Schreiben an Mitarbeiter sind ein Teil der Geschäftskorrespondenz. Deshalb gelten für den formalen Aufbau und die äußere Form die gleichen Regeln wie für die gesamte Geschäftskorrespondenz. Im Regelfall werden die üblichen Geschäftsbriefbogen verwendet. Zu besonderen, insbesondere zu persönlichen Anlässen wie Jubiläen, Geburtstagen oder Todesfällen kann der Arbeitgeber auch neutrale oder persönliche Grußkarten verwenden.
Für Inhalt und Stil sollten dieselben Regeln gelten wie für gute, zeitgemäße Geschäftsbriefe. Sie sollten daher
- freundlich und höflich,
- authentisch, eindeutig und verständlich,
- knapp und sachlich,
- wertschätzend
formuliert werden. Dies gilt auch für rechtlich und disziplinarisch relevante Sachverhalte.
2.1 Psychologie in der Mitarbeiterkorrespondenz
Gerade in Schreiben an Mitarbeiter ist die Anwendung psychologischer Grundregeln besonders wichtig. Deshalb sollten die eigenen Mitarbeiter ebenso umworben werden wie Kunden. Und nach der Einstellung sollte ein Unternehmen seine Mitarbeiter mindestens eben so gut behandeln wie während der Bewerbungsphase. Korrespondenz mit Mitarbeitern sollte grundsätzlich als Mittel der Motivation genutzt werden.
Selbst Schreiben aus disziplinarischen Gründen sollten – soweit eine Verhaltensänderung angestrebt wird – bei allem Nachdruck und eindeutiger Stellungnahme mit Einfühlungsvermögen formuliert werden. Auch wenn es zur letzten Konsequenz, einer Kündigung durch den Arbeitgeber kommt, sind Sachlichkeit und Eindeutigkeit angebracht.
2.2 Einfache Schreibregeln
Wer als Verfasser mit seinen Schreiben etwas bewirken will, hält sich an einige einfache Schreibregeln, wie sie für die gesamte Geschäftskorrespondenz gelten:
- Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers!
- Formulieren Sie so freundlich wie möglich!
- Schreiben Sie deutlich, aber nicht kurz angebunden!
- Sagen Sie zuerst, was der Empfänger wissen möchte!
- Zeigen Sie Vorteile auf und erleichtern Sie den Weg dorthin!
- Sagen Sie Unangenehmes angenehm!
- Bleiben Sie sachlich!
- Belehren Sie nicht!
- Werden Sie konkret!