Maren Rixen, Anna-Lena Glander
Die durch das LkSG verpflichteten Unternehmen treffen eine Vielzahl von menschenrechts- bzw. arbeitsrechtsbezogenen Sorgfaltspflichten, bei denen es sich nicht um einmalig zu erfüllende Pflichten handelt. Die Sorgfaltspflichten beinhalten einen sich wiederholenden Kreislauf verschiedener und aufeinander bezogener Verfahrensschritte.
Rolle von HR
Um den menschen- sowie arbeitsrechtsbezogenen Sorgfaltspflichten nachzukommen, sollten im Unternehmen feste Zuständigkeiten verankert werden, wie z. B. im Bereich HR.
Das LkSG führt die Sorgfaltspflichten im Einzelnen in § 3 Abs. 1 LkSG auf.
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4.1 Betriebsinterne Verantwortlichkeiten
Benennung eines Menschenrechtsbeauftragten
Da die Sorgfaltspflichten verschiedene Abteilungen tangieren, sind klare Verantwortlichkeiten zur Sicherstellung der Compliance notwendig. Zur effektiven Umsetzung haben die durch das LkSG verpflichteten Unternehmen dafür zu sorgen, dass festgelegt ist, wer innerhalb des Unternehmens für die Durchführung und Überwachung des lieferkettenbezogenen Risikomanagements zuständig ist. Als Beispiel nennt das Gesetz hier die Benennung eines "Menschenrechtsbeauftragten" (hierzu sogleich unter Abschn. 5).
Da die Unterlassung der Festlegung einer betriebsinternen Zuständigkeit bußgeldbewährt ist, sollten bei den verpflichteten Unternehmen verständliche und nachvollziehbare Zuständigkeiten definiert werden. Die Geschäftsführung hat sich außerdem regelmäßig, mindestens einmal jährlich, über die Arbeit der zuständigen Person bzw. Personen zu informieren.
Im Hinblick auf die konkrete Ausgestaltung der betriebsinternen Verantwortlichkeiten lässt das Gesetz den verpflichteten Unternehmen allerdings einen weiten Gestaltungsspielraum; auch eine Pflicht zur Bestellung des Menschenrechtsbeauftragten besteht – im Gegensatz zur Festlegung der entsprechenden Verantwortlichkeiten – nicht, wird in der Gesetzesbegründung jedoch explizit empfohlen.
Je nach interner Organisation im Unternehmen können Gründe dafür bestehen, die zuständigen Personen im Unternehmen, die "Lieferketten-Verantwortlichen", ebenso wie einen etwaigen Menschenrechtsbeauftragten, bei HR (oder Compliance) anzusiedeln.
4.2 Angemessene und wirksame Präventionsmaßnahmen
Die verpflichtenden Sorgfaltspflichten umfassen insbesondere die Implementierung eines angemessenen und wirksamen Risikomanagements. Unternehmen sind gefordert, angemessene und wirksame Prozesse zur Umsetzung ihrer Sorgfaltspflichten einzuführen, zu überwachen und weiterzuentwickeln.
Hilfestellung des BAFA: Beachtung des Angemessenheitsprinzips
Das Prinzip der Angemessenheit setzt den übergreifenden Rahmen für die Umsetzung der Sorgfaltspflichten, die durch das LkSG etabliert werden. Insoweit kann die im Dezember 2022 veröffentlichte Handreichung des BAFA "zum Prinzip der Angemessenheit nach den Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes" zu Rate gezogen werden. In dieser Handreichung wird der Begriff der Angemessenheit im Sinne des Gesetzes erläutert und es werden Hinweise zur praktischen Bedeutung gegeben. Dies wird durch Hinweise auf ausgewählte Umsetzungshilfen ergänzt.
Im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten müssen verpflichtete Unternehmen regelmäßig und anlassbezogen eine Risikoanalyse durchführen mit dem Ziel, die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken zu ermitteln, zu gewichten und zu priorisieren.
Hilfestellung des BAFA: Risikoanalyse
Insoweit kann die im August 2022 erschienene Handreichung des BAFA "zur Umsetzung einer Risikoanalyse nach den Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes" zu Rate gezogen werden.
Strategie zur Implementierung der notwendigen Maßnahmen
Risiken, die entlang der Lieferkette des Unternehmens verursacht werden können, müssen im Rahmen der präventiven Maßnahmen mithilfe der Fachbereiche definiert und analysiert werden. Auf dieser Grundlage ist eine Strategie zur Implementierung der notwendigen Maßnahmen im betrieblichen Alltag zu entwickeln. Entsprechende Präventionsmaßnahmen können z. B. vorgenommen werden durch:
- die Etablierung von unternehmensinternen Vorgaben zur Lieferantenauswahl,
- eine Due Diligence (Sorgfaltsprüfung) entlang der Lieferkette,
- Kontroll- und Zustimmungsmechanismen in Form von Lieferantenfragebögen,
- die Modifizierung der Allgemeinen Geschäftsbedingung in Lieferantenrahmenverträgen,
- die Verankerung entsprechender Regelungen in Lieferantenkodizes.
Zudem können Unternehmen
- eigene Kontrollmaßnahmen bei Zulieferern vor Ort durchführen,
- Audits in der Lieferkette erwägen, oder
- von wesentlichen Lieferanten eine Zertifizierung einfordern und damit die Audits auslagern.
Auch der Gesetzgeber verweist mehrfach auf die Möglichkeit der Inanspruchnahme anerkannter Zertifizierungs- bzw. Audit-Systeme und regt an, dass Unternehmen vertraglich festschreiben können, dass der Vertragspartner bestimmte Produkte nur von ausgewählten, zuvor geprüften Lieferanten beziehen darf oder nachweisen muss, dass bestimmte Produkte aus zertifizierten Regionen oder Rohstoffe aus zertifizierten...