In den regelmäßigen Mitarbeitergesprächen während der Probezeit (Probezeitgespräch) stellt die Führungskraft die Weichen für die künftige Performance des Onboardees. Hier vereinbart der Vorgesetzte mit dem Mitarbeiter Aufgaben und Ziele und bespricht die bisherigen Arbeitsergebnisse. Auch weitere Entwicklungsmaßnahmen und eventuelle Konflikte lassen sich dabei klären. Dank dieser regelmäßigen Probezeitgespräche und Feedback-Loops begleitet die Führungskraft den Neuzugang zugleich als Coach und prüft, ob er sich im neuen Umfeld wohlfühlt, die vereinbarten Ziele erreicht und die notwendigen Kompetenzen erworben hat. Auf dieser Basis entscheidet er später fundiert, ob er das neue Teammitglied nach der Probezeit übernehmen will.
Gleichzeitig bieten regelmäßige Probezeitgespräche neuen Talenten die Möglichkeit, ihre Erwartungen und Erfahrungen klar zu kommunizieren und proaktiv einzufordern, was sie für eine gelungene Einarbeitung brauchen, wie zum Beispiel eine Weiterbildung oder ein Training. Erhalten neue Mitarbeiter frühzeitig, was sie brauchen, kommen sie fachlich und sozial eher im Unternehmen an und sind dadurch schneller produktiv.
Vorbereitung und Inhalt der Probezeitgespräche
Während der Probezeitgespräche eruieren Führungskraft und Onboardee gemeinsam, wie die fachliche und soziale Einarbeitung läuft. Dazu zählen Antworten auf Fragen wie:
- Wurden die vereinbarten Leistungsziele erreicht? Bekam der neue Mitarbeiter genügend fachliche Unterstützung/fachliche Einarbeitung, damit er seine Aufgaben und Ziele erfüllen/erreichen kann?
- Welche Entwicklungsmaßnahmen wurden bereits durchlaufen? Wie erfolgreich waren diese? Gibt es weitere Kompetenzen, die der Onboardee ausbauen muss? Welche Maßnahmen wurden noch nicht ergriffen? Warum? Gibt es konkrete Gründe/Hindernisse?
- Fühlt sich die neue Kraft wohl im Team? Wie verläuft die soziale Integration?
- Geht das Paten-Konzept auf?
- Welche Erwartungen wurden erfüllt, welche nicht?
Dabei sollte der Vorgesetzte auch Feedback von Kollegen, HR oder den Paten einholen. Dadurch ergibt sich ein fundiertes Bild zum Stand der Einarbeitung und Integration.
Probezeitgespräche protokollieren
Dokumentieren Sie die Erkenntnisse, Absprachen und Vereinbarungen aus den Probezeitgesprächen unbedingt und lassen Sie dies ebenfalls vom Mitarbeiter unterschreiben, damit es später keine Unklarheiten geben kann. Der Worst Case – also eine Kündigung während oder am Ende der Probezeit – käme so nicht völlig aus dem Nichts, da Führungskräfte Konflikte, Lücken oder mangelhafte Arbeitsergebnisse bereits im Vorfeld angesprochen und dokumentiert haben.
Probezeitgespräche rechtzeitig terminieren
Terminieren Sie die regelmäßigen Probezeitgespräche bereits im Einarbeitungsplan. Bei einer Probezeit von drei Monaten reicht üblicherweise ein vorbereitendes Feedbackgespräch aus, um gut gerüstet in das abschließende Übernahmegespräch zu gehen. Bei einer sechsmonatigen Probezeit sollten dahingegen mindestens zwei Feedbackgespräche stattfinden.
Voraussetzung für gelungenes Feedback
Für eine gute Kommunikation in der Einarbeitungsphase und in den Mitarbeitergesprächen ist eine offene Feedback-Kultur wichtig. Vorgesetzte begleiten ihr neues Teammitglied durch professionelles, regelmäßiges Feedback, um ihm so frühzeitig und kontinuierlich eine Rückmeldung zu seinen Arbeitsergebnissen zu geben, denn niemals sind Mitarbeiter so sehr auf Feedback angewiesen wie in ihrer Anfangszeit im neuen Unternehmen. Sie können noch nicht wissen, wie die ungeschriebenen Gesetze im Unternehmen lauten, welche Prozesse wie organisiert sind, welche Entscheidungswege einzuhalten sind etc.
Feedback ist eine konstruktive Rückmeldung, die der Neueinsteiger vom Feedbackgeber zu seinem Verhalten und seinen Arbeitsergebnissen bekommt. Feedback sollte:
- beschreibend – nicht bewertend oder interpretierend,
- konkret – nicht verallgemeinernd oder pauschal,
- realistisch – nicht utopisch,
- unmittelbar – nicht verspätet,
- wertschätzend – nicht von oben herab sein.
Führungskräfte, Pate UND Kollegen stehen in der Pflicht, den neuen Kollegen mit konstantem Feedback – auch zu seinem Verhalten – zu versorgen. Nur so erhält er eine verlässliche Rückmeldung und bekommt gespiegelt, wie er auf andere wirkt.
Das ist leider noch nicht überall verbreitet: Bei 12 % der Umfrageteilnehmer gibt es überhaupt keine strukturierten Feedback-Gespräche mit neuen Mitarbeitern, auch mit dem Buddy finden Feedback-Gespräche nur bei 28 % stattHaufe Onboarding Umfrage 2023.
Gute Feedback-Möglichkeiten bieten sich z. B.:
- im Zusammenspiel mit Einarbeitungseinheiten,
- im Anschluss an erfolgte Schulungen,
- bei der Durchsprache von Arbeitsergebnissen,
- nach Meetings als "Blitzlicht" (z. B. bei Team-, Projekt- oder Planungsrunden),
- ad hoc (bei konkretem Anlass),
- als Wochen- oder Monatsfeedback (z. B. "Freitagsfeedback") entweder themen-, produkt- oder prozessbezogen oder im Blick auf die allgemeine Zusammenarbeit an.
Übrigens: Feedback ist ein Geschenk, für das ein "Danke" immer wer...