durchgeführt werden, wenn es Hinweise oder Beschwerden über mögliche Verstöße gegen Gesetze, Richtlinien, Verhaltenskodizes oder interne Vorschriften gibt. Diese Hinweise können von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder anderen Stakeholdern kommen. Die Notwendigkeit einer internen Untersuchung kann zudem aufgrund von Ereignissen wie Unregelmäßigkeiten in den Finanzdaten, Verdachtsmomenten in Bezug auf Korruption, Fehlverhalten von Mitarbeitern, Beschwerden über Diskriminierung, Belästigung oder anderen ethischen Verstößen entstehen. Darüber hinaus können externe Faktoren wie regulatorische Anforderungen, Gerichtsverfahren oder Medienberichte den Bedarf an einer internen Untersuchung auslösen.

Ziel einer solchen Untersuchung ist es, die Fakten zu klären, Verstöße aufzudecken, Verantwortliche zur Rechenschaft zu ziehen und geeignete Maßnahmen zur Behebung möglicher Probleme zu ergreifen. Durch eine gründliche interne Untersuchung können Unternehmen potenzielle rechtliche, finanzielle und reputationsbezogene Risiken minimieren und das Vertrauen der Stakeholder wahren.

Obwohl durch eine erfolgreiche Durchführung einer internen Ermittlung Vorteile für ein Unternehmen entstehen können, schrecken nach wie vor zahlreiche Unternehmen vor dem Prozess zurück. Der Grund liegt vor allem darin, dass es bisher keinen konkreten Rahmen für die rechtssichere Durchführung interner Ermittlungen gibt. In der Praxis führt das dazu, dass Betroffene fürchten, durch interne Ermittlungen die Rechte ihrer Mitarbeiter zu verletzen oder selbst strafbare Handlungen durchzuführen.

Praxis-Beispiel

Befragung des eigenen Mitarbeiters als vermeintlichen "Täter"

Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Befragung des eigenen Mitarbeiters als vermeintlichen "Täter." Führt die Befragung dazu, dass der Mitarbeiter seine Taten gesteht, kann eine solche Aussage im Zweifel vor Gericht unter das Beweisverwertungsverbot fallen, sodass die Aussage des Mitarbeiters nicht verwertbar wäre.

Vor diesem Hintergrund werden interne Ermittlungen häufig nicht initiiert oder sogar vollständig abgelehnt. Dennoch gilt: Bei Auftreten eines Compliance-Verstoßes sind Unternehmen aufgrund verschiedener gesellschaftsrechtlicher Verpflichtungen angehalten, verbandsinterne Straftaten und Verstöße aufzuklären, um weitere Schäden vom Unternehmen abzuwenden. Die gesetzlichen Sorgfalts- und Leistungspflichten begründen zwar keine ausdrückliche Pflicht zur Durchführung interner Ermittlungen. In der Praxis ist es jedoch meist unabdingbar, einen Compliance-Verstoß eingehend zu untersuchen. Daher sollten Verantwortliche bereits im Vorfeld potenzieller interner Untersuchungen mit dem Ablauf vertraut sein und ein strukturiertes Konzept entwickeln.

2 Auslöser von internen Ermittlungen

Die Durchführung einer internen Ermittlung kann in der Praxis durch verschiedene Ursachen ausgelöst werden:

• Aufdeckung eines Fehlverhaltens durch das Compliance-Management
• Ein Mitarbeiter meldet einen Verstoß oder einen Verdacht
• Anonyme Hinweise
• Ermittlungsbehörden werden auf das Unternehmen aufmerksam

In der Praxis werden die meisten internen Untersuchungen dadurch ausgelöst, dass durch ein bestehendes Compliance-Management-System Fehlverhalten im Unternehmen aufgedeckt wurde. Interne Untersuchungen sind daher als Bestandteil der Compliance-Organisation eines Unternehmens einzuordnen. Unabhängig von dem konkreten Auslöser einer internen Ermittlung sind bei der Untersuchung von Verstößen grundsätzlich 2 Szenarien möglich:

1. Der Verdachtsfall
2. Der evidente Verstoß

2.1 Der Verdachtsfall

Bei einem Verdachtsfall liegt i. d. R. ein konkreter Anlass vor, der die berechtigte Annahme nahelegt, dass z. B. ein Mitarbeiter des Unternehmens in einen Compliance-Verstoß verwickelt sein könnte. Diese Situation erfordert im Gegensatz zu einem offensichtlichen Verstoß besondere Vorsicht, da es sich lediglich um einen Verdacht handelt. Im Einzelfall müssen Verantwortliche sorgfältig die vorliegenden Indizien oder Beweise sowie die Art und Schwere des vermeintlichen Verstoßes abwägen, bevor interne Ermittlungen eingeleitet werden.

Sollte sich im Folgenden herausstellen, dass der Mitarbeiter unschuldig war, könnte das Vertrauensverhältnis du...