KI: Automatisierte Transkription von Interviews und Meetings / 1 Einleitung

Die Qualität und Verfügbarkeit von Transkriptionstools für Gespräche im Rahmen von Interviews oder Meetings nimmt stetig zu. Hiermit eröffnen sich auch für den HR-Bereich neue Möglichkeiten. Je nach Unternehmensbereich kann es dabei vor allem um die Steigerung von Transparenz und Rechtssicherheit, um schnellere Nachvollziehbarkeit, Überprüfbarkeit und bessere Analysierbarkeit von Gesprächen durch Beteiligte und/oder Dritte gehen.

Transkription meint hierbei die vollautomatisierte Umwandlung von gesprochener Sprache in einen gedruckten Text, im Fachjargon "Speech to Text". Dies geschieht über eine Kommunikationssoftware, z. B. Teams, Zoom, Slack. Sie erfolgt in der Regel unter Einsatz von Künstlicher Intelligenz, die mit umfangreichen Audioaufnahmen verschiedener Stimmen, Sprachen und Tonlagen samt den dazugehörenden Texten trainiert wurde. Ergebnis einer Transkription ist eine Textdatei, aus der sich der gesamte wörtliche Verlauf des Gesprächs ergibt – ähnlich einem Chatverlauf bei einer Nachrichten-App auf dem Smartphone. Je nach Software und Konfiguration können hierbei auch übersandte Dokumente, Chat-Inhalte, digitale Wortmeldungen, Redeanteile oder sogar der gesamte Video- und Tonmitschnitt mitgespeichert werden.

Kommunikationssoftware, die Gespräche in Echtzeit protokolliert, dürfte im HR-Bereich besonders im Kontext von Vorstellungsgesprächen, Mitarbeitergesprächen und Projektmeetings große Bedeutung zukommen.

Der Einsatz dieser Tools wirft wichtige rechtliche Fragen auf, insbesondere beim Beschäftigtendatenschutz. Der Beitrag beleuchtet relevante Anwendungsszenarien, Implikationen und rechtliche Anforderungen.

Hinweis

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot wird insbesondere damit beworben, verpasste Meetings für Beschäftigte aufzuarbeiten und zusammenzufassen. Diese Funktion und weitere Funktionen setzen voraus, dass diese Meetings auch in transkribierter, also maschinenlesbarer Form, vorliegen. Dies ist nur ein Beispiel, bei dem transkribierte Gespräche erst die Grundlage für weitere Verarbeitungsmöglichkeiten mit neuen Technologien schaffen.

1.1 Einsatzbeispiele für Transkriptionssoftware

Die automatisierte Transkription von Gesprächen bietet sich für zahlreiche wesentliche Unternehmensprozesse an, z. B.:

• Bewerbungsgespräche (Dokumentation der Gesprächsinhalte/objektive Nachbetrachtung und Bewertung der Bewerber, ggf. durch weitere Personen, die nicht am Gespräch beteiligt waren)
• Personalgespräche (Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Feedback-Sitzungen, Änderung von Arbeitsbedingungen)
• Schulungen und Weiterbildungen (schriftliche Materialien aus mündlichen Präsentationen erstellen), insbesondere auch Compliance-Schulungen (Dokumentation, dass alle rechtlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien kommuniziert und verstanden wurden)
• Team-Meetings und Projektbesprechungen (Festhalten von Projektständen, Entscheidungen und Aufgaben)

1.2 Vorteile transkribierter Gespräche für Unternehmen und Beschäftigte

Wortprotokolle dienen der Dokumentation von Informationen, Absprachen und Entscheidungsfindungen. Sie ermöglichen effizientes Nachhalten besprochener Inhalte und fördern Transparenz, Rechenschaft und Verbindlichkeit. Konkrete Vorteile für Unternehmen können beispielsweise sein:

• Steigerung der Rechtssicherheit und Vermeidung rechtlicher Auseinandersetzungen durch Dokumentation von Absprachen und Informationen
• Erleichterung des Einstellungsprozesses
• Vorbereitung auf Folgegespräche durch Betrachtung vorheriger Gespräche
• Verwendung für (teil-)automatisierte Analysen und Entscheidungsfindungen
• Qualitätssicherung und Schulung von Personalreferenten bei Bewerberinterviews
• Effizientere Dokumentation von Gesprächen für Personalakten
• Beschäftigte, die Hörbeeinträchtigungen haben oder keine Muttersprachler sind, können von schriftlichen Aufzeichnungen profitieren. Gesprächsinhalte können leichter verstanden und Inklusion kann gefördert werden.
• Im Rahmen einer Compliance-Organisation können Aufklärungen von Beschäftigten über deren Rechte und Pflichten dokumentiert und nachgehalten werden

Vorteile für den Beschäftigten/Bewerber können sein:

• Entlastung beim Protokollführen und bei der Anfertigung von Zusammenfassungen, insbesondere bei Projektmeetings
• Ersetzen selektiver und subjektiver Gesprächsnotizen durch eine objektive wortgetreue Wiedergabe
• Entscheidende Einzelheiten eines Gesprächs rekapitulieren und nachvollziehen
• Vermeidung von Streitigkeiten im Laufe des Arbeitsverhältnisses über den Inhalt des Gesprächs, z. B. bei in Personal-/Bewerbungsgesprächen besprochenen Arbeitsbedingungen

• Sie können die Transkripte nutzen, um ihre eigenen Kommunikationsfähigkeiten zu bewerten und zu verbessern

  Hinweis

  Prüfung der Transkriptionsergebnisse

  Für den Umgang mit protokollierten Gesprächen und die Aufklärung über den Vorgang ist es wichtig, auch die Schwächen dieser Technologie zu kennen: Obwohl KI-gestützte Spracherkennung in der Regel exakt und wortgetreu erfolgt, können Inhalte auch fehlerhaft protokolliert werden – ggf. an entscheidenden Stellen. Grund hierfür sind häufig ungenaue Aussprache, Akzente, Dialekte, eine zu hohe Sprechgeschwindig...