Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz: Umsetzung der Anforderungen in der Praxis

LkSG: Herausforderungen hinsichtlich der Organisation

Eine der zentralen Herausforderungen beim LkSG-Projekt-Rollout liegt im Bereich der Organisation, insbesondere hinsichtlich der Koordination und des Managements verschiedener Abteilungen sowie der Harmonisierung der jeweiligen Erwartungshaltungen und unterschiedlicher Key Performance Indikatoren (KPIs). Ein Beispiel hierfür ist die Berücksichtigung der Kosten für die Entwicklung von Lieferanten im Vergleich zum Anteil der als "nachhaltig" eingestufter Lieferanten. Die Herausforderung besteht somit darin, diese Vielfalt an Erwartungen und KPIs zu berücksichtigen und in Einklang zu bringen, um eine reibungslose Zusammenarbeit und einen effektiven Projektfortschritt sicherzustellen. Dies erfordert nicht nur eine transparente Kommunikation und klare Zielsetzungen, sondern auch eine strategisch gut durchdachte Herangehensweise an die Harmonisierung der verschiedenen Interessen.

Praxis-Tipp: Einrichtung einer Projektgovernance als Basis

Für die Sicherstellung einer effizienten Integration der Nachhaltigen Lieferkettenmanagement-Strategie sowie der Erfüllung der Anforderungen des LkSG ist es sinnvoll, zunächst eine umfassende Projektgovernance einzurichten. Insbesondere bei unternehmensübergreifenden Projekten, wie der Umsetzung des LkSG, die aufgrund ihrer Größe, Komplexität und der damit verbundenen Risiken besonders anspruchsvoll sind, stellt die Projektgovernance einen entscheidenden Erfolgsfaktor dar. Dieser Ansatz schafft nicht nur eine optimale Basis, um dem Projektteam die erforderlichen Prozesse, Werkzeuge und Entscheidungsmethoden für die Umsetzung der Arbeitspakete zur Verfügung zu stellen, sondern auch um eine agile und effiziente Führung und Kommunikation innerhalb der Projektgruppe zu gewährleisten. Insbesondere, wenn es darum geht, auf die Bedürfnisse und Anliegen aller beteiligten Abteilungen besser eingehen zu können und gemeinsame Ziele zu definieren.

Initiierung und Umsetzung gezielter Maßnahmen

Es ist wichtig, zu Beginn des Prozesses die entscheidende Frage zu klären, welche Akteure und Wertschöpfungsstufen primär in den Fokus gerückt werden sollten und welche Maßnahmen am effektivsten dazu beitragen können, die (potenziell) negativen Auswirkungen zu adressieren. Diese strategische Herangehensweise verlangt eine gründliche Analyse der verschiedenen Einkaufsprozesse und der Lieferanten, um die entsprechenden Schwachpunkte zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zu entwickeln. Ein breites Spektrum von möglichen Maßnahmen ist in Betracht zu ziehen, darunter die Anpassung von bestehenden Beschaffungsprozessen, Schulung und Befähigung der Mitarbeitenden, der direkte Dialog mit Lieferanten aber auch strukturelle Veränderungen im Unternehmen.

Definition von Präventions- und Abhilfemaßnahmen

Das LkSG zielt zunächst auf eine Bemühungspflicht ab, sodass konkrete Vorgaben hinsichtlich der Abhilfemaßnahmen seitens der Gesetzgebung fehlen. Es gilt daher festzulegen, welche Maßnahmen für welche Lieferanten unter welchen Umständen einzuleiten sind, welches Entwicklungsstadium erreicht werden muss und wie lange diese Maßnahmen durchgeführt werden sollten.

Präventionsmaßnahmen

Viele Unternehmen verfolgen den Grundsatz Risikovermeidung vor Risikominderung. Dies bedeutet, dass das Unternehmen so gut wie möglich präventive Maßnahmen ergreift, um potenzielle Risiken bereits im Vorfeld zu erkennen und zu vermeiden, anstatt diese nachträglich zu mindern. Zu diesem Zweck ist es ratsam, ein Risikopräventionsprozess im Lieferanten-Onboarding-Prozess zu etablieren. Im Rahmen dieses Prozesses werden alle potenziellen Lieferanten und Dienstleister einer umfassenden Risikobewertung unterzogen. Dabei werden potenzielle Risiken sowie die Nachhaltigkeitsperformance der Lieferanten im Vorfeld bewertet, noch bevor eine vertragliche Beziehung eingegangen wird. Dieser Schritt gewährleistet, dass nur Lieferanten und Dienstleister ausgewählt werden, welche die definierten Mindeststandards erfüllen. Für den Fall, dass potenzielle Lieferanten oder Dienstleister diese Mindeststandards nicht erfüllen, wird keine Geschäftsbeziehung mit ihnen eingegangen. Jegliche Abweichungen von den definierten Standards werden daher als Ausschlusskriterien betrachtet. Zur Behandlung akuter oder spezifischer Sachverhalte kann ein Eskalationsgremium bestimmt werden, das aus Vertretern des Managements besteht. Dieses Gremium wird herangezogen, um schnell und angemessen auf auftretende Probleme zu reagieren und Entscheidungen zu treffen, die im Einklang mit den Unternehmensstandards stehen.

