Probezeitgespräche als Feedbackquelle für den Onboarding-Prozess

Probezeitgespräche liefern wertvolles Feedback, mit dem HR und Führungskräfte das Onboarding von neuen Mitarbeitenden optimieren können. Das geht auch aus den Ergebnissen der Haufe Onboarding-Studie hervor. Die Befragten berichteten, dass regelmäßiges und konstruktives Feedback die neuen Mitarbeitenden bei der Einarbeitung nicht nur unterstützt, sondern sie nachhaltig motiviert. (Mehr zu den Ergebnissen der Haufe Onboarding-Studie 2023 lesen Sie hier).

Was ist ein Probezeitgespräch? Eine Definition

Ist in einem Arbeitsvertrag eine Probezeit vereinbart, führen Führungskräfte in regelmäßigen Abständen sogenannte Probezeit- oder Feedbackgespräche durch. Bei diesen Gesprächen teilen Führungskraft und Mitarbeitende ihre Erfahrungen und Erwartungen während des Onboarding-Prozesses. Die Führungskraft spiegelt dem oder der neuen Mitarbeitenden beispielsweise, ob er oder sie die Anforderungen erfüllt oder sich zusätzliche Kompetenzen aneignen sollte, um die Kernaufgaben der Position zu erfüllen. Der Onboardee spiegelt der Führungskraft wiederum, ob er zusätzliche Unterstützung - fachlich wie sozial - benötigt.   

Am Ende der Probezeit steht das Übernahmegespräch an. Während dieses Gesprächs prüfen Führungskraft und Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin gemeinsam, ob eine weitere Zusammenarbeit im Interesse beider Parteien ist. Das Übernahmegespräch ist dabei keine Einbahnstraße, in der ausschließlich das Unternehmen entscheidet, ob die neue Kraft bleiben darf oder nicht. Auch der oder die Neue entscheidet, ob das Unternehmen das Richtige ist und er oder sie weiterhin dort angestellt sein möchte.  

Warum ein Probezeitgespräch so wichtig ist  

Regelmäßige Probezeitgespräche bilden die Basis für die Entwicklung eines neuen Talents im Unternehmen. Sie helfen Führungskräften dabei, herauszufinden, ob sich neue Mitarbeitende gut eingearbeitet haben und im Team wohlfühlen. Erhält die Führungskraft während eines dieser Gespräche die Rückmeldung, dass sich das neue Talent unwohl fühlt, die inhaltlichen Aufgaben aber schätzt, kann sie rechtzeitig gegensteuern und beispielsweise einen Paten benennen. Gleichzeitig bieten Probezeitgespräche neuen Talenten die Möglichkeit, ihre Erwartungen und Erfahrungen klar zu kommunizieren und frühzeitig das einzufordern, was sie für eine gelungene Einarbeitung brauchen wie zum Beispiel eine Weiterbildung oder ein Training. Erhalten neue Mitarbeitende frühzeitig das, was sie brauchen, kommen sie fachlich und sozial eher im Unternehmen an und sind dadurch schneller produktiv. 

Probezeitgespräch nach drei oder sechs Monaten: Wo liegen die Unterschiede?

Die Probezeit eines Beschäftigungsverhältnisses kann bis zu sechs Monate andauern. Danach tritt automatisch der gesetzliche Kündigungsschutz in Kraft und die Probezeit ist vorbei. Arbeitgebern und Arbeitnehmenden steht es allerdings frei, eine kürzere Dauer der Probezeit zu vereinbaren. Eine Mindestdauer gibt es nicht.

Bei einer Probezeit von drei Monaten reicht üblicherweise ein vorbereitendes Feedbackgespräch aus, um gut gerüstet in das abschließende Übernahmegespräch zu gehen. Bei einer sechsmonatigen Probezeit sollten dahingegen zwei Feedbackgespräche stattfinden. In einem ersten Gespräch definieren Führungskraft und Onboardee Ziele und Anforderungen. In einem zweiten Gespräch nach etwa zwei bis drei Monaten korrigieren sie die getroffenen Vereinbarungen gegebenenfalls nach. Dadurch entsteht eine Entscheidungsgrundlage für das finale Übernahmegespräch am Ende der Probezeit. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag "Wie die Probezeit im Arbeitsvertrag vereinbart werden kann".

Probezeitgespräch: So geht die Vorbereitung

Ziel des Probezeitgesprächs ist es, zu entscheiden, ob der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin über das Ende der Probezeit hinweg im Unternehmen bleibt oder, aufgrund mangelnder Übereinstimmung, das Unternehmen verlässt. Um diese Entscheidung fundiert zu treffen, bedarf es einer gründlichen Vorbereitung, beispielsweise in Form von Feedbackgesprächen zwischen Führungskraft und Onboardee während der Probezeit. Während dieser vorbereitenden Gespräche eruieren Führungskraft und Onboardee gemeinsam, wie die fachliche und soziale Einarbeitung läuft. Dazu zählen Antworten auf Fragen wie:

• Fühlt sich die neue Kraft sozial im Team integriert?  
• Geht das Paten-Konzept auf?  
• Welche Erwartungen wurden erfüllt, welche nicht?  
• Gibt es Kompetenzen, die der Onboardee ausbauen muss?  

