Zeit in Feedbackgespräche zu investieren, zahlt sich aus

Regelmäßige Feedbackgespräche zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitenden wirken sich positiv auf die Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. Das belegen zahlreiche Studien. Sie sind zudem für die Personalentwicklung wichtig und steigern - richtig geführt - die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und ihre Motivation. Dennoch werden in vielen Unternehmen Feedbackgespräche eher sporadisch geführt – speziell dann, wenn große Veränderungen im Gange sind.

Dabei wären gerade dann regelmäßige Feedbackgespräche extrem wichtig. In ihnen können mögliche Quellen von Ärger, Frust und somit Demotivation beseitigt werden – unter anderem, weil die Beteiligten ihre wechselseitigen Erwartungen an die künftige (Zusammen-)Arbeit formulieren.

Im Feedbackgespräch Ziele und Erwartungen kommunizieren

Generell gilt: Die meisten Führungskräfte sprechen mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu wenig über ihre Arbeit sowie die Erwartungen und Ziele, die hiermit verbunden sind – und zwar unabhängig davon, ob diese im Betrieb oder Homeoffice arbeiten. Dabei ist genau dies die Hauptfunktion von Feedbackgesprächen: den Mitarbeitenden die nötige Orientierung zu geben.

Im Gespräch können unter anderem folgende Themen erörtert werden:

• die Qualität der (Zusammen-)Arbeit,
• die Zufriedenheit mit der Arbeitssituation,
• die Unternehmens- und Bereichsziele,
• die Strategien und Vorhaben,
• die Aufgaben und Verantwortungsbereiche der Mitarbeitenden,
• ihre Stärken und Schwächen,
• mögliche Qualifizierungs- und Unterstützungsmaßnahmen,
• mögliche Verbesserungen,
• die Gesundheitsförderung,
• die Ziel- und Bonusvereinbarung.

Feedback- und Zielvereinbarungsgespräche haben nicht das primäre Ziel, aktuelle Probleme in der alltäglichen Zusammenarbeit zu besprechen. Vielmehr soll das Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der jeweiligen Führungsperson in einem Zeitabschnitt zusammenfassend betrachtet werden, um zu klären, wie die Arbeitssituation verbessert werden kann. Einzelne Vorkommnisse in der Vergangenheit dienen hierbei höchstens zur Erklärung.

Weil die Vergangenheit reflektiert werden soll, machen Feedbackgespräche ohne Vorbereitung wenig Sinn. Hinzu kommt: Feedback ist nur wirksam, wenn es konkret ist. Hierfür benötigt man Beispiele aus dem Berufs- und Arbeitsalltag.

Feedbackgespräche aus Überzeugung führen

In vielen Unternehmen ist das regelmäßige Führen von Mitarbeitergesprächen oder Feedbackgesprächen Pflicht. Das ist an sich gut. Jedoch führt dies zuweilen dazu, dass die Führungskräfte diese Gespräche nur führen, um zum Beispiel der Personalabteilung "Vollzug" zu melden. Das heißt, sie erachten diese Gespräche nicht als notwendiges Führungsinstrument. Entsprechend gering ist ihre Qualität.

Im Betriebsalltag führen oft diejenigen Führungskräfte die hochwertigsten Mitarbeitergespräche, bei denen dies am wenigsten "nötig" wäre, weil sie auch im Arbeitsalltag häufig und offen mit ihren Mitarbeitenden kommunizieren. Um ein Mindestniveau der Gespräche zu sichern, ist es sinnvoll, dass nach jedem Mitarbeitergespräch Führungskraft und Mitarbeitende unabhängig voneinander einen Fragebogen ausfüllen und zum Beispiel an die Personalabteilung senden. Der Fragebogen kann Fragen enthalten wie:

• Wie zufrieden sind Sie mit dem Gesprächsverlauf?
• Wie zufrieden waren Sie mit der Atmosphäre?
• Wie lange dauerte das Gespräch?
• Wurden auch Entwicklungsthemen und -ziele angesprochen/vereinbart?
• Was sollte sich ändern, damit Sie und Ihr Gesprächspartner bzw. Ihre Gesprächspartnerin vom nächsten Gespräch noch mehr profitieren?

