HR-Chatbots werden als digitale Helfer oft unterschätzt

Die Haufe Chatbot-Studie 2025 nimmt digitale Assistenten wie HR-Chatbots ins Visier und zeigt auf, welche Rolle sie künftig übernehmen könnten, um HR-Mitarbeitende zu entlasten. Die Kernfragen lauteten: Wie hoch ist das Arbeitspensum bei HR? Wo können HR-Chatbots aus Sicht der Mitarbeitenden am besten unterstützen? Und wie stehen sie zu den Chancen und Risiken, die der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) und Chatbots in den HR-Bereichen mit sich bringt?

An der Studie nahmen 530 Personen teil, darunter HR-Verantwortliche und Führungskräfte, Personalsachbearbeitende, Personalentwicklerinnen und Personalentwickler sowie Recruiterinnen und Recruiter.

Haufe Chatbot-Studie: Großes Arbeitspensum bei HR

Die Ergebnisse zeigen: Vier von fünf HR-Mitarbeitenden haben ein immenses Arbeitspensum zu bewältigen und fühlen sich von der Arbeitslast erdrückt. Das führt laut den Befragten dazu, dass sie gelegentlich bis häufig Überstunden machen. Nur jede fünfte befragte Person gibt an, genügend Kapazitäten zu haben, um ihre Arbeit gut zu erledigen. Doch wer keine Freiräume hat, kann keine neuen Arbeitstechniken ausprobieren, sich mit dem Einsatz von KI beschäftigen oder die Digitalisierung vorantreiben. Auch strategische Projekte bleiben dann häufig auf der Strecke.

Wenig Erfahrung mit HR-Chatbots im Arbeitsalltag

Die Studie zeigt auch,  dass 86 Prozent der Befragten bislang noch keine Erfahrungen mit einem HR-Chatbot im eigenen Unternehmen gesammelt haben. Dabei gehen 93 Prozent der HR-Expertinnen und -Experten davon aus, dass Chatbots für HR künftig eine wichtige Rolle spielen werden. So könnte deren Einsatz dazu beitragen, das zuvor erwähnte hohe Arbeitspensum zu reduzieren. HR-Chatbots bieten dann nicht nur Entlastung bei Routineaufgaben, sondern helfen auch, Zeit für die strategische Planung zu gewinnen. Da bislang nur 14 Prozent der Befragten bereits praktische Erfahrungen mit HR-Chatbots gesammelt haben, scheint hier noch großes Potenzial zu bestehen.

HR-Fachkräfte stehen Chatbots positiv gegenüber

An der Einstellung der HR-Fachkräfte scheint es nicht zu scheitern: So können sich neun von zehn Befragten vorstellen, HR-Chatbots zur Unterstützung bei Routineaufgaben einzusetzen. Nur jede zehnte befragte Person erwartet dadurch keine Arbeitserleichterung. 

Vor allem bei rechtlichen Fragestellungen wie etwa HR-Policies, Anträgen oder Verträgen erwarten acht von zehn Befragten eine spürbare Entlastung. Tatkräftige Unterstützung bei Routineaufgaben, beim Zeitmanagement und bei Abwesenheiten vermuten zwei Drittel der Studienteilnehmenden. Ähnlich viele erwarten eine Entlastung beim Onboarding neuer Mitarbeitender (63 Prozent).

Die HR-Mitarbeitenden sehen aber auch weitere konkrete Einsatzmöglichkeiten für HR-Chatbots, besonders bei zeitaufwendigen Tätigkeiten wie beispielsweise bei Rechercheaufgaben in internen Dokumenten, der Erstellung von Dokumentationen und Konzepten sowie beim Texten, etwa für Stellenausschreibungen und Social Media Posts. 

Chancen durch HR-Chatbots

HR-Mitarbeitende sehen mehrere Chancen, die sich aus der Nutzung von Chatbots in der HR-Abteilung ergeben: 

• 95 Prozent sind davon überzeugt, dass Routineanfragen schneller und effizienter bearbeitet werden,
• 93 Prozent sehen darin eine 24/7 Anlaufstelle für Mitarbeitende,
• 90 Prozent erwarten mehr Zeit für strategische Aufgaben,
• 90 Prozent erhoffen sich dank Chatbots einen Digitalisierungsschub,
• 86 Prozent wünschen sich ergänzende Unterstützung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender,
• 83 Prozent erhoffen sich eine bessere Entscheidungsfindung,
• 74 Prozent schätzen, dass sich auch die menschlichen Fehler reduzieren,
• 72 Prozent erwarten sinkende Kosten dank Automatisierung.

Risiken bei der Nutzung von HR-Chatbots

Trotz der wahrgenommenen Chancen haben HR-Mitarbeitende auch Vorbehalte gegen die Nutzung von Chatbots:

• 90 Prozent fürchten fehlende persönliche Interaktionen und Einfühlungsvermögen in sensiblen Situationen,
• 73 Prozent haben Bedenken wegen der Fehleranfälligkeit bei komplexen Anfragen,
• 59 Prozent äußern Datenschutz- und Sicherheitsbedenken,
• 70 Prozent erwarten eine hohe Abhängigkeit von Technologie,
• 34 Prozent fürchten sich um die Arbeitsplätze von HR-Mitarbeitenden,
• 79 Prozent schätzen, dass Chatbots nur unzureichend auf die individuellen Bedürfnisse von Mitarbeitenden eingehen können,
• 65 Prozent sehen Diskriminierungen und voreingenommene Entscheidungen aufgrund fehlerhafter Algorithmen.

Um diese Bedenken auszuräumen, sollten Unternehmen darauf achten, nur solche HR-Chatbots einzusetzen, deren Anbieter auf höchste Compliance- und EU-Sicherheitsstandards setzen. Die KI muss gemäß der EU-Verordnung zur künstlichen Intelligenz (AI Act) betrieben werden. Zudem dürfen keine personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden erhoben werden, damit anonyme Interaktionen gewährleistet sind.

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