Die Antworten auf diese Fragen dienen der Führungskraft als wertvolle Grundlage für das abschließende Übernahmegespräch am Ende der Probezeit. Dabei kann sie sich sowohl auf ihre eigenen Aufzeichnungen aus den vorangegangenen Gesprächen stützen, als auch Feedback von Kollegen, HR oder den Paten einholen. Dadurch ergibt sich ein fundiertes Bild der neuen Kraft, das die Entscheidung, ihn oder sie zu übernehmen, erleichtert. Der Worst Case – also eine Kündigung in oder am Ende der Probezeit – käme so auch nicht völlig aus dem Nichts, da Führungskräfte Konflikte, Lücken oder mangelhafte Arbeitsergebnisse bereits im Vorfeld angesprochen und dokumentiert haben.

Gesprächsleitfaden zum Probezeitgespräch: die wichtigsten Fragen  

Im Übernahmegespräch am Ende der Probezeit blicken Führungskraft und Onboardee gemeinsam auf die Probezeit zurück. Neben den Aufzeichnungen der vorangegangenen Probezeitgespräche können die folgenden Fragen zur fachlichen und sozialen Integration des Onboardees Orientierung bei der Gesprächsführung geben:    

Fachliche Integration:

• Wurden die in den vorherigen Gesprächen vereinbarten Leistungsziele erreicht?
• Hat der / die neue Mitarbeitende genügend fachliche Unterstützung bekommen, um seine / ihre Kernaufgaben zu erfüllen?
• Welche Maßnahmen (z. B. Seminare oder Trainings) wurden durchlaufen? Wie sinnvoll waren diese?  
• Passt die Tätigkeit noch zum Anforderungsprofil der Stellenausschreibung?
• Verlief die fachliche Einarbeitung so, wie sie in den vorangegangenen Gesprächen vereinbart wurde?

Soziale Integration:

• Fühlt sich die neue Kraft wohl im Team? Gefällt ihm / ihr das Arbeitsumfeld?
• Entspricht das Unternehmen nach wie vor den Vorstellungen des Onboardees?  
• Wie bewertet der /die neue Mitarbeitende die Einarbeitung?  

Selbstverständlich dienen diese Fragen lediglich als Orientierungshilfe. Je nach Art der Tätigkeit und Zusammenarbeit lassen sich diese beliebig und auf das individuelle Arbeitsverhältnis anpassen.  

Inhalt und Ablauf des Probezeitgesprächs bestimmen

Im Übernahmegespräch am Ende der Probezeit teilen Führungskräfte den neuen Mitarbeitenden mit, ob sie übernommen werden – oder nicht. Das Gespräch sollte, unabhängig von der jeweiligen Entscheidung, konstruktiv und objektiv verlaufen. Denn: Verlässt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Unternehmen und wird nicht übernommen, trägt das Probezeitgespräch maßgeblich dazu bei, wie er oder sie das Unternehmen in Erinnerung behält. Führungskräfte sollten also stets an die Arbeitgebermarke denken, wenn sie Mitarbeitenden im Probezeitgespräch mitteilen, dass sie leider nicht übernehmen werden. Die Entscheidung dazu sollte sachlich begründet und genau erklärt werden, warum die Passung nicht stimmt. Die Führungskraft sollte die Stärken des Mitarbeitenden herausstellen und ihm alles Gute für die Zukunft wünschen.

Fällt die Übernahmeentscheidung positiv aus, sollten auch das klar kommuniziert werden. Denn der neue Mitarbeitende muss sich nach dem Ende der Probezeit genauso aktiv für das Unternehmen entscheiden, wie der Arbeitgeber sich für ihn. Führungskräfte sollten deshalb bereits im Probezeitgespräch Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigen und die Zukunft des neuen Mitarbeitenden innerhalb der Organisation skizzieren.  

Probezeitgespräch nutzen, um Feedback zum Onboarding einzuholen

Alle Gespräche während der Probezeit bieten außerdem die Möglichkeit, Feedback zum Onboarding-Prozess bei den Onboardees einzuholen. Die Rückmeldungen bieten oft "unvoreingenommene" Perspektiven, die wichtig sind für die Weiterentwicklung der "Onboarding Journey". Basierend auf dem Feedback der Onboardees können Führungskräfte und HR den Onboarding-Prozess weiterentwickeln.

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