Abhilfemaßnahmen durch Sensibilisierung und Befähigung von Lieferanten

Ebenso wichtig ist es, nicht nur bei der Auswahl neuer Lieferanten, sondern auch bei der fortlaufenden Zusammenarbeit mit bestehenden Partnern die Einhaltung sozialer und ökologischer Standards sicherzustellen. Dies ermöglicht dem Unternehmen sowohl Rechtssicherheit und Eingrenzung von Risiken als auch die Durchsetzung der eigenen Richtlinien und Werte sowie eine sichtbare Qualifizierung gegenüber den Kunden zu liefern.

Zu diesem Zweck sollte ein Risikoanalyseprozess etabliert werden, damit alle aktiven Lieferanten und Dienstleister einer umfassenden Risikobewertung unterzogen werden können. Die Bewertung des Fortschritts der Lieferanten erfolgt über eine Vielzahl von Methoden und Instrumenten. Zunächst können die Lieferanten anhand des Verhaltenskodex bewertet werden. Dies ermöglicht eine umfassende Selbsteinschätzung (self assessment questionnaires) ihrer Leistung in Bezug auf Nachhaltigkeitspraktiken sowie die Einhaltung von Umwelt- und Menschenrechtsstandards. In einigen Fällen wird es auch notwendig sein, Audits durchzuführen, um die Leistung der Lieferanten genauer zu überprüfen und mögliche Unregelmäßigkeiten aufzudecken. Wenn bei diesen Bewertungen gewisse Missstände festgestellt werden, sollte eng mit den Lieferanten zusammengearbeitet werden, um angemessene Korrekturmaßnahmen zu entwickeln. Diese Maßnahmen umfassen sowohl kurzfristige Lösungen zur sofortigen Problembeseitigung als auch langfristige Strategien zur kontinuierlichen Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung. In besonders gravierenden Fällen, in denen schwerwiegende Verstöße gegen die Standards des Unternehmens vorliegen, sollte ein Eskalationsprozess eingeleitet werden. Dies kann bis hin zur Beendigung der Geschäftsbeziehung mit dem betreffenden Lieferanten führen, um die Integrität der Lieferkette und die Einhaltung der Werte sicherzustellen.

Abhilfemaßnahmen durch Sensibilisierung und Befähigung von Mitarbeitenden

Bei den Abhilfemaßnahmen liegt der Fokus ebenfalls auf der Sensibilisierung und Befähigung der eigenen Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens. Hierbei sollten Mitarbeitende (insbesondere auch Führungskräfte) aus verschiedenen Kernbereichen wie Einkauf, Produktmanagement, Logistik, Auditmanagement und Qualitätsmanagement in Bezug auf das Thema "Menschenrechte und Umweltanforderungen in der Lieferkette" geschult werden. Diese Schulungen dienen dazu, das Bewusstsein für die Bedeutung dieser Themen zu schärfen und das Verständnis für die damit verbundenen Herausforderungen zu vertiefen. Diese Schulungsmaßnahmen können im Rahmen einer Schulungsplattform umgesetzt werden, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, sich intensiver und eigenständig mit den entsprechenden Themen auseinanderzusetzen. Diese Schulungsplattformen umfasst verschiedene Lernressourcen und interaktive Elemente, welche die Mitarbeitenden dazu motivieren soll, ihr Wissen zu erweitern und ihre Fähigkeiten im Umgang mit den Anforderungen und den Prinzipien der Menschenrechte und Umweltschutz sowohl im eigenen Geschäftsbereich als auch in der Lieferkette zu verbessern.

Dies ist ein Ausschnitt eines Best-Practice-Beispiels eines Unternehmens, das in voller Länge z. B. auf dem Haufe Sustainability Office abrufbar ist.