Korrespondenz zwischen HR und Mitarbeitern

Zusammenfassung

Überblick

Der größte Teil der Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern geschieht mündlich. Das Geben und Nehmen von Informationen spielt sich also im Regelfall im Dialog ab. Dennoch gibt es genügend Anlässe, zu denen das Unternehmen aus rechtlichen, organisatorischen oder persönlichen Gründen die Schriftform wählt und seine Mitarbeiter auch direkt anschreibt. In den meisten Fällen übernimmt HR die Korrespondenz mit den Mitarbeitern.

1 Anlässe für die Korrespondenz zwischen Unternehmen und Mitarbeitern

Die wichtigsten Anlässe sind:

• Bewerbung und Einstellung,
• Probezeit und Übernahme,
• Gehalts- und Prämienfragen; sonstige Leistungen,
• Vertragsänderungen,
• Erteilung von Vollmachten,
• Ernennungen und Beförderungen,
• disziplinarische Gründe (Abmahnung, Kündigung),
• Jubiläen,
• persönliche Anlässe (Geburtstage, Eheschließung, Todesfälle etc.),

Vielen Schreiben gehen Gespräche, gegenseitige Informationen oder Verhandlungen voraus. Wegen der besonderen rechtlichen oder persönlichen Bedeutung erhält der Mitarbeiter anschließend auch noch ein Schreiben.

2 Regeln für die Korrespondenz

Schreiben an Mitarbeiter sind ein Teil der Geschäftskorrespondenz. Deshalb gelten für den formalen Aufbau und die äußere Form die gleichen Regeln wie für die gesamte Geschäftskorrespondenz. Im Regelfall werden die üblichen Geschäftsbriefbogen verwendet. Zu besonderen, insbesondere zu persönlichen Anlässen wie Jubiläen, Geburtstagen oder Todesfällen kann der Arbeitgeber auch neutrale oder persönliche Grußkarten verwenden.

Für Inhalt und Stil sollten dieselben Regeln gelten wie für gute, zeitgemäße Geschäftsbriefe. Sie sollten daher

• freundlich und höflich,
• authentisch, eindeutig und verständlich,
• knapp und sachlich,
• wertschätzend

formuliert werden. Dies gilt auch für rechtlich und disziplinarisch relevante Sachverhalte.

2.1 Psychologie in der Mitarbeiterkorrespondenz

Gerade in Schreiben an Mitarbeiter ist die Anwendung psychologischer Grundregeln besonders wichtig. Deshalb sollten die eigenen Mitarbeiter ebenso umworben werden wie Kunden. Und nach der Einstellung sollte ein Unternehmen seine Mitarbeiter mindestens eben so gut behandeln wie während der Bewerbungsphase. Korrespondenz mit Mitarbeitern sollte grundsätzlich als Mittel der Motivation genutzt werden.

Selbst Schreiben aus disziplinarischen Gründen sollten – soweit eine Verhaltensänderung angestrebt wird – bei allem Nachdruck und eindeutiger Stellungnahme mit Einfühlungsvermögen formuliert werden. Auch wenn es zur letzten Konsequenz, einer Kündigung durch den Arbeitgeber kommt, sind Sachlichkeit und Eindeutigkeit angebracht.

2.2 Einfache Schreibregeln

Wer als Verfasser mit seinen Schreiben etwas bewirken will, hält sich an einige einfache Schreibregeln, wie sie für die gesamte Geschäftskorrespondenz gelten:

• Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers!
• Formulieren Sie so freundlich wie möglich!
• Schreiben Sie deutlich, aber nicht kurz angebunden!
• Sagen Sie zuerst, was der Empfänger wissen möchte!
• Zeigen Sie Vorteile auf und erleichtern Sie den Weg dorthin!
• Sagen Sie Unangenehmes angenehm!
• Bleiben Sie sachlich!
• Belehren Sie nicht!
• Werden Sie konkret!

3 Einstellungsschreiben

Wenn das Unternehmen den am besten geeigneten Kandidaten gefunden hat, teilt es diesem seine Entscheidung möglichst schnell mit, um zu verhindern, dass er oder sie sich in der Zwischenzeit für ein anderes Unternehmen entscheidet. Das Einstellungsschreiben dient als Begleitschreiben zum Arbeitsvertrag.

Praxis-Tipp

Mit Absagen bis zur Vertragsunterschrift warten

Warten Sie sicherheitshalber mit den Absageschreiben an die anderen Kandidaten, die in der engeren Auswahl waren, bis ihr Favorit seine Unterschrift unter den Anstellungsvertrag gesetzt hat. Sollte sich dieser nämlich doch noch anders entscheiden und Sie den anderen bereits eine Absage geschickt haben, beginnt für Sie die teure und zeitaufwändige Suche von vorn.

4 Begrüßungsschreiben

Bereits mit einigen kleinen Aufmerksamkeiten können Sie den neuen Mitarbeiter am ersten Tag positiv einstimmen und motivieren. Hierzu kann auch ein Begrüßungsschreiben beitragen, das am Arbeitsplatz liegt oder der Führungskraft mit einigen freundlichen Worten überreicht wird.

Praxis-Beispiel

Begrüßungsschreiben

›Wir heißen Sie herzlich willkommen an Ihrem ersten Arbeitstag in unserem Hause! Das gesamte Team freut sich, eine neue Kollegin gefunden zu haben, die uns tatkräftig bei der Beratung unserer Kunden unterstützt.

Wir wünschen Ihnen einen guten Start und ein schnelles Eingewöhnen bei uns.

Ihre Führungskraft und die Kollegen stehen für Ihre Fragen jederzeit bereit. Wir wollen, dass Sie sich in unserem Team möglichst schnell wohl fühlen und Freude an der Arbeit haben.

Auch die Geschäftsleitung wünscht Ihnen einen angenehmen ersten Arbeitstag und viel Spaß bei der Arbeit. Auf gute Zusammenarbeit!‹

5 Schreiben zur Probezeit

Die Probezeit dauert in der Regel (je nach Tätigkeit) sechs Monate.

Praxis-Tipp

Probezeitverlängerung ist demotivierend

Es ist motivierender, eine länger vereinbarte Probezeit abzukürzen, als eine kürzere Probezeit wegen noch nicht erreichter oder abschätzbarer Qualifikation zu verlängern.

Während der Probezeit versucht der Arbeitgeber herauszufinden, ob der neue Mitarbeiter fachlich und sozial seinen Aufgaben gewa...