LkSG: Dokumentations- und Berichtspflichten / 2.3 Ausgestaltung und Umsetzung der Dokumentation nach LkSG

Bezüglich der konkreten Umsetzung haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, die entsprechende Dokumentation im Unternehmen abzubilden:

• Digitale Plattformen und Software: Unternehmen können spezielle Softwarelösungen oder digitale Plattformen nutzen, die speziell für das Management von Lieferkettenrisiken und die Dokumentation der Sorgfaltspflichten entwickelt wurden. Diese Tools können bei der Durchführung von Risikoanalysen, der Verwaltung von Lieferanteninformationen, der Überwachung von Compliance-Maßnahmen und der Erstellung von Berichten helfen.

• Interne Dokumentationssysteme: Unternehmen können interne Dokumentationssysteme einrichten, um Informationen über ihre Lieferkettenaktivitäten, Risikoanalysen, Maßnahmen zur Risikominderung und Schulungen zu erfassen. Diese Systeme können elektronisch oder in Papierform geführt werden und sollten sicherstellen, dass alle relevanten Informationen ordnungsgemäß dokumentiert und archiviert werden.

• Schulungen und Schulungsmaterialien: Unternehmen können Schulungen für Mitarbeiter durchführen, um sie über die Anforderungen des LkSG zu informieren und sie bei der Dokumentation ihrer Aktivitäten zu unterstützen. Dies kann die Bereitstellung von Schulungsmaterialien, Leitfäden und Vorlagen umfassen, die den Mitarbeitern helfen, ihre Verantwortlichkeiten zu verstehen und entsprechend zu handeln.

• Externe Beratung und Unterstützung: Unternehmen können externe Berater oder Experten für Nachhaltigkeit und Compliance beauftragen, um sie bei der Einrichtung und Umsetzung ihrer Dokumentationssysteme zu unterstützen. Diese Fachleute können Unternehmen dabei helfen, Risikoanalysen durchzuführen, Maßnahmen zur Risikominderung zu entwickeln und Compliance-Berichte vorzubereiten.

• Zusammenarbeit mit Lieferanten: Unternehmen können mit ihren Lieferanten zusammenarbeiten, um Informationen über deren Geschäftspraktiken, Arbeitsbedingungen und Umweltauswirkungen zu sammeln und zu dokumentieren. Durch eine enge Zusammenarbeit können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferanten die erforderlichen Standards einhalten und die Risiken entlang der Lieferkette minimiert werden.

Ein internes Dokumentationssystem zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten unterscheidet sich hierbei von einer externen Plattform in mehreren wichtigen Aspekten:

1. Interne Kontrolle: Im Gegensatz zu einer externen Plattform, die von einem Drittanbieter betrieben wird, liegt die Kontrolle über ein internes Dokumentationssystem vollständig beim Unternehmen selbst. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, die Funktionalität und die Sicherheitsmaßnahmen des Systems an seine spezifischen Anforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass sensible Informationen angemessen geschützt sind.
2. Anpassbarkeit: Ein internes Dokumentationssystem kann vollständig an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse eines Unternehmens angepasst werden. Es kann individuell gestaltet werden, um die spezifischen Anforderungen der Lieferkette, der Branche und der Unternehmensgröße zu berücksichtigen. Dies ermöglicht eine maßgeschneiderte Lösung, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.
3. Integration mit internen Systemen: Ein internes Dokumentationssystem kann nahtlos in bestehende interne Systeme und Prozesse integriert werden. Dies ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern im Unternehmen. Darüber hinaus können Daten aus anderen internen Systemen, wie ERP-Systemen oder Produktionsplanungssystemen, integriert werden, um einen umfassenden Überblick über die Lieferkette zu gewährleisten.
4. Kosten: Die Kosten für die Einrichtung und den Betrieb eines internen Dokumentationssystems können variieren, sind jedoch i. d. R. im Vergleich zu externen Plattformen niedriger. Da das Unternehmen die volle Kontrolle über das System hat, entfallen die Kosten für Lizenzgebühren und Abonnements an Drittanbieter. Stattdessen können interne Ressourcen genutzt werden, um das System zu implementieren und zu warten.

Praxis-Beispiel

Digitale Plattformen zur Unterstützung bei der Dokumentationserfüllung

Ein multinationaler Einzelhändler verwendet eine spezialisierte Softwarelösung, um die Einhaltung von Menschenrechts- und Umweltstandards in seiner globalen Lieferkette zu überwachen und zu dokumentieren. Die extern betriebene Plattform ermöglicht es dem Unternehmen, alle relevanten Informationen über seine Lieferanten, Subunternehmer und Produktionsstandorte zentral zu verwalten. Die Plattform bietet hierbei insbesondere folgende Funktionen:

• Lieferantenmanagement: Das Unternehmen kann alle seine Lieferantenprofile in der Plattform speichern, einschließlich Kontaktinformationen, Standorten, Geschäftspraktiken und Zertifizierungen. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, einen Überblick über seine Lieferantenbasis zu behalten und potenzielle Risiken zu identifizieren.

• Risikoanalyse: Die Plattform ermöglicht es dem Unternehmen, Risikoanalysen für jeden Lieferanten und Produktionsstandort durchzufü...