Diese Rückmeldung an die Personalabteilung ist kein Garant für qualitativ hochwertige Feedbackgespräche; sie sorgt aber für eine Mindestqualität, die Schritt für Schritt gesteigert werden kann. Dies gilt insbesondere dann, wenn mit dem Gespräch die Verpflichtung verbunden ist, sich auf konkrete Entwicklungsziele zu verständigen.

Die drei Phasen eines Feedbackgesprächs

Ein Indikator für die Qualität eines Feedbackgesprächs ist dessen Dauer. Eine Stunde sollten Führungskräfte pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter hierfür mindestens einplanen - denn damit eventuell auch heikle (persönliche) Themen angesprochen werden, ist eine entspannte Atmosphäre nötig. Diese gilt es zunächst zu schaffen.

Feedbackgespräche sind umso wichtiger, je eigenständiger und eigenverantwortlicher Mitarbeitende arbeiten sollen oder müssen – zum Beispiel, weil sie weitgehend im Homeoffice tätig sind. Selbstständiges Arbeiten erfordert ab und zu eine Justierung. Das heißt, Führungskraft und Mitarbeitende müssen sich unter anderem über die Aufgaben, die Vorgehensweise, die Qualitätsansprüche und die wechselseitigen Erwartungen verständigen.

Ein gut strukturiertes Feedbackgespräch besteht aus drei Phasen:

1. Reflektion der vergangenen Zeiteinheit (zum Beispiel das zurückliegende Quartal).
2. Einschätzung der aktuellen Situation.
3. Blick nach vorne.

Von besonderer Bedeutung ist, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter auch ein Feedback über die jeweiligen "Stärken" und "Schwächen" erhält. Was macht/kann er gut beziehungsweise weniger gut? Denn ohne ein Feedback und Austausch hierüber werden Lernfelder oft nicht erkannt.

Eine Voraussetzung für offene Mitarbeitergespräche, in denen es auch möglich ist, heikle Themen anzusprechen und Lernfelder zu identifizieren, ist Vertrauen. Gelingt es einer Führungskraft im Alltag nicht, eine vertrauensvolle Beziehung zu ihren Mitarbeitenden aufzubauen, öffnen sich diese auch im Mitarbeitergespräch nicht. Also kann die Führungskraft ihnen auch kein wirkungsvolles Feedback geben. Außerdem erhält sie selbst von ihnen keine brauchbare Rückmeldung für ihre eigene Entwicklung.

Positive Auswirkungen auf die Zusammenarbeit

Das regelmäßige Führen von Feedbackgesprächen mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfordert großen Zeitaufwand seitens der Führungskräfte – auch wegen der nötigen Vorbereitung. Diese Investition lohnt sich jedoch - denn sie stellt sicher, dass im Arbeitsalltag weniger Unklarheiten bestehen, wodurch sich der Führungsaufwand insgesamt reduziert.

Untersuchungen zeigen, dass regelmäßige Feedbackgespräche (beziehungsweise Zielvereinbarungsgespräche) unter anderem folgende Faktoren positiv beeinflussen:

• die Beziehung zwischen den Mitarbeitenden und Vorgesetzten,
• die Transparenz und Zielklarheit,
• die Kommunikations- und Führungskultur,
• die Transparenz und den Informationsfluss,
• die Zusammenarbeit und Leistung,
• das Selbstvertrauen der Mitarbeitenden,
• ihre Kompetenzentwicklung,
• ihre Identifikation mit der Arbeit und den Zielen,
• ihre Eigenständigkeit und -verantwortlichkeit,
• ihr Qualitätsbewusstsein.

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